Das Konferenzmanagement-System Converia hat einen genaueren Blick auf das Buchungsverhalten bei Konferenzen geworfen und interessante Verhaltensweisen nachgewiesen: mit Deadlines und Frühbucherrabatten kann man Teilnehmer zum Buchen eines Konferenz-Tickets animieren!
Bei 24 untersuchten Konferenzen zeigten sich jeweils kurz vor den Registrierungs-Deadlines Anmeldespitzen. Sowohl vor den Deadlines der Frühbucherrabatte als auch kurz vor Konferenzbeginn stieg die Zahl der Anmeldungen an – wie die Grafik rechts zeigt.
Aus Sicht eines Veranstalters lernen wir daraus, dass Veranstaltungen zumeist sehr kurzfristig eingeplant und gebucht werden. Andererseits können Veranstalter demnach durch das Einführen von Early Bird Tarifen bzw. Frühbucherrabatten diesem Verhalten entgegen wirken und frühere Anmeldungen fördern.
Um diesen Effekt weiter zu steigern, sollten alle Marketing-Aktivitäten mit den Deadlines abgestimmt werden. Feste Anmeldefristen sollten zum Beispielen auch bei Gutscheinen bedacht werden, so ein weiterer Tipp von Converia.
Interessant ist auch, dass die Vorlaufzeit bis zur Veranstaltung keine signifikanten Auswirkungen hatte. Bei den 24 Konferenzen bewegte sich der Anmeldezeitraum zwischen 4 und 10 Wochen. „Generell ist es so, dass es ein leichtes Grundrauschen bis kurz vor der Early-Bird-Deadline gibt. Bei 10 Wochen Vorlauf bis zur Deadline rauscht es eben ca. 8 Wochen, bis eine signifikante Veränderung auszumachen ist. Bei 4 Wochen Vorlauf ist es 2-3 Wochen lang konstant ruhig, bis kurz vor der Deadline ein nennenswerter Anstieg festzustellen ist.“, so Rainer Kretzer, Geschäftsführender Gesellschafter von Converia.
Einen weiteren interessanten Artikel zum Thema „Deadline Management bei der Konferenzplanung“ findet ihr » hier.
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