Teil 3: Idee schlägt Budget – wie entsteht ein erfolgreiches Event-Konzept?

Auf unserem gemeinsamen Weg zu einem erfolgreichen Event mit der Serie „Idee schlägt Budget“ kommen wir nun zu einer wichtigen Etappe: Sie wissen, was Sie wollen, Sie wissen, wer dabei sein soll, nun brauchen Sie gestalterische Ideen. Besser noch ein Konzept. Wir wenden uns der Frage zu: Wie entsteht eigentlich ein erfolgreiches Event-Konzept?

» Zu Teil 2: Ziele und Zielgruppen im Event-Marketing!

» Zu Teil 1 von „Idee schlägt Budget“ inkl. allgemeiner Informationen und einer Übersicht aller Folgen!

Folge 4: Von der Idee zum Konzept

Das Konzept ist der Bauplan einer Veranstaltung. Es ist aber auch ein kreativer Leitfaden, der bei der Planung und Organisation gebraucht wird. Die Konzeptentwicklung folgt einem logischen Aufbau: Am Anfang steht die sorgfältige Analyse der Aufgabenstellung und der Rahmenbedingungen.

1. Die Aufgabenstellung – das sog. Briefing, wie es die Werbeleute nennen:
Nichts spart mehr Zeit und Kosten als ein gutes Briefing. Für Sie persönlich ist es auch ein Stück Selbstdisziplinierung. Sie zwingen sich im gut gemeinten Sinn, klar und strukturiert an die Veranstaltungsplanung heranzugehen. Dieses Briefing-Papier, man könnte auch sagen, das Pflichtenheft ermöglicht eine zielorientierte Durchführung der Aufgaben. Es dient der Information aller Beteiligten und damit auch der Identifikation mit der Sache. Was gehört in das Briefing? Die Beantwortung wesentlicher Fragen, die das Konzept auffächern:

• wer? (die Zielgruppe, der Auftraggeber)
• wer noch? (die Stakeholder, also die Betroffenen)
• wo? (Veranstaltungsort)
• wo noch? (das geographische Umfeld, die örtlichen Alternativen)
• was? (die Vision, der Auftrag, Inhalte)
• was noch (die verdeckten Aufträge, die Probleme, die Hilfen)
• wie? (die Idee, die Umsetzung, die Formate)
• wie noch? (weitere / andere Anreize, Vorerfahrungen, Geschichte)
• wann? (der Zeitpunkt, der Zeitraum, die Dauer)
• wann noch? (Alternativen mit Auftraggeber, aus der Sache)
• warum? (die formulierten Ziele und Wünsche)
• warum noch? (die verdeckten Ziele, Wünsche, die Bedürfnisse)
• wie viel (das genannte, offizielle Budget)
• wie viel noch? (weiteres Budget, Ressourcen und Quellen)

Die Ziele sollten aussagekräftig und differenziert formuliert sein. Der Anlass, Ort und Zeit gehören zu den harten Fakten, genauso wie eine klar umrissene Zielgruppe. Es reicht allerdings nicht aus, das bestimmte Altersgruppen und eher Männer angesprochen werden, sondern auch ihre Vor-Erfahrungen, ihre Erwartungen. Von Bedeutung sind aber auch weiche Faktoren wie die Unternehmenskultur, die Stellung auf dem Markt, die Positionierung der Produkte und vieles mehr. Welches Produktimage soll aufgebaut werden? Dazu müssen Sie die Markeneigenschaften beschreiben, den Produktnutzen klarstellen.

2. Die Recherche:
Sie bezieht sich auf Inhalte, die mit dem Anlass und dem Unternehmen in Verbindung stehen, auf eine geeignete Location und auf eine inszenatorische Idee. Nicht zu vergessen sind die Kosten, die geschätzt oder erfragt werden müssen, denn ohne Kenntnis der Kosten kann man keine Entscheidung treffen. Sie müssen sich in Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte hineindenken und hineinfühlen und alle Informationen zusammentragen.

3. Die Ideenskizze:
Das ist der Plot wie man beim Film sagt. Die konzeptionelle Grundidee mit dem Schauplatz des Geschehens – die Location. Es ist die Beschreibung der Handlung, also das Programm und den emotionalen Wirkungen auf das Publikum (die Zielgruppe). Es handelt sich um 3-4 DIN A4-Seiten ohne Gestaltung, aber aussagekräftig, mit genügend Inhalten, die man erläutern, besprechen und beurteilen kann. Mit dieser Ideenskizze melden wir uns beim Auftraggeber und vereinbaren einen….

4. Schulterblick:
Sie besprechen sich mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern oder Ihrem Chef. Einfach, um eine andere Meinung einzuholen. Zünden Ihre Ideen? Kann man das so machen? Wie kann man das verfeinern? Ist das machbar? Ist das finanzierbar? Tausend Fragen. Die Rückmeldungen verbessern Ihr Konzept und geben neue Anregungen. Das Budget und ein Kapitel zu den nächsten konkreten Schritten rundet das Ganze ab.

Ein Tipp:
Schlafen Sie eine Nacht darüber und machen einen Machbarkeits-Check. Lassen Sie 2-3 Personen Ihres Vertrauens das Konzept kritisch lesen. Ob die Ideen zünden? Ob das der Zielgruppe gefällt? Ob das in Ihrem Unternehmen ankommt? Gehen Sie zum Event-TÜV! Nach der Verabschiedung des Konzepts geht es an die Umsetzung mit konkreten Inhalten, die durch die Inszenierung zu einer erlebbaren, emotionalen Botschaft werden.

*Quellen der Fotos: bulb, pound coins