Der ganz normale (Pitch-)Wahnsinn

Eine ganz alltägliche Nachricht aus der Agentur-Szene: “Die Bitburger Braugruppe hat sich nach einem Pitch entschieden, die langjährige Zusammenarbeit mit der Competition Partner Group fortzusetzen. Die Competition Partner Group GmbH (CPG) ist ein Dienstleister für erlebbare und absatzfördernde Kommunikation mit Zentrale in Frankfurt am Main. Zum Jahresende 2010 hatte die Bitburger Braugruppe alle Leistungen in den Bereichen Trade Marketing und personengestützte Promotion in Handel und Gastronomie ausgeschrieben. CPG konnte sich dabei gegen zehn weitere Agenturen behaupten und den Etat der Bitburger Braugruppe erneut für drei Jahre gewinnen.“ (blachreport.de vom 17.2.11)
So ähnlich laufen zahlreiche Ausschreibungen auch bei Messen und Events.

After the Goldrush

Der Markt für Live-Kommunikation (Messen, Events, Promotion, Incentives) erlebte nach der stürmischen Aufwärtsentwicklung in den 90er Jahren eine tief greifende Zäsur durch die Terroranschläge in den USA im September 2001. Ein schlagartiger Nachfragerückgang, Entlassungswellen in den Agenturen, Margenverfall und eine nachhaltige Veränderung in den Beziehungen zwischen Unternehmen und den Anbietern von Event-/Messe-Dienstleistungen waren die Folge.

Seit etwa 2002/2003 stehen Agenturen, Messebau und Dienstleister an der Klagemauer: Überdimensionierte Pitches, unqualifizierte Verfahren, schlechte Briefings, Versteigerung von Aufträgen im Internet, Feilschen um Stellen hinter dem Komma, Dumping-Preise und vieles mehr. In Diskussionsrunden beklagen Unternehmensvertreter mangelnde Transparenz und mangelnde Kompetenz bei den Agenturen, verurteilen aber auch die Auswüchse.

Erinnert sei an den Lopez-Effekt, der die Zulieferer der Automobilwirtschaft beinahe stranguliert hätte und zu massiven Qualitätsproblemen geführt hatte. Steht der Event-Industrie gleiches bevor? Ist er schon eingetreten? Wie professionell ist die Branche wirklich? Gibt es ein Qualitätsproblem im Magischen Dreieck?

Ganzheitlich denken

Eine betriebswirtschaftliche Sicht müsste sich an den Gesamtkosten einer Veranstaltung oder Messe orientieren, also die internen Kosten der Fachabteilung einbeziehen. Der wissenschaftliche Fachbegriff ist „Total Cost of Ownership“ (TCO). Mit dieser Steuerungsgrösse würden die Kosten der Ausschreibung auch berücksichtigt. Also das Erstellen des Briefings, das Auswahlverfahren von Lieferanten, die Briefing-Gespräche und die Präsentationsrunden mit den Pitch-Teilnehmern. Leider wird der Einkauf häufig als reiner Kostendrücker missbraucht, der an seinen ‚savings’ gemessen wird.

Dabei könnte die Betrachtung der Beschaffung als wertschöpfender Prozess mit vielen wichtigen Funktionen des Einkaufs ein Gewinn für alle Beteiligten sein. Der Einkauf senkt nicht nur die Beschaffungskosten, sondern steigert auch die Leistungsfähigkeit der Fachabteilung. Z.B. auch durch die Gestaltung von langfristigen Geschäftsbeziehungen zu Agenturen, Messebau und Event-Dienstleistern – Stichwort ‚Rahmenverträge’. Neue Lieferanten könnten identifiziert und qualifiziert werden. Aus dem teilweisen Gegeneinander von Fachabteilung und Einkauf könnte ein produktives Miteinander werden.

Qualität ist das beste Rezept

Ein paar Grundregeln, die die Qualität des Beschaffungsprozesses in den Vordergrund rücken.
1. Qualitätsstandards definieren und überwachen: Ein qualifizierter Lieferanten-Pool mit definierten Profilen und Bewertungen hinsichtlich Dienstleistungsqualität, Beratungsleistung, Personalqualifikation, Materialqualität etc. tritt als Entscheidungskriterium neben den Preis.
2. Rahmenvertrag statt Einzelvergabe: Es entstehen hohe Transaktionskosten für das
Unternehmen und enorm hohe Vertriebskosten auf Seiten der Messebauer, Agenturen und Event-Dienstleister, denen kein vernünftiger Mehrwert gegenüber steht.
3. Preferred Supplier: Die Einführung eines ‚key supplier management’ würde die Fachabteilung entlasten und den Einkauf ruhig schlafen lassen. Geprüfte Qualität wird mit Bonus- und Malus-Systemen gekoppelt. Jahresgespräche zwischen den beteiligten Partnern sorgen für qualitative Weiterentwicklung und Transparenz. Sie helfen auch, Korruption zu unterbinden.

Was ist ein fairer Preis?

Dazu hinterließ uns der britische Sozialreformer John Ruskin (1819-1900):

„Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, das nicht irgend jemand ein wenig schlechter machen und etwas billiger verkaufen könnte. Die Menschen, die sich nur am Preis orientieren, werden die gerechte Beute dieser Machenschaften.

Es ist unklug, zu viel zu bezahlen, aber es ist noch schlechter, zu wenig zu bezahlen. Wenn Sie zu viel bezahlen, verlieren Sie etwas Geld, das ist alles. Wenn Sie dagegen zu wenig bezahlen, verlieren Sie manchmal alles, da der Gegenstand die ihm zugedachte Aufgabe nicht erfüllen kann.

Das Gesetz der Wirtschaft verbietet es, für wenig Geld viel Wert zu erhalten. Nehmen Sie das niedrigste Angebot an, müssen Sie für das Risiko, das Sie eingehen, etwas hinzurechnen. Und wenn Sie das tun, haben Sie auch genug Geld, um für etwas Besseres zu bezahlen.“

Dem ist nichts hinzuzufügen.

Bild von _Tasmo / flickr