Teilnehmerregistrierung: Wann ist eine individuell anpassbare Software sinnvoll?

Eine gute Teilnehmerregistrierung ist sehr wichtig für ein gutes Event. Eine einfache Anmeldung, ein unkomplizierter Ticketkauf, ein schneller Einlass – all das gehört zum Besuchererlebnis! Ein übersichtliches Monitoring ist wiederum für den Veranstalter von großer Bedeutung. Doch welche Software ist die Richtige? Neben der Fülle an Anbietern hat man als Veranstalter auch noch die Wahl zwischen Ticketing-Systemen mit festen Funktionen und komplett individuell angepasstem Teilnehmermanagement. Wo ist der Unterschied und wann ist welche Lösung sinnvoller? 

Wir haben Matthias Heubach, Gründer und Geschäftsführender Gesellschafter der heubach media und milo rental, gefragt.

Interview: Teilnehmerregistrierung – Standard oder individuell angepasste Software?

Es gibt eine Fülle an Ticketing-Anbietern für Veranstaltungen. Manche bieten feste Standard-Funktionen an, andere komplett individuell angepasste Systeme. Sie gehören zu den letzteren und erstellen individuelle Lösungen. Was macht für den Kunden den Unterschied aus? In welchen Situationen und warum sollte ein Veranstalter eher zu einer individuellen Lösungen greifen?

Matthias Heubach: Welches Ticket-System für einen Veranstalter das Beste ist, ergibt sich aus den Anforderungen, die an das System gestellt werden. Wer große Mengen Tickets mit relativ wenigen Sonderfunktionen vertreiben möchte, der ist sicherlich bei den großen Anbietern besser aufgehoben. Uns erreichen jedoch Anfragen für einzelne Veranstaltungen, die mit solchen Systemen oft nicht umgesetzt werden können, da der Aufwand für selten genutzte Funktionen einfach zu groß ist. Hier können individuell programmierte Systeme helfen, die speziell für diese Veranstaltung erstellt werden.

So teilt uns der Kunde mit, welche Funktionen und Zusatzprodukte das Ticketing abbilden muss und wir erstellen daraufhin ein passendes Backend und einen Online-Shop. Unserer Erfahrung nach sind das häufig umfangreiche Veranstaltungen aus den Bereichen Messe/Kongress oder Mitgliederversammlungen, bei denen diverse Zusatzprodukte wie Begleitpersonen, Zutritt zu einzelnen Sessions oder umfangreiche Rabatt-Aktionen umgesetzt werden müssen. Oft gehen die Anforderungen die über das reine Ticketing hinaus, z.B. die Präsens- oder Stimmenerfassung bei Abstimmungen, Mitglieder- oder Gläubigerversammlungen.

Big Data und Reports sind hier weitere Stichworte: z.B. Wie viele Pressevertreter habe ich eingeladen, wer war wirklich da und wer hat dann die Pressekonferenz und die Presse-Area besucht. All das können wir mit unseren individuellen Systemen einfach abwickeln und reporten.

Können Sie das vielleicht mit einem Kunden-Beispiel verdeutlichen? Welche Kunden und Events haben Sie bereits betreut, wie sah die Lösung aus und warum war dort eine individuelle Anpassung sinnvoller?

M.H.: Wir arbeiten seit über acht Jahren Jahren sehr erfolgreich mit der Messe Husum zusammen, für die wir nicht nur das Ticket-System und den Webshop, sondern auch den Aussteller-Service abwickeln. So werden unsere Systeme beispielsweise bei den Messen „Nord Gastro & Hotel“ und der „Husum Wind“ eingesetzt. Durch eine enge Vernetzung zwischen dem Software-Unternehmen heubach media und dem Hardware Verleih milo rental, können wir eine Komplettlösung anbieten und so einige Vorteile gegenüber reinen Ticketing-Systemen schaffen, da der Kunde alles aus einer Hand erhält.

In diesem konkreten Fall sind das Ticketing und Einlassmanagement vor Ort, Ausstellerservice inklusive Produktverwaltung und Buchhaltung, vertrieb aller Leistungen im Online-Shop, umfangreiches Monitoring der Besucherströme während der Veranstaltung und natürlich die gesamte Hardware, die vor Ort eingesetzt wird.

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Kongress, Messe und Event-Bereich haben wir Erfahrungen mit Veranstaltungen jeglicher Größe: Von Seminaren mit 20 Teilnehmern und zwei Sponsoren, bis hin zu Messen mit 32.000 Teilnehmern, hunderten von Side-Events und Seminaren und vielen hundert Ausstellern. Unser größtes System „projektis“ ist FKM-Zertifiziert und damit auch für mittlere und große Messeveranstalter interessant.

Was macht Ihrer Meinung nach eine gute Teilnehmerregistrierung aus?

M.H.: Ein gutes Ticketing-Tool zeichnet sich meiner Meinung nach dadurch aus, dass es bestmöglich die Anforderungen des Veranstalters umsetzen kann, damit dieser sich auf die wesentliche Veranstaltung konzentrieren kann. So sind je nach Veranstaltung häufig unterschiedliche Tools die beste Lösung. Ein Konzert, bei dem 50.000 und mehr Tickets verkauft werden, benötigt ganz andere Lösungen als ein Kongress, bei dem oft nachträglich noch viele kleinere Änderungen vorgenommen werden müssen. Für uns heißt gut in diesem Fall jedoch, dass das Ticketing-System den Spagat zwischen vielen Extraanforderungen, effizienter Bedienbarkeit und umfangreichem Monitoring schafft.

