12 Tipps für Events mit wenig Geld: Wie und wo kann man sparen?

Ein Event mit großem Budget ist natürlich praktisch. Die Regel ist es aber trotzdem nicht. Nicht jede Firma kann oder möchte viel Geld für eine Veranstaltung ausgeben. Mit „billig“ muss das Ergebnis aber trotzdem nichts zu tun haben. Ein kleines Budget kann auch bewirken, dass man sich auf das wirklich Wichtige fokussiert und kreativer wird. Events mit kleinem Budget erfordern meist nur etwas bessere und langfristigere Planung. Wir haben mal überlegt und recherchiert, an welchen Stellen man genau hinschauen und gegebenenfalls sinnvoll sparen kann.

Bevor Du ganz konkret nach Stellen suchst, an denen man sparen kann, an einem solltest Du nicht sparen: Zeit für ein gutes Eventkonzept! Ob alleine oder zusammen mit einer Agentur, ein gutes und erfolgreiches Event steht und fällt mit dem Konzept. Zudem kannst Du nur dann sinnvoll Geld sparen, wenn Du weißt, was Dein Eventkonzept unbedingt braucht und worauf es verzichten kann, ohne dass die Idee und Wirkung verpuffen.

» Tipps für die Eventkonzeption findest Du hier.

Halte Ausschau nach Paketangeboten

Manche Hotels und Locations bieten Pauschalen an oder enthalten bereits Tische, Stühle, Technik etc. Hier kann man eventuell sparen. Wenn man z.B. Service, Catering noch dazu nimmt, kann man womöglich einen besseren Preis rausholen, weil man viele Dienstleistungen in Anspruch nimmt. Aber das ist nicht immer so, also genau nachrechnen und recherchieren.

Nutze kostenfreie Tools

Ob Teilnehmerregistrierung, Managementtools, Newsletterversand oder gar Werbung – es gibt auch kostenfreie Tools und Angebote. Bei manchen hängt es z.B. von der Anzahl der Newsletter-Empfänger ab oder aber ob die Veranstaltung kostenfrei für Besucher ist.

Auch das Marketing kann man heute unter anderem über Social Media, Presseportale, die eigenen Kontakte und Internetpräsenzen zunächst mal kostenfrei ankurbeln. Wenn man dazu noch ein interessantes, außergewöhnliches Programm bietet und die Inhalte spannend aufbereitet, hat man vielleicht auch die Chance bei Bloggern oder in Magazinen erwähnt zu werden.

Sei flexibel und offen bei der Raumgestaltung

Auch wenn es praktisch und schick ist, alles aus einer Hand von Mietmöbeln-Ausstattern zu leihen, ist es nicht immer günstig. Warum also nicht mal ganz bewusst anders denken? Eine alte Lagerhalle mit Bierkästen (und Sitzkissen) als Hocker. Kann man Sonstiges aus dem Lager umfunktionieren? Verschiedene, zusammengewürfelte und vielleicht von Mitarbeitern geliehene Vasen mit bunten Blumen können ebenso dekorativ sein. Vielleicht lohnt auch mal der Besuch eines Flohmarkts oder eines festen Hallentrödels?! Wenn das Programm und die Inhalte richtig gut sind, dann können Besucher auf sehr viel vermeintlich nötigen Komfort verzichten! Außerdem kann das sehr viel Charme haben.

Zugegeben, jemand aus dem Team sollte ein wenig Talent für Raumgestaltung haben. Ein Raumkonzept sollte man vorher auch entwerfen! Aber mit ein wenig Mühe, Talent und Kreativität kann man hier durchaus Geld sparen.

Denke außerhalb der Saison

Es gibt Zeiten, da finden gefühlt alle Veranstaltungen statt. Je nach Anlass ist es der Herbst oder aber die Sommermonate vor den Ferien. Überlege, ob Dein Event vielleicht zu einer eher ungewöhnlichen Zeit stattfinden könnte. Vielleicht gibt Dir Location aufgrund der geringen Nachfrage einen Rabatt oder hat allgemein günstigere Preise zu bestimmten Zeiten.

Bleibe in der Nähe

Klar ist es schön, mit Kunden oder Mitarbeitern an einem sonnigen Strand zu tagen. Aber es ist auch nichts gegen ein Event in der Nähe einzuwenden. So kann man Kosten für Transfers, Unterkünfte, ggf. Transport des Equipments etc. und eine Menge Zeit für Planung und Abstimmung reduzieren.

Wenn die Teilnehmer wiederum weite Anreisen haben, kannst Du auch mal durchdenken, ob ein Online-Format passen würde. Ein Webinar, eine WebKonferenz oder Ähnliches. Oder aber auch ein guter Livestream, der Besucher vor Ort als auch Menschen, die weit reisen müssten, einbindet.

Spare Dir das Papier

Hochwertige Druckmaterialien können teuer werden und schaden zudem der Umwelt. Versuche auf möglichst viel davon zu verzichten. Konzentriere Dich auf eine richtig gute und übersichtliche Website, die alle nötigen Informationen bietet. Natürlich sollte sie für alle Endgeräte – Smartphone, Tablet, PC – bestens funktionieren! Verschicke vorab hilfreiche Mails an die Teilnehmer, in denen die wichtigsten Informationen stehen. Papierlose-Tickets und ein entsprechender Check-In ist heute ja auch kein Problem mehr.

