Wie organisiere ich ein Festival? Open Source Toolkit, viele Tipps und Anregungen

Wie organisiere ich ein Festival? Was gehört alles dazu, wie viel kostet es, wie plane ich das Programm, die Mitarbeiter und Sponsoren? Wenn Du ein eigenes Festival organisieren möchtest, hast Du viele Fragen – die wir in diesem Artikel mit Leitfäden, Tipps und Anregungen versuchen zu beantworten. Vielleicht hast Du auch Bedenken, weil Du noch keine oder kaum Eventerfahrung hast. In diesem Fall sei Dir gesagt: Nimm die Organisation nicht auf die leichte Schulter, aber Deine fehlende Erfahrung kann sogar ein Vorteil sein!

Viele große und bekannte, aber auch kleinere Nischen-Festivals stammen ursprünglich von Menschen, die keine oder nur wenig Erfahrung mit der Veranstaltungsorganisation hatten. Ein öffentliches Event ohne Eventerfahrung kann nicht nur sehr gut funktionieren, das kann sogar deutlich besser funktionieren: denn Nicht-Eventler sind offener in ihrer Herangehensweise, gehen bei der Planung nicht nach gelernten Mustern vor und konzentrieren sich auf die Inhalte und Mehrwerte. So entstehen zusammen mit dem budgetären Improvisationszwang neue Formate, Konzepte und Ideen. Zudem bringen unerfahrene Veranstalter zumeist eine Menge Herzblut für ihr Thema und eine unterstützende Community mit – und das sind zwei der wichtigsten Erfolgsfaktoren guter Festivals. Wie zu Beginn gesagt, nimm die Organisation nicht auf die leichte Schulter, aber viel wichtiger ist Deine inhaltliche Begeisterung!

Trotzdem ist es richtig, Respekt vor der Organisation eines Festivals zu haben. Schließlich hängen damit zumeist eine Menge Verantwortung und auch Kosten zusammen. Sinnvoll ist es daher klein anzufangen, sich langsam zu steigern und gut zu planen! Darüber hinaus haben wir hier mal einige Tipps, Leitfäden und Inspirationen gesammelt, die Dir vielleicht weiterhelfen.

Open Source Toolkit: Wie organisiere ich ein Festival?

Ein sehr gute Hilfestellung ist ein Open Source Toolkit, das die Veranstalter des OuiShare Fest angeregt haben. Dort findest Du thematisch sortierte, praktische Tipps und Erfahrungen der Veranstalter, wie Du vorgehen solltest oder kannst.

Es bietet eine sehr gute Orientierung und Anleitung mit den Schwerpunkten:

• Budget & Fundraising
• Teamorganisation
• Programn
• Kommunikation
• Eventmanagement
• Dokumentation früherer Events
• Resources & Templates

» Zum Open Source Toolkit

Tipps & Erfahrungen von und für Festivals:

• Wie schafft man Festival-Flair auf einer Konferenz? Beispiele & Eindrücke von der republica 2016
• Was macht die re:publica anders?
• Praxis-Beispiel für nachhaltige Events & Konferenzen: Karma-Konsum Konferenz 2014 – Artikelreihe
• Wie organisiert man ein BarCamp? Tipps, Regeln & typische Fehler
• Wie regt man Interaktion an? Tipps und Beispiele für Events und Promotions
• 12 Tipps für Events mit wenig Geld Wie und wo kann man sparen?
• Leitfaden & Checklisten für Green Events
• So förderst Du mehr Social Media Posts vom Event
• Inklusion & Diversität bei der re:publica: Events profitieren von einem diversen Besucher-Mix
• Event-Appsfür Messen & Konferenzen: in 9 Schritten zur wirkungsvollen Strategie

Veranstaltungssicherheit

Einen Bereich, den Du sehr ernst nehmen solltest, ist die Veranstaltungssicherheit – vor allem bei größeren Events! Zu Beginn solltest Du Dich über die jeweilige Versammlungsstättenverordnung informieren, ganz besonders wenn Du mit mehr als 200 Teilnehmern rechnest! Weitere Infos zum Thema findest Du unter anderem hier: Zwei Link-Tipps für mehr Sicherheit auf Veranstaltungen. Da dies ein komplexes und sehr wichtiges Thema ist, kann ein professioneller Berater trotz knappem Budget ratsam sein!

Weitere Tipps und Anregungen

• Nachhaltigkeit: Du möchtest Dein Event möglichst nachhaltig gestalten, hier sind viele Tipps, Leitfäden, Buchrezensionen und Inspirationen
• Inspirationen aus Kunst & Kultur: Du suchst nach kreativen Ansätzen und Konzepten, hier findest Du verschiedene künstlerische und gestalterische Anregungen
• Social Media: Du möchtest soziale Medien einbinden bzw. eine Online-Promotion wagen, hier sind inspirierende Promotion-Aktionen und Tipps zum Einsatz von sozialen Medien
• Bücher: Du suchst nach Fachliteratur rund um Eventmanagement, wir haben hier einige empfehlenswerte Bücher zusammengetragen

Foto von Estée Janssens / Unsplash