Praxisbeispiel für nachhaltige Events Teil 5: Organisation & Management der Karma-Konsum Konferenz

Nachhaltigkeit ist meiner Meinung nach zu aller erst eine Einstellungssache. Doch wer überzeugt und motiviert, aber gleichzeitig schlecht organisiert ist, wird viele Chancen verpassen oder einfach übersehen. Frühzeitiges und gutes Nachhaltigkeits-Management hat Vorteile. Unter anderem wirkt es typischen Argumenten gegen ein „grünes“ Event (passt nicht zum Konzept, zu teuer etc.) entgegen. Mit z.B. effizienter logistischer Planung lassen sich auch Kosten reduzieren. Im fünften Teil unseres Praxisbeispiels für möglichst nachhaltige Veranstaltungen gehen wir daher auf das Thema Management am Beispiel der Karma-Konsum Konferenz 2014 ein.

Dies ist der 5. Teil einer Artikelreihe! » Alle Artikel im Überblick / » Fotos von der Karma-Konsum Konferenz 2014

Management

Ein Event ist schon an sich ein komplexes Projekt. Dass eine gute Organisation notwendig ist, brauche ich daher niemandem zu erklären. Der springende Punkt beim Thema Nachhaltigkeit ist es, von Anfang an eine entsprechende Wertvorstellung in das komplette Management einzubinden.

So entsteht ein bereits nachhaltiges Konzept (nicht nur eine nachhaltige Umsetzung), das Budget wird gezielt auf Prioritäten verteilt und der Gast oder Kunde merkt keinen Widerspruch oder Mangel, weil auch seine Vorstellungen bedacht und trotzdem bestmöglich optimiert wurden. Mal ganz abgesehen davon, dass die Möglichkeiten z.B. Emissionen (und mitunter auch Kosten – etwa durch ein optimiertes Reise- oder Logistikmanagement) einzusparen, auf diese Weise deutlich größer sind.

Im anderen Fall, wenn Nachhaltigkeit erst bei der Umsetzung einbezogen wird, kann oft nur noch notdürftig irgendwas optimiert werden, wo noch ein kleiner letzter Spielraum oder ein bisschen Budget geblieben sind – wirklich nachhaltig ist das nicht! So entstehen die typischen Argumente gegen ein „grüneres“ Event: passt nicht zum Konzept, ist zu teuer oder Kunden nehmen es nicht an. Wer Maßnahmen erst bei der Umsetzung einbezieht, wird niemals das bestmögliche Maß rausholen, schafft sich selbst unnötige und frustrierende Hürden und bewegt sich gefährlich nah am Greenwashing.

Und mal ganz abgesehen von nachhaltigen Effekten und Zielen: Jedem Event tut es gut, wenn man anfängt Fragen zu stellen und Prozesse zu optimieren – inhaltlich, organisatorisch und finanziell. Ist die Logistik und die Zusammenarbeit der Zulieferer wirklich effizient geplant? Ist ein Sample Raum nicht sinnvoller und am Ende gar günstiger als Goodie-Bags? Spart ein zwar teureres, aber näher gelegenes Hotel nicht doch anfallende Taxi-Kosten und sorgt gleichzeitig für ausgeschlafenere Mitarbeiter?

Wie solltest Du vorgehen?

Systematisch: Formuliere anschauliche Ziele bzw. grundlegende Werte, an denen sich alle Beteiligten von Anfang an orientieren. Entwickle ein gezieltes Eventkonzept mit individuellen Prioritäten und Lösungen. Durchleuchte alle organisatorischen Bereiche und Gewerke des Events nach Potenzialen. Sammle und dokumentiere Ideen, Pläne, Maßnahmen und Erfolge.
Regelmäßig: Wiederhole und prüfe regelmäßig, ob Verbesserungen möglich sind (notwendig, minimierbar, vermeidbar?), und ob die Maßnahmen zum gewünschten Ergebnis geführt haben. Vergewissere Dich aber auch, ob das Konzept nach wie vor konsistent und spannend ist.
Gemeinsam: Binde alle Beteiligten gleichwertig und respektvoll ein. Nutze Erfahrungen und Fachwissen jedes Mitarbeiters und fördere Ideen und Engagement. Begegne Problemen offen und fair, treffe Entscheidungen gemeinsam (mit den betroffenen Gewerken). Informiere alle gut und lass sie Teil eines gemeinsamen Projekts sein.

