Event-Projektleiter gesucht: den Kreativen oder den Strukturierten? – Hürden & Fehler bei der Personalsuche im Event-Marketing

Qualifizierte und kreative Event-Fachleute sind im Event-Marketing eigentlich immer gefragt. Die Nachfrage bzw. das Angebot sind nicht das Problem, sondern vielmehr wie man diese qualifizierten Projektleiter oder kreativen Event-Konzeptioner sucht und findet!

Es gibt jobspezifische Anforderungen und notwendige, individuelle Qualifikationen, die für die erfolgreiche Besetzung einer solchen Stelle ausschlaggebend sind. Sie werden aber viel zu oft oberflächlich behandelt und führen zu Fehlbesetzungen. Was genau ist bei der Personalsuche in der Eventbranche wichtig und wie macht man es richtig – wie findet man den „richtigen“ Eventler für eine freie Stelle?

Wir haben für euch beim Recruitment-Experten Wolf Rübner von EventCampus e.K. nachgefragt! Mit 30 Jahren Event-Erfahrung übernimmt Wolf Rübner die Personalsuche für namhafte Unternehmen und Event-Agenturen. Er kennt die Branche, die Leute und ihre Eigenheiten, weiß ihre Qualifikationen aber auch Persönlichkeiten einzuschätzen! Von ihm haben wir erfahren, was die Hürden, Anforderungen und Knackpunkte bei der Personalsuche im Event-Marketing sind.

Interview mit dem Recruitment-Experten Wolf Rübner

Was ist das schwierige an der Personalsuche in der Live-Kommunikation?

Wolf Rübner: Personalsuche im Event-Marketing, gerade für höhere Positionen, ist sehr komplex und aufwendig. Wenn man es richtig macht, besteht es aus einem facettenreichen Kompetenzprofil und persönlichen Eigenschaften, die unter der Berücksichtigung des Marktsegments und den vielen verschiedenen Gewerken individuell gewichtet werden müssen. Somit muss man sich bei der Suche nach Mitarbeitern nicht nur Zeit nehmen – genau prüfen welche Anforderungen für den ausgeschriebenen Job notwendig sind. Es ist auch wichtig ein Gefühl für Menschen zu entwickeln, die richtigen Fragen stellen um sie wirklich kennenzulernen.

Das sollte man entweder richtig angehen oder es einfach einem Profi übergeben. Sonst kann es auch schnell unnötig teuer werden, wenn z.B. der neue Mitarbeiter im Nachhinein mit der Position nicht klarkommt, beide unzufrieden sind und man wieder nach jemand Neuem suchen muss.

Die Suche nach geeignetem Personal ist mühselig! Sie fordert eigentlich eine Person, die nur genau das macht – Personal suchen – und somit auch Erfahrungen bei der Suche und der Bewerberauswahl hat! In einer so komplexen und vielschichtigen Branche wie der Live-Kommunikation, braucht man daneben auch das Fachwissen und die eigene Erfahrung um die Stelle und die Bewerber überhaupt richtig einschätzen zu können.

Ich würde ja sagen, dass das Interesse an der Eventbranche groß ist, sprich auch die Bewerberzahl. Eine Stelle zu finden ist dagegen gar nicht so leicht. Gibt es etwas, das viele Bewerber falsch machen?

W.R.: Viele Jobsuchende bewerben sich auf Stellen, für die sie nicht qualifiziert sind. Nur der kleinste Teil erfüllt wirklich die Anforderungen. Das kostet Arbeitgeber eine Menge Zeit und Aufwand, dies erst mal zu selektieren. Andererseits ist das für die Bewerber natürlich frustrierend.

Liegt das nicht auch an den Stellenanzeigen? Welche Fehler machen die Firmen und Event-Agenturen?