Wie sieht im individuell angepassten Fall das Bezahlmodell aus? Berechnet sich der Preis aus der Eventgröße, kauft der Kunde die Software oder mietet er sie z.B. jährlich mit Servicepaket?

M.H.: Anders als bei den meisten anderen Anbietern, ist unser Modell nicht Ticketbasiert. Das heißt, der Kunde zahlt keinen prozentualen Anteil pro Ticket, sondern wir erstellen ein Paket, das je nach Umfang und Leistung abgerechnet wird. Die fertige Software wird dann zu einem Festpreis gekauft. Der Preis verändert sich also nicht je nach Größe des Events, sondern nur nach den genutzten Zusatzleistungen wie beispielsweise Hosting im Web oder Ergänzung neuer Funktionen.

Heute verändert sich alles recht schnell, gerade im technischen Bereich. Wie sieht es bei einer individuellen Teilnehmerregistrierung mit späteren Erweiterungen und Änderungen aus?

M.H.: Das ist ein Thema, welches bei uns immer wieder auftaucht. Grade bei neuen Veranstaltungsformaten, die noch keine Erfahrungswerte ausweisen können, kommt es während des Ticketverkaufs zu Änderungswünschen des Kunden. Hier haben individuelle Systeme natürlich einen entscheidenden Vorteil, da solche zusätzlichen Funktionen schnell und unkompliziert programmiert und integriert werden können. Von unseren Kunden hören wir häufiger, dass bei anderen Anbietern sehr spezielle Erweiterungen nicht umgesetzt werden, da man eine Ausnahme darstelle und sich der Aufwand nicht rentiere oder eine Umsetzung im bestehenden System technisch nicht möglich sei. Bei individuellen Systemen sind den Erweiterungen praktisch keine Grenzen gesetzt, da im Quellcode des jeweiligen Systems alles individuell angepasst werden kann.

Wie ist Ihre Vorgehensweise, wenn ein Kunde auf Sie zukommt und ein Teilnehmermanagement benötigt?

M.H.: Zunächst klären wir am Telefon die Rahmendaten für den Event und erfragen die genauen Abläufe und Wünsche des Kunden ab. Dabei ist es wichtig, dass wir alle möglichen Anforderungen und Wünsche bereits im Vorfeld erfassen und dem Kunden genau aufzeigen, was technisch machbar ist und wie das Ticketing umgesetzt werden kann. Sind alle Fragen geklärt, erstellen wir ein Angebot und wählen die geeignete Software, mit der wir das System bestmöglich programmieren können. Je nachdem, ob der Kunde die Teilnehmer persönlich einladen will oder die Tickets online anbieten möchte, erstellen wir noch einen angeschlossenen Online-Shop und integrieren diesen in die Website des Kunden. Möchte der Kunde auch den Einlass vor Ort und ein Monitoring der Besucherströme über uns abwickeln, reservieren wir die passenden Geräte und stellen auf Wunsch auch Techniker für die Einrichtung, die Betreuung und das Briefing des Teams vor Ort zur Verfügung.

Neben der Software bieten Sie auch direkt nur die Miet-Technik für den Einlass an. Unabhängig von der Software. Wie sehen hier die Einsatzmöglichkeiten und aktuellen Angebote aus?

M.H.: Ja das ist richtig: Neben dem Software-Unternehmen heubach media, bieten wir mit unserem Schwesternunternehmen milo-rental.com zusätzlich die Hardware zur Miete an. So haben wir zum Beispiel auch Barcodescanner für alle großen Ticketing-Systeme und Offline-Scanner zur Messung der Besucherströme immer in großen Stückzahlen verfügbar. Was inzwischen auch gern angefragt wird, sind mobile Geräte wie Smartphone und Tablet, um die Codes auf den Tickets auszulesen.

Die üblichen Anmietungen der Hardware für Veranstaltungen sehen im Grunde genommen auch immer recht ähnlich aus: Scan-Arbeitsplätze bestehend aus Laptop, Maus, Diebstahlsicherung, USB-Barcode-Scanner und Drucker. Bei den Druckern kommt es auch wieder auf die Anwendung an, hier haben wir normale Laserdrucker zur Personalisierung von Papiertickets, Farblaserdrucker wenn verschiedene Farbcodes auf den Tickets gesteuert werden sollen, Dymo-Laserwriter wenn nur schnell Namen oder Sitzplätze zum Aufkleben auf Karten oder die Kleidung gedruckt werden sollen, oder Plastikkartendrucker zum Druck von Kreditkartenähnlichen Badges. Viele Veranstalter mieten zusätzlich unsere All-In-One Touch Computer und iPads für die Erfassung der Besucher- und/oder FKM-Befragungen.

Aber auch für den Event- und Messe-Bereich unerlässliche Zusatzgeräte wie: Kopierer, Telefone, Smartphones und Netzwerkkomponenten können direkt mitbestellt werden. Durch unsere langjährige Erfahrung mit Events, können wir auch immer umfassend beraten.

Vielen Dank!

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