Systematik und Kreativität im Zusammenspiel
Bei aller Liebe zu Konsequenz und einer systematischen Organisation – ein abwechslungsreiches und stimmungsvolles Konzept darf natürlich nicht vernachlässigt werden! Das ist auch den Veranstaltern der Karma-Konsum Konferenz 2014 nochmal ganz deutlich geworden.

In diesem Jahr hatten sie das Motto „Simplicity“ auf die Veranstaltungsplanung und Gestaltung umgelegt. Deko, Abstimmungswege und Treffen, Rahmenveranstaltungen sowie Komplexität wurden reduziert. Das hat Ressourcen gespart, aber auch Möglichkeiten in einigen Bereichen eingeschränkt. Die Veranstalter konnten so eine größtmögliche Einfachheit mal an sich selbst ausprobieren. Was sie daraus gelernt haben? Für so eine strikte Herangehensweise braucht es ein sehr gut eingespieltes Team sowie funktionierende Routinen und Abläufe! Mehrmalige Besprechungstermine vor Ort sind dann zum Beispiel nicht drin, bei guter Planung aber eben auch nicht nötig.
Zudem haben sie bemerkt, dass eine derart konsequente Einfachheit eine Veranstaltung auch in Bezug auf Spannung und Abwechslung (etwa beim Rahmenprogramm) einschränken kann – was sicher nicht das Ziel ist. Bei der nächsten Karma-Konsum Konferenz (vermutlich 2016) möchten sie daher wieder etwas flexibler, reichhaltiger, aber trotzdem nachhaltig sein!

Wie das Team der Karma-Konsum Konferenz interne Abläufe und die Konzeption managt und was sie beim sonstigen Eventmanagement beachten, haben wir im Folgenden kurz zusammen gefasst.

Praxisbeispiel: Karma-Konsum Konferenz Management:

• Internes Monitoring der umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen & Nachhaltigkeitsbericht (mithilfe des Tools GreenGuides)
• Dokumentation der Einsparungen (Ökonomie + Ökologie, CO2 Fussabdruck u.v.m.)
• Befragung der Helfer (während der Konferenz + im Nachhinein)
• Befragung der Konferenzbesucher & Dienstleister (in Planung)
• Kontinuierliches Durchleuchten aller Prozesse: notwendig, minimierbar, vermeidbar?
  6-8 Monate vor einer Konferenz: Vorjahres-Event und Feedback von Teilnehmern, Helfern & Partnern durchgehen. Was hat gut funktioniert, was war überflüssig, was muss neu durchdacht werden?

Sonstige Eventmanagement Aspekte:
Neben den bereits im Detail beschriebenen Gewerken » Messebau & Technik, » Location & Mobilität und » Catering!

• Einsatz eines Entsorgungskonzepts: Mülltrennung vor Ort (Papier, Glas, Bioabfall, Fritteusenfett, Restmüll), Verwendung abfallarmer Produkte, Nutzung nachfüllbarer Dosierspender
• Rücknahmesystem für Broschüren
• Armbändchen aus Garn als Eintrittskarten für das Abendevent (Behält man auch gerne über die Konferenz hinaus an)
• Badges: FSC-Papier als Aufkleber, Verzicht auf Plastikhülle, Beschriftung der Badges vor Ort durch die Teilnehmer selbst, um unnötigen Transport und Versand zu vermeiden, keine Lanyards nötig
• Einsatz ökologischer, zertifizierter und fairer Produkte (Textil, Tagungsunterlagen etc.)
• Sample Raum statt Give-Aways oder vorgefüllter Werbetüten: Im Sample Raum konnten Dienstleister, Partner und Firmen Info-Flyer, Magazine oder Produktproben auslegen. Die Besucher haben sich so nur das mitgenommen, was sie wirklich interessiert. Übrig gebliebene Materialien konnten von den Firmen am Ende wieder eingesammelt werden.