W.R.: Ein großer Fehler der Event-Agenturen und Arbeitgeber ist, dass die Inhalte und Stellenanzeigen viel zu allgemein und nicht spezifiziert genug sind. Es gilt zu unterscheiden zwischen fachlichen und persönlichen Kompetenzen und Anforderungen der Position.
Ich frage da immer ganz konkret: welche Ausbildung braucht der Bewerber, welchen Hintergrund sollte er haben, welche Interessen und Kenntnisse sollten vorhanden sein?

Ein kleines Beispiel: Es wird ein Projektleiter gesucht:

• Diese Stelle kann z.B. sehr handwerklich orientiert sein. Sprich da sucht man jemanden, der sehr strukturiert arbeitet, der ein Zahlenmensch ist oder persönlich veranlagt ist, genau ins Detail zu gehen!
• Andererseits kann man eher nach einem kreativen Projektleiter suchen. Der muss wiederum einen werberischen oder kulturellen Hintergrund haben, gerne Geschichten erzählen und Menschen begeistern!

Dies sind zwei vollkommen verschiedene Antriebsquellen und Anforderungen, obwohl es ein und derselbe Job „Projektleiter“ ist. Dass da Probleme und Fehleinschätzungen aufkommen und sich viele unpassende Bewerber melden, ist nicht überraschend.

Zudem sind viele Agenturen bei der Personalsuche sehr passiv. Sie veröffentlichen Stellenanzeigen und warten auf Bewerbungen – hoffen, dass die Richtigen gerade suchen. Ich gehe potentielle Bewerber aktiv an und warte nicht darauf, dass sie gerade keine Stelle haben oder sich die Zeit nehmen aktiv zu suchen. Ich spreche sie diskret an und frage nach. Die meisten haben neben dem Job keine Zeit dafür oder fangen erst mit meiner Anfrage an darüber nachzudenken ob es in der eigenen Karriere nicht langsam weitergehen könnte.

Wenn, so wie Sie sagen, viele Agenturen anscheinend einige Fehler machen. Wie macht man es richtig? Welche Aspekte sind bei der Suche nach z.B. einem Event-Projektleiter wichtig?

W.R.: Da gibt es einige wichtige Aspekte!
So sind Softskills ein ganz wichtiger Aspekt! Selbstmotivation, Führungskompetenzen, Kreativer oder Pedant? So gut jemand auch ist, ist er in der falschen Position stehen die Chancen gut, dass er scheitert. Das muss man bei der Personalsuche sehen und erkennen. Ein Unit-Leiter ist eine Rolle, darin muss man sich wohl fühlen und damit klarkommen!

Der Kompetenzgrad ist u.a. wichtig für die Effektivität eines Mitarbeiters. Ist er zum Beispiel sehr gut organisiert und arbeitet strukturiert, kann er womöglich zwei Veranstaltungen parallel leiten. Beherrscht er das Motto „Kopfarbeit statt Laufarbeit“ und arbeitet er methodisch durchdacht?

Ich stelle meinen Kunden auch immer die Frage nach der Persönlichkeit und dem bestehenden Umfeld: „Wie soll der Mitarbeiter gestrickt sein? Wie sind die Charakter der anderen im Team?“. Es ist wichtig nicht nur auf den Lebenslauf zu gucken, sondern sich den Menschen genau anzuschauen!

So kann eine wichtige Kernkompetenz sein, ob jemand Kundenführungsqualitäten hat. Kann er einen Kunden von sich überzeugen, ihm ein gutes Bauchgefühl geben? Ein fachlicher Profi, der sich vor dem Kunden in Details verfängt, ist nicht der Richtige für jemanden, der häufig dafür zuständig ist Kunden zu überzeugen.

Der nächste Punkt ist die Projekterfahrung! In welchen Bereichen soll er gearbeitet haben, und welche Stärken hat er in diesen Bereichen entwickelt? Zwischen dem Personal aus Messe, Promotion, Incentive oder Event gibt es viele und deutliche Unterschiede!

