Ein wichtiger Aspekt, der den Erfolg eines Events ausmacht ist sicherlich die Organisation und der strukturierte Ablauf. Aber das alleine reicht nicht aus und ist lange noch nicht alles! Beginnend bei dem internen Kommunikationsfluss über die Themenwahl und Orientierung an den Interessen Ihrer Teilnehmer bis hin zu Ihrer Ausstrahlung als Gastgeber! Es sind zumeist die feinen Kleinigkeiten, die die Qualität ausmachen und die Begeisterung Ihrer Gäste auslösen. Da lohnt sich ein genauer Blick – auch in die Folge 6 der Serie Idee schlägt Budget von Wolf Rübner, die genau diese wichtigen Stellgrößen diskutiert!
» Zu Teil 4: Die Aufgaben formulieren!
Folge 6: Die wichtigen Stellgrößen
Wir fragen uns ganz simpel: Was macht eine Veranstaltung erfolgreich?
Meetings – ich hoffe, das ist kein Reizwort für Sie. Bei der Vorbereitung eines Events geht es nicht ohne. Es gibt ein paar Regeln, wie man das Schlimmste vermeidet. Der ganze Sinn von Meetings ist nicht so sehr, die Menschen zusammenzuführen, sondern einen Ideenfluss freizusetzen und zu koordinieren.
Beginnen wir bei der Zusammensetzung: Die Abhaltung von Meetings ist immer auch ein Stück Politik – Wer ist dabei, vor allem, wer ist nicht dabei. Das erste Einladungskriterium ist natürlich die sachliche Notwendigkeit. Es gibt kein Patentrezept für jede Situation, aber im Zweifelsfall sollte man lieber eine Person zu viel als eine zu wenig einladen.
Die Agenda ist ein wichtiges Organisationsmittel, auf das der Organisator große Sorgfalt verwenden sollte. Ort und Zeit-(Raum), Teilnehmer und technische Hilfsmittel werden aufgeführt. Und natürlich die Themen: Ein Agenda-Punkt setzt sich zusammen aus dem formulierten Tagesordnungspunkt (TOP), dem vorgesehenen Zeitbedarf und dem Themen-Verantwortlichen.
Das Protokoll muss analog der Struktur der Besprechungspunkte dokumentieren: Wer ist bis Wann für Was verantwortlich. Das ist das Ergebnis einer Besprechung. Das ist eines der Geheimnisse erfolgreicher Veranstaltungen!
Das Thema Ihrer Veranstaltung sollte sich an den Bedürfnissen Ihrer Kunden ausrichten. An welchen Informationen könnte er interessiert sein? Welche Problemlösungen erwartet er von Ihnen? Wenn sich z.B. gesetzliche Bestimmungen geändert haben, erwartet der Kunde keine langatmigen Darlegungen, sondern, welche neue Lösung Sie für ihn entwickelt haben. Außerdem können Sie einen starken Anreiz zur Teilnahme setzen, wenn ein Zusatznutzen damit verbunden. Etwas, was mit einer persönlichen, privaten Sinnstiftung verbunden ist. Z.B. wenn es um neue Kranken-versicherungstarife geht und ein Arzt einen Vortrag über Gesundheitsprävention durch eine gesunde Lebensführung hält.
Der Ort die sog. Location. Von ihr sollte eine starke Botschaft ausgehen, Neugier wecken und zur Teilnahme locken. Ein Hotelsaal ist sicherlich zweckmäßig, aber mehr auch nicht. Die Einladung in ein Museum ist dagegen ein Signal. Aber auch hier gilt, ist die Zielgruppe kunst-sinnig? Handwerker fühlen sich in einem vielleicht nicht ganz so wohl wie Rechtsanwälte, Ärzte oder Steuerberater.
Der Zeitpunkt – Prüfen Sie den Kalender auf Ferienzeiten, kontrollieren Sie den Branchen-Kalender auf wichtige Termine, z.B. Messe-Termine. Wann ist high season bei Ihren Kunden? Schauen Sie im Sportkalender nach wichtigen Ereignissen, denn welcher Kunde kommt zu Ihrem Event, wenn gerade sein Lieblingsverein in einem Endspiel steht? Überlegen Sie, welcher Wochentag und welche Tageszeit sinnvoll ist. Ein gutes Timing sorgt für eine hohe Beteiligung bzw. Teilnahmequote.
Die erlebbare Qualität einer Veranstaltung aus der Sicht des Teilnehmers, besser aus der Sicht Ihrer Gäste macht sich an sehr verschiedenen Dingen fest. Es sind manchmal Kleinigkeiten, Details die den Unterschied ausmachen. Während Ihre Aufmerksamkeit eher den Inhalten gehört, stört sich der Gast am ungepolsterten Stuhl. Oder an der stickigen Luft. Oder daran, daß er die Toilette nicht auf Anhieb findet. Vergegenwärtigen Sie sich, daß Ihr Kunde, Ihr Gast eine gegensätzliche Perspektive hat.
Betrachten Sie sich immer als Gastgeber! Verbreiten Sie eine herzliche Atmosphäre, Ihre Gäste sollen spüren, daß sie Ihnen willkommen sind. Das drückt sich durch Service, Aufmerksamkeit und liebevolle Details aus.
Gute Organisation merkt man nicht, nur schlechte. Nachdem Sie sich diesen Satz auf der Zunge habe zergehen lassen, wissen Sie, worauf es neben dem kundenorientierten Thema und der Gastfreundschaft noch ankommt. Es geht um Weitsicht und Umsicht, um das Antizipieren von Problemen. Der Klassiker ist immer noch der Regenschirm, wenn der Kunde gehen möchte und es genau in diesem Moment regnet.
Gute Organisation hat im Geiste alles durchgespielt, viele Eventualitäten bedacht, den berühmten Plan B in der Tasche. Organisation ist keine Kunst, sondern Sorgfalt, Liebe zum Detail, Vorstellungsvermögen, den Experten zuhören und Respekt vor der Aufgabe.
*Quellen der Fotos: bulb, pound coins
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