Wie sehen Büros der Zukunft aus? Und was kann die Live-Kommunikation daraus lernen?

Wie sehen Arbeitswelten und Arbeitsräume der Zukunft aus? Wie kann die Raumgestaltung ein positives Arbeitsumfeld, Kreativität oder ein besseres Miteinander fördern? Spannende Fragen, die auch in der Live-Kommunikation große Bedeutung haben. Diesem Thema auf der Spur besuchte ich die Future Office 2016 in München, ein Zukunftskongress für Bürodesigner. Wie Architekten aktuellen Trends räumlich begegnen und was wir als Eventler daraus lernen können, habe ich euch mitgebracht.

Viele sind sich einig: Die Wirtschaft steht im Einfluss der Megatrends am Beginn der „größten Transformation ihrer Geschichte“. Weil reale und digitale Welten verschmelzen. Starke Worte. Arbeiten verändert sich, muss sich verändern, soviel ist klar. Zumindest, wenn man als Unternehmen zukunftsfähig bleiben möchte.

Aber wie beeinflussen Digitalisierung und Technisierung, Globalisierung, demographischer Wandel und Mobilität die Büros der Zukunft? Wie sehen die Arbeitswelten aus, die den Megatrends durch neue Konzepte begegnen? Wie sehen Räume aus, die den wachsenden Anforderungen an Schnelligkeit, Innovation, Vernetzung und Life Balance gerecht werden (sollen)? Und können die neuen Arbeitswelten auch Events, Meetings, Kongresse und Tagungen inspirieren?

Ich habe nachgeschaut, was Architekten aktuell darunter verstehen, Kommunikation im Raum mit dem Ziel neuer Produktivität, Kreativität und Effizienz zu denken. Hier sind die meiner Meinung nach zentralen Aussagen der Konferenz und was wir daraus lernen können.

Räume und Arbeitswelten der Zukunft

1. Moderne Officekonzepte unterteilen die Arbeitswelt in Bürobereiche

Es entstehen verschiedene Bürobereiche wie: Concentration, Communication, Collaboration, Community. Warum? Damit die Menschen für ihre unterschiedlichen Tätigkeiten jeweils die optimalen Bedingungen vorfinden. Und so produktiver werden, ohne sich zu stören.

Was wir für Events lernen können?
Gerne werden Locations schick und stylisch inszeniert, sodass vor allem die Marke perfekt und strahlend kommuniziert wird. Doch der Fokus auf die Besucher, ihre Gefühlslage, Erwartungen und das gewünschte Verhalten, dürfen dabei nicht zu kurz kommen. Zumindest wenn man die Menschen nicht nur blenden, sondern „abholen und mitnehmen“ möchte.

2. Mehr Mobilität, schafft mehr Raum

Wenn nicht mehr alle gleichzeitig von 9 – 18 Uhr das Büro bevölkern, entstehen Leerstände, die für die neuen Kreativ-, Chill-, Küchen- und Kollaborationsräume genutzt werden können. Die alten Stammplätze? Müssen dann wegfallen. Denn Desk Sharing ist angesagt, wenn keine Zusatzquadratmeter angemietet werden sollen.

Was wir für Events lernen können?
Nichts wirkt nüchterner als eine zu leere Lounge oder ein zu großes Foyer. Gleichzeitig sind überlange Warteschlangen am Buffet immer noch ein Klassiker, und leicht zu vermeiden. Wie die Architekten das „activity based working“ an den tatsächlichen Aktivitäten und Bedürfnissen der Mitarbeiter ausrichten, ist einleuchtend und naheliegend. Erst mal schauen, wer überhaupt wann, wie, mit wem arbeitet und was er oder sie dafür braucht. Dann erst werden die Räume und Wege geplant. Eine gute Inspiration, die auch bei der Eventplanung prima aufzugreifen ist.

