Tipps für das Teilnehmermanagement bei Firmenjubiläen und Gala-Abenden

Im Rahmen von Firmenjubiläen und Gala-Abenden kommt dem Teilnehmermanagement eine besondere Bedeutung zu. Schließlich möchte man gerade bei festlichen Events Mitarbeiter und Geschäftspartner erstklassig betreuen. Gegebenenfalls sollen auch VIPs professionell eingeladen und von der Teilnahme überzeugt werden. Von der Gästeauswahl über die Einladung bis zum Table Seating – alles soll perfekt laufen.

Woran man in diesem Rahmen beim Teilnehmermanagement denken sollte, hat Konstantin Bäckert, Web-Designer und Kundenbetreuer bei coladaservices, in sechs Tipps und Erfahrungen zusammengefasst.

Teilnehmermanagement Tipps von Konstantin Bäckert

Was gehört zum Teilnehmermanagement eines Festakts?

Ein Teilnehmermanagement umfasst sämtliche Maßnahmen, die den Teilnehmer, Gast oder Besucher einer Veranstaltung betreffen. Bei dieser speziellen Event-Form liegen die Schwerpunkte hier:

Phase 1: Festlegen des Teilnehmerkreises mit den Anmeldeoptionen
Phase 2: Einladen und anmelden der Teilnehmer
Phase 3: Auswertung der Anmeldungen – die Teilnehmerlogistik beginnt
Phase 4: Registration Desk und Einlasskontrolle

Teilnehmerkreis und Anmeldeoptionen

Wesentlicher Bestandteil der ersten Phase ist das Datenmanagement. Um eine Liste möglicher Teilnehmer bzw. einzuladender Gäste anzulegen, muss der Teilnehmerkreis festgelegt werden. Wer darf und soll kommen? Bei einem Business Meeting ergibt sich der Teilnehmerkreis ganz automatisch. Aber wie groß ist der Kreis bei einer Betriebsfeier? Nur Kunden? Auch Lieferanten? Was ist mit den Mitarbeitern und ehemaligen Mitarbeiter? Ist mein Betrieb ein wichtiger Arbeitgeber in der Region und sollen Politiker und andere Lokalgrößen kommen?

Dazu gehören auch Fragen, die großen Einfluss auf die Kosten haben: Welche Teilnehmer-Kategorie darf Begleitpersonen mitbringen und wenn ja, wie viele? Bei wem werden die Reise- und Hotelkosten übernommen? Wer wird vom Flughafen oder Bahnhof abgeholt?

Am Ende werden verschiedene Teilnehmer-Kategorien definiert, welche unterschiedliche Anmeldeformalitäten nach sich ziehen können. Mit Hilfe einer Teilnehmermanagement-Software lassen sich die Daten auf Dubletten überprüfen, Daten optimal selektieren und eindeutige Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Anmeldeoptionen bilden.

Einladungen und der richtige Zeitpunkt

Steht der Teilnehmerkreis fest, beginnt die Planung des Einladungsmanagements. Darunter sind sämtliche Maßnahmen zu verstehen, welche die Planung, Gestaltung und spätere Produktion und Koordinierung von Einladungen an potentielle Teilnehmer bzw. Gäste umfassen. Neben der Form der Einladung kommt es hier ganz besonders auf das Timing der Aussendung an. Wird die Einladung zu früh versendet, dann wird die Antwort (RSVP) aufgeschoben und meistens nie beantwortet. Ist die Einladung zu knapp, dann haben die Teilnehmer vielleicht schon etwas anderes vor oder einen Urlaub gebucht.

Übrigens bedeutet der Begriff „RSVP“ eine aus dem Französischen stammende Schriftformel für répondez s’il vous plaît (deutsch bitte antworten Sie). Praktisch alle Einladungs-Management-Systeme basieren auf den RSVP-Stati: Eingeladen, zugesagt, abgesagt, storniert. Entsprechend des Rückmeldestatus werden dann weitere Maßnahmen, beispielsweise Nachfassaktionen, geplant.

Antwortoptionen: Fax, Telefon oder Online?

Bei festlichen Veranstaltungen, wie Firmenfeiern, Jubiläen und Gala-Abenden ist die postalische Einladung immer noch die bevorzugte Form der Einladung. Die Erfahrung zeigt, dass 98% aller Teilnehmer als Antwortoption die Webadresse auf der Einladung nutzen und sich online anmelden – auch wenn die Optionen für Fax und Telefon angeboten werden.

Online-Anmeldungen haben für den Gastgeber den Vorteil, dass er vollständige und lesbare Anmeldungen erhält und sich unnötige Rückfragen erspart. Achten sollte man dabei auf passgenaue, auf die Veranstaltung zugeschnittene und einfach zu handhabende Online-Tools! Sonst müssen z.B. benötigte, aber im Standardformular nicht enthaltene Informationen doch zusätzlich einzeln abgefragt werden.

Auch wenn zunächst eine gedruckte Einladung versendet wurde, so erfolgen Nachfassaktionen, Reminder und Nachmeldungen, auch bei Firmenjubiläen und Gala-Abenden, immer per E-Mail.

Anmeldedaten: Jetzt bloß den Überblick bewahren!

Teilnehmer-Datenbanken sollten immer einen ständig aktualisierten Überblick über den Status von Anmeldungen ermöglichen. Wie viele Zu- und Absagen liegen vor? Wer wird wie anreisen? Wie viele Hotelzimmer werden letztendlich benötigt? Aufgrund dieser Daten können weitere Maßnahmen ergriffen werden:

• Nachmeldungen
• Erinnerungsmails
• Hotelzuteilungen
• Bestellung von Transfers
• Planung des Caterings einschließlich besonderen Speisewünschen
• Tischeinteilung

…und vieles mehr.

Tischordnung: Mit Feingefühl planen und vorbereiten

Sofern ein Gala-Dinner geplant ist, ist die Erstellung der Sitzordnung eine heikle Aufgabe, die mit viel Fingerspitzengefühl erledigt werden muss. Wer sitzt am Ehrentisch? Lässt die Tischnummer Rückschlüsse auf die Wertschätzung zu? Ist zu jedem Tisch ein hochrangiger Firmenvertreter eingeteilt? Gute Teilnehmermanagement-Systeme bieten für diese Aufgabe eine Schnittstelle zu Table Seating Programmen an. In Kombination mit der Check-In Software behält man den Überblick.

Einlassmanagement und Zutrittskontrolle

Tag X ist gekommen: Die Veranstaltung beginnt. Aufgabe ist nun die effektive Koordination und Betreuung der Gäste vor Ort. Ganz wichtig ist es, dass das Zutrittsmanagement einen reibungslosen und zügigen Check-In der ankommenden Teilnehmer ermöglicht. In diesem Sinne sollte man auf Check-In Pakete mit dem Verleih von USB-Scannern und mobilen Scanner achten. Mit jedem Check-In per Scanner oder am Registration-Desk sollte die Liste der anwesenden Gäste aktualisiert werden. So ist das Personal gut informiert, weiß wer bereits angekommen ist, und kann – ebenfalls mithilfe des Systems – jedem Gast bei der Sitzplatzsuche helfen.

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