Teilnehmermanagement & Event Software: Tipps, Trends & typische Fehler – Interview

Der Markt für Event Software, Apps und Check-In Lösungen im Bereich Teilnehmermanagement ist groß und wächst stetig. Alle Anbieter versprechen tolle Funktionen, umfassende Statistiken oder eine einfache Bedienung, die Eventmanagern Zeit und Arbeit sparen sollen. Sinnvollerweise bieten solche Lösungen viele und nicht selten komplexe Funktionen – was die Auswahl und den Überblick aber nicht gerade erleichtert. Wir haben Martin Prell, Geschäftsführer der coladaservices GmbH, einem Anbieter für Online Teilnehmermanagement, nach Trends, typischen Problemen und Tipps gefragt.

Interview mit Martin Prell von coladaservices:

Was sind Ihrer Meinung nach wichtige Trends im Bereich Event Software und Teilnehmermanagement?

Das kommt darauf an, um welche Zielgruppe es sich handelt bzw. um welche Art von Veranstaltung.
Im Bereich Public Events wird zukünftig sicherlich das sogenannte Crowdfunding eine Rolle spielen. Sprich die Art und Weise wie man sein Event finanziert. In den USA ist diese Art der Finanzierung ein beliebtes Instrument, um die Teilnehmer aktiv in den Prozess einzubeziehen, und dadurch das Event überhaupt erst möglich zu machen.

Bei Business Events, also Konferenzen, Kongressen und Tagungen wird sich das Teilnehmermanagement auf die Smartphones ausweiten. Von der Veranstaltungsinformation über die Registrierung bis zum Check-In vor Ort wird alles für die mobilen Endgeräte optimiert werden. Vor allem der Check-In mittels QR-Code Tickets (ähnlich dem Check-In am Flughafen) ist bei großen Events mittlerweile unerlässlich, will man seine Teilnehmer zügig einlassen und Warteschlangen vermeiden.

Gibt es typische Probleme oder Fehler, die Eventmanager in diesem Bereich begehen?

Viele Veranstaltungsplaner greifen aus Budget- oder anderen Gründen zu „Do-it-yourself“ Tools, um Ihre Veranstaltung ins Web zu bringen. Wir sind aber der Meinung, dass Eventmanager und Veranstaltungsorganisatoren keine Webdesigner, keine Programmierer und auch keine Entwickler sind, und auch nicht sein sollten.

Event- und Registrierungs-Webseiten sind jedoch wichtige Bestandteile eines Events, sie sollen den potentiellen Veranstaltungsteilnehmer motivieren und fesseln. Die Registrierung sollte neben der Abfrage der persönlichen Daten auch den Logistik- und Marketingaspekt berücksichtigen. Das, was allerdings aus den „Do-it-yourself“ Tools kommt, schaut manchmal aus, wie aus dem Baukasten eines „Meine-Erste-Homepage“-Programms. Das Logo ist meistens das Einzige, was sie noch mit der Firma verbindet. Dieses aus Marketingsicht „desaströse“ Ergebnis ist das Resultat aus stundenlangem Beschäftigen des Eventmanagers mit Editoren, Buttons und Bildern. In der Registrierung wird dann zum Beispiel viel abgefragt, aber wesentliche Elemente vergessen.

Und welche Elemente werden Ihrer Meinung nach häufig vergessen?

Im Einzelfall sind es ganz unterschiedliche Dinge. Meistens bilden die Formulare nicht die gewünschte Anmeldelogik ab, die man eigentlich braucht. Häufig passieren Fehler, die nur schwer zu korrigieren sind. Ein Event ist auch ein Marketinginstrument und deshalb sollte der Internetauftritt auch dem Corporate Design und den Marketingzielen entsprechen.

Hier fehlt die nötige Erfahrung gepaart mit fehlender Beratung und fehlendem Fachwissen! Die Kunst ist es den Kunden adäquat zu betreuen, vor allen Dingen zu beraten und nicht die eigene Software gegen alle Kundenwünsche zu verteidigen. Es wird immer häufiger erwartet, dass sich der Kunde an Systembegebenheiten anpasst, derweilen sollte es eigentlich genau anders herum sein.

