Tipps für die Eventausstattung: worauf sollte man bei der Raumgestaltung und bei Mietmöbeln achten?

Man braucht sie für fast jedes Event, jede Messe oder Promotion – Tische, Stühle, Theken oder Tresen. Wenn man nicht gerade ein eigenes Lager hat oder eine voll ausgestattete Location, muss man sich als Veranstalter zwangsläufig mit Mietmöbeln beschäftigen. Kann ja nicht so schwer sein, ein paar Stühle zu mieten, mag man denken. Aber die Eventausstattung ist mehr als eine Auswahl funktioneller Möbel – sie ist ein zentrales Element der Atmosphäre und dessen, was ein Event auf den ersten Blick kommuniziert.

Daher sollte man das Thema durchdacht angehen. Aber wie? Wir haben Stephan Mahnecke,
Geschäftsführender Gesellschafter bei Party Rent Berlin, als erfahrenen Eventausstatter gefragt, was es zu beachten gilt und woran man denken sollte.

Fangen wir ganz konkret an. Hast Du ein paar Tipps für uns? Was sollte man bei Events beachten, wenn es um die räumliche Ausstattung geht?

Stephan Mahnecke: Meine Top Five für ein atmosphärisches und gelungenes Raum-Konzept auf Events:

1. Auf die Veranstaltungsziele und die Wünsche des Veranstalters eingehen! Daraus ergeben sich die Anforderungen an das eingesetzte Material. Denken Sie mal an einen Boxkampf, bei dem nicht alle Plätze auf den Boxer gerichtet wären. Eher unvorteilhaft, oder?

2. In die Lage des Gastes versetzen! Die wenigsten Event-Planer haben eine Veranstaltung jemals aus dieser Perspektive erlebt. Also setzen Sie sich ruhig einmal hin und nehmen Sie die Sicht des Gastes ein. Sie werden erstaunt sein.

3. Location und Anzahl der Gäste aufeinander abstimmen! Die Wirkung der Ausstattung auf überlaufenen Veranstaltungen geht im „Menschenwald“ verloren. Andererseits zerstört auch zu viel Platz die Veranstaltung – ein absoluter Stimmungskiller, gerade bei Zeltprojekten eine Herausforderung.

4. Ein kluges Ausstattungskonzept managt den Gästefluss! Sie machen als Planer einen guten Job, wenn die Gäste nichts im Raum als störend empfinden – auch wenn das niemand direkt honoriert. Sauber geplante Lauf- und Bewegungsflächen sind ein Wohlfühlfaktor. Davon profitiert übrigens auch das Catering. Immer dran denken: Eine perfekte Serviceleistung braucht Platz!

5. Frühzeitig die richtigen Leute mit ins Boot holen! Jeder Event-Supplier wünscht sich, rechtzeitig in die Planung involviert zu werden. Das passiert leider viel zu selten. Dabei können die Spezialisten mit ihren Kenntnissen genau in der frühen Planungsphase wichtige Tipps für eine bessere Konzeptplanung geben.

Durch die Wahl von u.a. Tischen & Stühlen für ein Event wählt man ja nicht nur einen funktionellen Gegenstand, sondern vor allem eine Atmosphäre. Welche Bedeutung und Auswirkung hat diese Wahl Deiner Meinung nach? Und was wird oft unterschätzt?

S.M.: Erst einmal geht es bei einem Event ja um Wahrnehmung. Einen Teil dieser Wahrnehmung macht auch die Ausstattung aus. Die Herausforderung besteht also darin, die richtige Ausstattung so zu „komponieren“, dass ein stimmiges Ganzes entsteht – das meinen wir mit Atmosphäre.

Bei dieser Komposition helfen wir dann gerne weiter. Erfreulich ist, dass die Beratungsleistung innerhalb des Veranstaltungssektors anerkannt und für wichtig befunden wird. Das erleichtert einem die Arbeit ungemein.

Was leider unterschätzt wird, ist die Tatsache, dass sich Leistungen und deren Preise sich mitunter nur schwer vergleichen lassen. Es ist eben ein Unterschied, ob man ein Designprodukt für eine hochwertige Automobilpräsentation einsetzt oder ein No-Name-Produkt für eine Mitarbeiterveranstaltung mit völlig anderem Anspruch.

Woran sollte man denn vorab schon denken? Welche Fragen oder Entscheidungen tauchen bei der Wahl von z.B. Eventmöbeln auf, an die man im Vorfeld gar nicht denkt?

S.M.: Es sind oft ganz einfache Dinge, an die nicht gedacht wird. Da ist der Kunde plötzlich überrascht, wie viele Weiß-Töne es gibt und dass Rot eben nicht gleich Rot ist. Hier muss man einfach aufpassen, dass nicht aneinander vorbei geredet wird.

Wir lösen das z.B. mit Showrooms an jedem unserer Standorte und ermöglichen so ein erstes Look & Feel der eingesetzten Ausstattung. Außerdem fertigen wir detailgetreue Visualisierungen der Raumkonzepte an, um dem Kunden eine möglichst realistische Vorstellung der Atmosphäre zu präsentieren.

Dann gibt es da auch noch die Versammlungsstätten-Richtlinien, die die kreative Freiheit des Kunden etwas einschränken – was nicht jeden freut. Oder der Veranstalter wundert sich, dass das Ausstattungskonzept bei veränderter Raumnutzung auch entsprechend anpassbar sein muss. Im Grunde sind das aber alles Dinge, die bei entsprechender Vorplanung geklärt werden können.

Du sprachst gerade davon, dass die Ausstattung natürlich auch auf die Location und das gesamte Raumkonzept des Events ausgerichtet sein muss. Wie äußert sich das beispielsweise in der Praxis?

S.M.: Nicht jeder optisch passende Stuhl ist auch geeignet für den entsprechenden Einsatz. Sitzkomfort und Sitzhöhe sind dem Anlass anzupassen und nicht allein dem optischen Impuls.

Viele Entscheider lieben noch immer runde Tische – gibt es aber eine Bühne, auf der während der Veranstaltung auch immer wieder etwas passiert, dann schaut die Hälfte der Gäste in die falsche Richtung – hier sind Tafeln oder ovale Tische die bessere Wahl. Auch die Berücksichtigung der Sitzachsen im Event ist entscheidend – zur Bühne oder Sichtfläche hin immer flacher werden – ganz hinten die Stehtische, dann Sitztische und dann Loungemöbel. Andersherum sieht der Großteil der Gäste dem kleineren Teil der Gäste auf den Allerwertesten.

Vielen Dank für die Tipps!

Fotos: Party Rent