Handhabung bzw. Vermeidung von Print-Produkten:

• Reduzierung des Papierverbrauchs durch Einsatz elektronischer Kommunikation
• Intern möglichst papierloses Büro: digitales Arbeiten mit Server-Zugang über VPN (digitaler Projektordner) & Nutzung von Cloud-Diensten. Auftragsbestätigungen, Vereinbarungen & Formulare (mit Ausstellern, Sponsoren, Medienpartnern, Dienstleistern, Helfern, Sprechern etc.) werden möglichst als PDF mit digitaler Signatur statt als Brief oder Fax verschickt.
• Programmheft: vor Ort haben die Veranstalter sich ab 2013 wieder für ein Programmheft entschieden, nachdem in den Vorjahren kurzfristig seitenweise Programmabläufe auf Bitte der Besucher ausgedruckt werden mussten.
• Regionaler und nachhaltiger Druckerei-Partner Lokay, inkl. C0₂ Kompensation
• Nutzung von Recyclingpapier und Papier aus zertifizierter Quelle
• Verwendung von Biofarben auf Pflanzenölbasis
• Einsatz eines elektronischen Teilnehmermanagementsystems sowie Ticketings (Einladung, Anmeldung, Rechnungsversand etc.)
• Interne Ausdrucke, wenn nötig in s/w und doppelseitig
• Einsatz energieeffizienter Bürogeräte
• Digitaldruck (Print on Demand Lösung)

Managementsysteme und -formen

Manche Zertifikate enthalten spezielle Managementsysteme, die man als Veranstalter nicht nur zur Zertifizierung nutzen kann: u.a. EMAS, ISO/DIN 14001, ISO/DIN 20121. Darüber hinaus gibt es Checklisten oder Leitfäden, die als Orientierung dienen können. Jedoch sollte ein gutes Managementsystem nicht nur bei der Organisation helfen, sondern auch individuelle Gegebenheiten und Prioritäten einbeziehen bzw. dabei helfen, diese zu finden und zu fokussieren. Das Buch „Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement mit Strategie“ bietet meiner Meinung nach eine durchaus sinnvolle und detaillierte Anleitung dafür. Ansonsten bin ich mir sicher, dass ein gut organisierter und motivierter Eventplaner auch ohne spezielles Managementsystem klarkommen kann!

Neben dem organisatorischen Ablauf beinhaltet ein „nachhaltiges Management“ aber auch soziale Faktoren. Wie geht man miteinander um? Können alle gut aufeinander abgestimmt zusammenarbeiten? Kann sich jeder einbringen? Dem Karma-Konsum Team ist beispielsweise besonders wichtig, dass ein angstfreies, kooperatives Klima vorherrscht, sodass jeder Probleme frei ansprechen und genauso Lösungs- oder Verbesserungsvorschläge einbringen kann. „Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass jeder jeden Tag sein persönlich Mögliches gibt. Also statt ‚Kontrolle und Misstrauen‘ ‚Eigenverantwortung und Vertrauen‘ – das motiviert in der Regel viel mehr“, so Projektleiterin Maike Thalmeier.

Kennst Du weitere hilfreiche Managementsysteme? Wir freuen uns über Hinweise!

Link-Tipps

Management bedeutet in diesem Kontext nicht nur die reine Organisation interner Abläufe. Es geht auch um Motivation, Information und Austausch. Tipps, News und Beispiele Gleichgesinnter sind nicht nur nützlich, sie spornen auch an, weiterzumachen. Wir haben mal einige weiterführende Links zu Magazinen, Plattformen, Events und Initiativen zusammengetragen, die Dir dabei helfen können.

Magazine/Plattformen/Blogs
» Utopia
» Green WiWo
» Factory Magazin
» Enorm
» Forum CSR
» Trennt Magazin
» Zeit / Grüne Geschäfte
» Karma Konsum
» Unternehmensgrün
» Reset
» Sebastian Backhaus
» Biorama
» Love Green
» Buch: Cause and Effect
» Kategorie Green Events im eveosblog

Veranstaltungen
» TED Talks zum Thema Nachhaltigkeit
» Greenmeetings und Events
» Karma-Konsum Konferenz
» GreenEvents Europe
» Bundespreis Ecodesign
» Deutscher Nachhaltigkeitspreis
» N-Klub

Initiativen/Behörden
» Green Music Initiative
» Umweltbundesamt
» Rat für nachhaltige Entwicklung
» Gemeinwohlökonomie
» Dasselbe in Grün
» My green Meeting
» betterplace lab

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