Hier können individuelle Angebote, die unter anderem die Gestaltung und Programmierung der Anmeldeformulare übernehmen und jedes Projekt als Unikat sehen, viel sinnvoller auf Kundenvorstellungen reagieren. Bei uns schöpfen Kunden zum Beispiel aus der Erfahrung von 12 Jahren Datenbankprogrammierung für unterschiedlichste Veranstaltungen. Es bedarf einen hohen Anspruch, Erfahrungen und Fachwissen in Bezug auf Design und Funktionalität, um beides zu einem professionellen und effektiven Internetwerk zu verbinden. Schließlich geht es auch darum, einen Mehrwert darzustellen und die Arbeitszeit der Eventmanagers zu minimieren. Wir versuchen neue Maßstäbe zu setzen, die mehr auf Qualität setzen – sowohl im äußeren Erscheinungsbild von Veranstaltungen, als auch im Rahmen der Auswertung. So liefern wir beispielsweise Reports und Statistiken nach Kundenwunsch – und nicht nach „Systembedingtheit“.

Das ist aber nicht zuletzt auch eine Budgetfrage, oder?!

Ja, aber die Frage ist wo und wie man sparen will. Ich glaube nicht, dass viel gespart wird, wenn man billige Tools bevorzugt und man am Ende die dreifache Arbeit damit hat. Hier ist billig oft teuer und der Nutzen kehrt sich ins Gegenteil. Dann kommt auch noch die eigene Arbeitszeit hinzu. Viele Eventmanager verbringen Tage mit der Erstellung ihrer Registrierung, die sie von Profis innerhalb einiger Stunden besser, schöner und vor allem fehlerfreier bekommen hätten. Von diesem Blickwinkeln aus betrachtet, ist es preiswerter auf einen professionellen Service zu setzen. Es geht ja nicht um billig, sondern um preiswert. Und wir sind den Preis wert.

Was raten Sie Eventmanagern bei der Suche nach einem passenden Tool? Wie sollten Sie vorgehen, worauf achten?

Eventmanager sollten sich zunächst überlegen, ob sie wirklich Webseiten und Anmeldeformulare selbst erstellen wollen. Bei drei bis vier Veranstaltungen im Jahr lohnt sich der Aufwand für Schulungen, Lizenzen und die eigene Arbeitszeit nicht, um Softwaretools zu lernen, deren Handhabung man ohnehin nach zwei Wochen wieder vergessen hat.

Dann kommt noch ein wichtiger Aspekt hinzu: der Datenschutz. Es gibt Lösungen, deren Datenhaltung sich auf Servern in den USA abspielt. Im Rahmen der momentan stattfindenden öffentlichen Diskussion, müssten Datenschutzbeauftragte von Unternehmen den Einsatz dieser Lösungen doch neu überdenken?! Wer weiß schon, was dort mit den sensiblen Daten von Vorständen und vielleicht sogar deren Kreditkartennummern geschieht?

Mein Rat: Schauen Sie sich nicht nur die Tools an, sondern auch das, was aus den Tools kommt und welche Leute hinter den Tools stecken. Entsprechen die Layoutmöglichkeiten dem Corporate-Design, sind die Abfragen flexibel und können damit Kontingente, Hotels und Gruppen verwaltet werden, sind die Daten sicher, ist das Reporting so, wie Sie es haben wollen und gibt es auch Leute, die sich nicht nur während der Anmeldephase, sondern auch vor Ort um Sie, Ihre Teilnehmer und den Check-In kümmern? Wenn diese Fragen zufriedenstellend beantwortet sind, dann haben Sie den für Sie passenden Anbieter gefunden.

Martin Prell ist seit 2012 Geschäftsführer der coladaservices GmbH nachdem er zuvor als Projektleiter im gleichen Betrieb tätig war. Zuvor war er seit 2005 bei verschiedenen Anbietern für Event Management Tools beschäftigt.

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