Eine Event-App ist natürlich auch eine Option. Sollte Deine Website aber bereits für die mobile Nutzung optimiert sein, reicht das vielleicht aus.

Überdenke das Catering

Worauf kommt es beim Catering an? Auf Quantität oder Qualität? Ich weiß, am besten beides, aber wir wollen ja Budget sparen. Daher wähle lieber Qualität, aber in reduziertem Maße. Anstatt einer großen Dessertauswahl, einfach nur charmante Cupcakes?! Anstatt einem großen Buffet vielleicht einen hippen Food-Truck?! Anstatt viel teurem Fleisch, einfach mal leckere vegetarische Speisen?! Anstatt einer großen Getränkeauswahl, wenige aber interessante Optionen.

Sei mutig und denke beim Catering einfach mal anders. Sofern es gut schmeckt, werden die Besucher dankbar dafür sein, dass sie mal etwas anderes erleben.

Spare Dir unnütze Give-Aways

Brauchen Deine Besucher wirklich noch mehr Kulis oder Tassen mit Logos darauf? Das meiste davon landet früher oder später im Müll. Kurzum das ist Dein Geld, das im Müll landet. Also überlege Dir gut, was davon wirklich nützlich ist und eine Chance hat zu überdauern. Eine gute Frage, die Du Dir stellen solltest, ist: Würde ich es selbst behalten und benutzen?

Frage nach Sponsoring

Wenn Du ein gutes Event zu bieten hast, scheue nicht nach Sponsoring zu fragen. Vielleicht können und möchten Firmen etwas beitragen, um selbst in dem Rahmen präsent zu sein. Ob Getränke, Technik, Personal oder Geld im Tausch gegen Präsenz. Ist alles denkbar, aber bitte verkaufe dabei nicht die Seele Deines Events! Niemand möchte auf ein Event, das vor Werbung überquillt und nahezu nur Vorträge mit PR-Absichten bietet. Bleib Deinem Konzept und Anspruch treu und binde Sponsoren sinnvoll ein!

Sei ehrlich und frage nach günstigeren Optionen

Wenn Dir ein Dienstleister-Angebot gut gefällt, der Preis aber für Dich zu hoch ist, spreche das Thema offen an. Jemanden frech zu drücken, ist ehrlich gesagt nicht mein Ding und funktioniert bei mir persönlich auch ganz und gar nicht. Sei nett und frage anstatt zu fordern. Zudem gibt es vielleicht die Möglichkeit gewisse Punkte des Angebots zu streichen oder zu ändern und so den Preis zu senken. Sieh den Dienstleister als Partner und versucht gemeinsam eine für beide Seiten gute Alternative zu finden.

Sind freiwillige Helfer denkbar?

Freiwillige Helfer eignen sich nicht für jedes Event! Das hängt von verschiedenen Punkten ab. Zum Beispiel, ob Du richtiges Fachpersonal brauchst. Das wird wohl nicht freiwillig helfen. Schwieriger wird es auch, wenn es ein ganz neues Event ist. Zumeist muss man sich erst mal ein Image aufbauen. Andererseits muss Dein Event den Helfern auch etwas bieten, wofür sie ihre Arbeitskraft gerne tauschen.

Es sind häufig die angesagten Festivals, die freiwillige Helfer anziehen. Dabei geht es nicht nur um den kostenfreien Eintritt und ein T-Shirt, sondern um das Dabeisein, um die Community. Entweder Dein Event bietet genau dieses Programm und Flair oder aber Du überlegst Dir etwas, das interessant für eine bestimmte Gruppe sein könnte. Zum Beispiel eine praxisorientierte Schulung für junge Nachwuchskräfte, Azubis oder Studenten Deiner Branche. Aber bedenke, dass Du ein solches Angebot wirklich ernst meinen und anspruchsvoll umsetzen solltest – sonst funktioniert es nicht und Du machst Dich unbeliebt!

Behalte das Kostenmanagement im Auge

Ein Event ist komplex und kann bei ungeübten Personen auch schnell zu Chaos führen. Organisiere Dich gut, sortiere Angebote, schreibe alle geplanten Kosten genau auf und prüfe, ob Rechnungen auch tatsächlich den Angeboten entsprechen oder warum ggf. Kosten gestiegen sind. So vermeidest Du böse Überraschungen.

Ist ein Event das richtige Mittel?

[Nachtrag: 6.7.2016] Wie von Ideas noch angeregt, der Tipp der Tipps: Frage Dich, ob für Dein Ziel ein Event überhaupt das richtige Mittel ist! Vielleicht eignet sich eine andere Marketing-Aktion viel besser, womit man eventuell auch eine Menge Budget sparen kann. Klingt nach einem komischen Rat auf einem Eventblog, aber ein enttäuschendes und sinnloses Event, das Dein Ziel gar nicht erreichen kann, bringt uns allen nichts.

Foto Credit: TerryJohnston via VisualHunt / CC BY