Mobile Event Apps: Vorteile, Funktionen & Möglichkeiten

Gastartikel von Thorben Grosser

Während Event Apps auf Kongressen, Fachmessen und Konferenzen in den USA, Kanada und Australien schon weit verbreitet genutzt werden, sind viele Planer in Deutschland noch etwas vorsichtiger, wenn es darum geht, neue Technologien auszuprobieren. Dabei gibt es keinen Grund mehr zur Vorsicht. Es gibt viele verschiedene mobile Veranstaltungs-Apps und seitens der Kunden steigt die Nachfrage.

Welche Vorteile haben Event Apps – für Veranstalter und Teilnehmer?

Mobile Apps haben Vorteile für beide Seiten, sowohl Organisatoren wie Teilnehmer. Für Dich als Organisator wird eine App Dir auf verschiedene Art und Weise helfen. Die App ist ein erster Schritt im Übergang von Papier zu Digital. In vielen Fällen kann das klassische, gedruckte Papier-Programm durch Apps ersetzt werden. Weniger Drucken bedeutet weniger Ausgaben. Dadurch, dass Du weniger druckst, sparst Du Papier und leistest so einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz.

Apps sind agil. Ich habe selbst viele Jahre als Organisator und Veranstalter gearbeitet, und habe dabei eine Sache gelernt: egal, wie gut man plant, Unvorhergesehenes passiert. Früher hieß das: Zettel mit Programmänderung drucken, und tausendfach in die Programmhefte legen. Mobile Apps gehen gekonnt mit Veränderung um, indem sie Änderungen zu jedem Moment zulassen.

Mobile Apps helfen auch Deinen Teilnehmern: Apps sind praktisch. Wenn Dein Gehirn so funktioniert wie meines, dann ist es wahrscheinlicher, dass Du eher Deine Geldbörse zuhause vergisst, als Dein Mobiltelefon. Das gleiche gilt auch für Programmplaner und Konferenzprogramme: wie oft bist Du schon von einer Konferenz nach Hause gekommen, und hast drei Programmplaner, nur weil Du jedes Mal Dein Programm im Hotelzimmer liegen gelassen hast? Mobile Apps sind der Favorit um Information zu konsumieren: Papier ist klasse – aber wenn ich mich im Bus, der Bahn oder der U-Bahn umschaue, wird mir bewusst, dass Menschen immer öfter mobile Geräte als Informationsplattform vorziehen.

Natürlich hat nicht jeder Teilnehmer ein Smartphone. Aber mit immer höheren Nutzungsraten können Planer langsam Druckkosten reduzieren anstatt sie komplett einzusparen. Alternativ kann man auch gemietete iPods, iPads oder andere Geräte an Teilnehmer ohne Smart-Gerät verteilen.

Was kann ich mit einer Event App machen?

Standardfunktionen von mobilen Apps sind Funktionen, die Dein gedruckter Programmplaner auch hat: das Programm, Referentenlisten und -biografien, Pläne der Locations und vielleicht eine Teilnehmerliste. Das sollte der Grundanspruch an Mobile Apps für Events sein.

Aber mobile Event Guides können noch viel mehr: Mobile Apps machen Deine Kongresse, Konferenzen und Meetings interaktiv. Erinnerst Du Dich noch daran als die Fernbedienungen für Live-Abstimmung mieten musstest? Auch das kann Deine App. Es ist nicht länger nötig Geräte von außen reinzubringen. Stattdessen kannst Du Deinen Teilnehmern die Möglichkeit geben, Dein bevorzugtes Gerät zum Abstimmen zu nutzen.

Mobile Apps eignen sich super zum Netzwerken. Teilnehmer-zu-Teilnehmer-Kommunikation hilft Deinen Besuchern das Meiste aus der Konferenz zu holen. Die Suche nach Teilnehmern mit ähnlichen Interessen steigert die Chancen produktive Treffen bei Deiner Konferenz zu arrangieren.

Mobile Apps erlauben Live-Kommunikation. Mit einer mobilen App kannst Du neben Teilnehmer-zu-Teilnehmer-Kommunikation auch Teilnehmer-zu-Organisator oder Teilnehmer-zu-Referenten-Kommunikation – und umgedreht ermöglichen. Natürlich eignen sich Apps auch als zentraler Startpunkt für alle Social-Media-Konversationen, egal ob Twitter, Facebook oder LinkedIn.

