Veranstaltungs-Software im Vergleich – simplyOrg

Das Angebot an Veranstaltungs-Software ist groß. Die Vorteile liegen auf der Hand: vereinfachte und gebündelte Prozesse, stets aktuelle Daten und ein besserer Überblick. Die schwierigere Frage ist, welche Software ist die Richtige für mich? Als Hilfestellung haben wir uns für Dich simplyOrg genauer angeschaut. Die deutsche Software ermöglicht das Planen, Organisieren, Bewerben und Auswerten von Seminaren, Events und Weiterbildungen. Die wichtigsten Funktionen, Angebote und USPs gibt es hier im Überblick.

simplyOrg USP: übersichtliche und intuitive Nutzeroberfläche

Die Organisation eines Events kann komplex sein. Entsprechend komplex sind auch manche Software Angebote für die Veranstaltungsplanung. In der Event-Praxis alles andere als hilfreich! simplyOrg setzt daher bewusst auf diesen meiner Meinung nach auch sehr wichtigen USP. Die webbasierte Nutzeroberfläche ist klar, modern, strukturiert und übersichtlich gestaltet. Die Bedienung ist intuitiv. Beispielsweise können Veranstaltungen in der Kalenderansicht einfach per Drag & Drop kopiert und reingezogen werden.
So kann man sich und alle seine Mitarbeiter schnell einarbeiten, spart Zeit und vermeidet Fehler.

simplyOrg Funktionen

Neben der einfachen Bedienung, ist es natürlich wichtig, dass die angebotenen Funktionen den individuellen Bedürfnissen und Vorstellungen entsprechen. Es ist ratsam, sich vorher Gedanken über die eigenen Abläufe und Wünsche zu machen, und sie gezielt mit einer Software abzugleichen.

simplyOrg bietet neben grundsätzlichen Organisationsfunktionen auch ein paar interessante Zusatzfunktionen, die nicht jedes Tool bietet.

• Praktisch für Roadshows und sich wiederholende Events: Vergangene Veranstaltungen können mit allen Details (Location, Programm, potentielle Teilnehmer etc.) kopiert und per Drag & Drop in den Kalender gezogen werden. Dabei werden Überschneidungen der Location, Künstler, Trainer etc. berücksichtigt.
• Tools für die Kostenplanung ermöglichen eine kontinuierliche Budgetkontrolle.
• Mit simplyOrg kann man eigene Datenbanken mit Agenturen, Trainern, Locations, Teilnehmern etc. pflegen und verwalten.
• Ein Online-Portal mit individuellem Design bildet geplante Events automatisch ab und kann auf der eigenen Website eingebunden werden. Über das Portal können Anmeldungen, Stornierungen etc. direkt verwaltet werden. Auch die Kommunikation mit Teilnehmern, Referenten, Hotels etc. kann über das Tool erfolgen.
• Events können durch eine flexible Anbindung zum Buchhaltungssystem bequem abgerechnet werden.
• Die Software ermöglicht den automatisierten Versand von Rechnungen an alle Teilnehmer.
• Um Teilnehmer Feedback einzuholen, stehen Online-Fragebögen zur Verfügung.
• Mit Report-Paketen können Veranstaltungen detailliert ausgewertet werden.
• Die Software ist responsiv und kann auf beliebig vielen Tablets und Handys gleichzeitig genutzt werden. Zudem arbeitet simplyOrg aktuell an verschiedenen Apps, mit denen man z.B. Checklisten für spezielle Aufgaben oder Arbeitsabläufe gemeinsam verwalten und abarbeiten kann.

Screenshots aus dem Backend

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Zwei Preis- und Nutzungsmodelle

Viele Planungstools sind eine sogenannte Software as a Service (SaaS). Ein externer Online-Dienst, bei dem alle Kundendaten außer Haus auf externen Servern des Dienstleisters liegen.

simplyOrg bietet neben dieser Möglichkeit auch ein On Premise Modell, bei dem man die Software lokal installieren kann. Zwar muss man sich dann alleine um die Infrastruktur kümmern, allerdings liegen dann auch alle eventuell sicherheitsrelevanten Daten inhouse! Für dieses Modell zahlt man eine einmalige Lizenzgebühr, die sich an der Anzahl der Nutzer und Funktionen orieniert. Nur bei späteren Anpassungen oder Erweiterungen der Funktionen fallen zusätzliche Kosten an.

Alternativ bietet simplyOrg aber auch das verbreitete SaaS-Modell mit Cloud-Lösung an. Hierbei fällt je nach Laufzeit eine jährliche bzw. monatliche Gebühr an. Dabei wird die IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt und die Daten in einer Private Cloud gespeichert. Standardmäßig wird das Angebot dann über einen Server in Frankfurt gehostet.

simplyOrg kostenfreie Live-Demo

Wer sich simplyOrg und seine Funktionen nun genauer anschauen möchte, die Software bietet eine kostenfreie Live-Demo an. Alternativ findest Du mehr Infos auf der Website und in einer Broschüre.

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