Ist konkrete Branchenerfahrung gefragt? Es gibt Branchen, wie zum Beispiel Automobil, Pharma, Versicherungen oder auch Marken aus dem Konsumartikelbereich, wo Branchenerfahrung und Fachkenntnisse über die Live-Kommunikation hinaus von zentraler Bedeutung sind. Ein Projektleiter, der für eine Automarke arbeitet muss alle Marken und Fabrikate runterbeten können. Er muss wissen wann und welche Autos die Konkurrenz kürzlich gelauncht hat. Sonst besteht die Gefahr als Laufbursche abgetan zu werden. Die Kunden merken, wenn man keine Ahnung von dem Produkt hat und nehmen einen dann nicht mehr ernst.

Da kam gerade auch der oft kritisierte Punkt „mangelnde Produkt- bzw. Marketingkenntnisse“ bei Eventlern auf. Woher kommt das?

W.R.: Da haben Agenturen eine wesentliche Mitschuld dran! Sie haben ihre Mitarbeiter nicht rechtzeitig geschult und qualifiziert. Sie haben nicht rechtzeitig nach Mitarbeitern gesucht, die ein Gleichgewicht zwischen Marketing und Event-Kenntnissen herstellen.

Mittlerweile ist das ein Thema, aber an manchen Stellen viel zu spät.

Gerade heute ist für eine gute Zusammenarbeit mehr als nur die Qualifikationen der Mitarbeiter wichtig. Man muss sich wohlfühlen, gefordert und gefördert fühlen. Ist das auch bereits bei der Personalsuche ein Thema?

W.R.: Ja, es ist sehr wichtig darauf zu achten welche Unternehmenskultur im Betrieb herrscht. Gerade Agenturen können eine Art von Biotop sein und ganz eigenwillige Philosophien haben. Da passen nur bestimmte Menschen rein!

Und seitens der Agentur ist es auch wichtig etwas für seine Mitarbeiter zu tun, damit sie dauerhaft glücklich bleiben. Selbstverwirklichung und Förderung sind da die zentralen Schlagworte. Gerade um den stressigen Alltag auszugleichen müssen sie etwas zur Mitarbeitermotivation tun. Die Anteile am Unternehmen sind zumeist nur auf die Führungskräfte beschränkt. Aber auch für die Fachkräfte muss gesorgt werden, mit Weiterbildung, einem Wohlfühlklima und kleinen Belohnungen.

Für all diejenigen, die gerade nach einem Job im Event-Marketing suchen: welches Personal ist in der Eventbranche aktuell besonders gefragt?

W.R.: Besonders gefragt sind Konzeptioner und Senior Projektleiter.
„Normale Leute“ gibt es genug. Nicht zuletzt, da so viele in den Markt strömen und verschiedene Ausbildung und Studiengänge absolviert haben. Da ist das Angebot größer geworden und mit dieser Entwicklung kommt viel Personal.

Als kleiner Tipp für die Junioren:

• Wer Konzeptioner werden will, sollte sich viel mit Kultur, Kunst und Theater beschäftigen. Dort sollte man Grundlagenkenntnisse haben und sich dramaturgische Elemente aneignen, Inszenierungen anschauen und einen anderen Blick für z.B. gute Filme entwickeln. Ein Event ist letztlich nichts anderes als eine Geschichte.
• Wer mehr Richtung Senior Projektleiter möchte, sollte neugierig sein, von anderen lernen, auch in andere Disziplinen reinschauen und Fachkenntnisse anderer Gewerke sammeln.

Und wie steht es mit Online-Marketing und Social-Media – ist das auch im Event-Marketing und der Personalsuche ein Thema?

W.R.: Onlinekompetenzen sind als Marketing-Disziplin auch für Eventler sehr wichtig. Auch da ist die Frage ob man ein Konzeptioner oder Senior Projektleiter ist. Für Konzeptioner ist es eine absolute Pflicht, für Projektleiter reichen Grundkenntnisse.

In den Stellenanforderungen habe ich diese Anforderung aber bisher noch nicht gesehen.

Vielen Dank für das interessante Interview!