Wie entscheide ich, welche App zu meiner Veranstaltung passt?

Kontrolle:
Verschiedene Apps erlauben verschiedene Stufen von Kontrolle. In manchen Fällen musst Du die Inhalte vorher liefern, und Dein App-Hersteller wird die Inhalte für Dich einpflegen. In anderen Fällen kann es sein, dass Du teilweise Inhalte vorher anliefern, und teilweise die Inhalte selbst kontrollieren kannst. In wiederum anderen Fällen hast Du die volle Kontrolle über Deine App, sodass Du die Information zu jedem Zeitpunkt hochladen oder auch ändern kannst. Für Funktionen wie Teilnehmerlisten, Referenzlisten, oder die Agenda weißt Du vielleicht auch Excel-Importfunktion zu schätzen. Frage Deinen Hersteller, ob er Voll-Service, Teil-Service, oder komplette Do-it-yourself-Lösungen anbietet. Manche bieten auch alle drei Modelle.

Technologien:
Momentan gibt es drei große Plattformen im Markt. Native-, Webbasierende- und HTML5-Apps. Native Apps sind Apps, die programmiert werden um durch AppStores, wie zum Beispiel Google Play oder Apple iTunes, runtergeladen zu werden. Jede App muss für jedes Betriebssystem neu programmiert werden.
Webbasierende Apps sind normale Internetseiten, optimiert für tragbare Geräte.

Jede App Technologie hat seine Vor- und Nachteile. Die Stärke von nativen Apps ist, dass sie ohne Internetverbindung, d.h. offline laufen. Web Apps, andererseits, bieten ein besseres Benutzererlebnis, sind günstiger in der Produktion und funktionieren auf jedem Gerät mit einem Web-Browser.

Kürzlich kamen HTML5-Apps ins Spiel. HTML5 Apps sind Applikationen, die auf einer Technologie basieren, die Webseiten auch erlaubt offline zu funktionieren. Entgegen dem allgemeinen Glauben ist HTML 5 eine ausgereifte Technologie und erlaubt Apps offline zu funktionieren, wie native Apps, während sie die Vorteile von Web-Apps beibehalten: Benutzerfreundlichkeit, niedrige Kosten und Kompatibilität.

Preis:
Preise hängen von der benutzten Technologie ab. Eine native App kostet in der Regel zwischen 10.000 € und 30.000 € pro Veranstaltung, während Web- und HTML5–Apps zwischen 1000€ und 5000€ pro Veranstaltung kosten. Da Du mit Apps einen neuen Sponsorenkanal schaffen, sowie Druckkosten reduzieren kannst, ist es oft möglich die Kosten der App dadurch abzusetzen, oder sogar Profit zu machen. Es ist wichtig, dass Du mit einem App-Vertreiber zusammenarbeitest, der sich auf mobile Event Apps spezialisiert hat. Auf die Art und Weise kannst Du sicher sein, dass Dein nächstes Event mobil sein wird, und Deine Teilnehmer begeistert sein werden.

Zum Abschluss würde ich gerne anmerken, dass Event-Apps marktreif sind – egal ob für Konferenzen, Messen oder andere Veranstaltungen. Wir haben Nutzungsraten zwischen 30% und 100% erlebt, abhängig vom Marketing und Publikum der App. Viele Veranstalter sparen einerseits Geld, während sie andererseits neue Einnahmequellen schaffen. Mit dem zukünftigen Wachstum im Mobilsektor solltest Du Dir für Deine nächste Veranstaltung überlegen, ob eine mobile App nicht genau das Richtige für Deine Gäste ist.

Fotos: shapeshift / Flickr und Smartphone by EventMobi

Autor: Thorben Grosser
Als studierter Event Manager und Marketer hat Thorben Grosser verschiedene kulturelle Non-Profit-Events geplant sowie bei internationalen Filmfestivals gearbeitet, einschließlich Edinburgh, Berlin und Venedig. Neben Positionen im Bereich Eventmanagement hat Thorben auch Erfahrungen als Social-Media-Manager. Während seiner Studienzeit in Schottland hat er als Assistent an dem Buch “Event Marketing” beim Verlag Wiely&Sons gearbeitet. Nach seinem Studienabschluss fing Thorben bei dem Event App Dienstleister EventMobi als Leiter des Europa-Büros an.» www.thorbengrosser.eu
» www.eventmobi.com
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