3. Kreativität benötigt und bekommt neue Impulse

Zumindest wird es bunt und schrill: Räume sollen Ideenentwicklung beflügeln und brechen mit gewohnten Einrichtungsstandards, damit Neues entstehen kann. Ob allerdings dafür knallige Spiel-Etagen und Hollywoodschaukeln ausreichen, wage ich zu bezweifeln. Zusammen Ideen entwickeln ist eine Kultur-, keine Einrichtungsfrage. Alles muss zusammen passen.

Was wir für Events lernen können?
Was wir schon seit Jahren für Großgruppenworkshops, Design Thinking und Open Spaces etablieren, nimmt plötzlich rasanten Einzug in die neuen Arbeitswelten.
Allerdings sind hier wie dort echte kollaborative Erfolge in Workshops und bei Tagungen kein Ergebnis einer netten Atmosphäre und von ein paar Legosteinen. Vom Einstieg, über die Moderation, die Methoden bis zu den Ergebnispräsentationen. Das alles muss sorgfältig geplant und in einen nachhaltigen Prozess eingebettet werden, damit die Resultate auch wirklich zurück in den Arbeitsalltag fließen.

4. Technik integriert sich immer mehr, auch ins Arbeitsleben

Von der App, mit der ich in jedem Winkel des Büros der Zukunft meine gewünschte Lichtstimmung einstellen kann, bis zur Networkingsoftware, mit der virtuelle Teams zusammenarbeiten. Die Möglichkeiten der Technisierung wirken endlos. Hoffentlich behalten wir da den Überblick!

Was wir für Events lernen können?
a) Manchmal ist weniger mehr. b) Wenn Apps und Networkinglösungen, dann richtig!

5. Begegnungen gewinnen an Bedeutung

Denn bahnbrechende Innovationen entstehen zu 99% im planlosen miteinander Ausprobieren. Nicht auf Kommando in bunten Spielecken.

Was wir für Events lernen können?
Räume, in denen man sich physisch versammelt, vernetzt, austauscht, um neue Möglichkeiten zu entwickeln, werden wichtiger denn je. Das klingt gut, oder? Eine Herausforderung ist allerdings, die Menschen beim Vernetzen und Austauschen zu steuern, sie zu unterstützen. Ein kleines Beispiel: 1,5 Stunden Mittagspause beim Future Office Kongress waren gut gedacht. In Realität finden aber nur die offensiven Netzwerker oder die, die sich ohnehin schon kennen, zueinander…

Mein Fazit

Die „größte Transformation in der Geschichte der Wirtschaft“ wird ohne ganzheitliche Konzepte, mit vereinzelten Hauruck-Aktionen, wohl kaum bewältigt werden. Wie jede Veränderung ist auch das Arbeiten 4.0 ein Kulturwandel. Aber vom ganzheitlichen Neudenken scheinen 99% der Unternehmen noch ganz weit entfernt. Ein Eindruck, der selbst eine progressive Tagung wie die Future Office 2016 nicht ausräumt, im Gegenteil, eher verstärkt. Was nutzt die abgefahrenste Kreativ-Etage (genauso wie das schillerndste Mitarbeiterevent), wenn unter der schönen Oberfläche im Alltag von der neuen Welt nichts ankommt.

Egal ob beim Büro oder Event der Zukunft, zentraler Schlüssel ist der Faktor Mensch, um neue Konzepte auch wirklich zum Leben zu erwecken. Die Herausforderung dabei: Der Mensch neigt bekanntermaßen dazu, Bestehendes zu bewahren und sich vor neuen Gefahren zu schützen. Wer das weiß, kann daran arbeiten. Wer das ignoriert, muss scheitern.

Live-Kommunikation war mit kreativätsfördernden Raumkonzepten und kollaborativen Methoden den Office-Architekten um viele Jahre voraus. War? Ja, war. Denn während viele Unternehmen in ihren Events noch überwiegend alt hergekommene Brötchen backen, nimmt die Office Architektur ein viel rasanteres Tempo auf. Spannend, wo die Reise hingeht.

Text und Fotos: Oliver Malat