Meeting Design wird unterschätzt: Tipps & Methoden für bessere Meetings – Interview mit Bo Krüger

Dänemark engagiert sich bereits seit vielen Jahren mit einer mehr als sinnvollen Kampagne unter dem Namen „Meetovation“. Ziel ist es eine Art Leitfaden und Unterstützung zu bieten, um Meetings besser, anregender und effektiver zu gestalten.

Schließlich laufen viele Meetings nach wie vor nach klassischem, wenig anregendem und nicht selten ineffektivem Prinzip ab: man setzt sich zusammen, einer erzählt was, man redet darüber und geht wieder seiner Wege. Naja, das ist doch halbwegs normal und was soll so schlecht daran sein, mag man nun denken.
Was an solchen Meetings schlecht ist, welche Fehler häufig gemacht werden und wie man es mit recht einfachen Methoden effektiver gestalten kann, hat uns Bo Krüger (links im Bild), einer der Mitgründer des dänischen Meetovation Konzepts, in einem Interview verraten.

Interview mit Bo Krüger über Meeting Design

Manche mögen recht pragmatisch denken, dass eine schöne Location und eine Agenda für ein Meeting reichen. Was würdest Du jemandem mit dieser Meinung sagen?

Bo Krüger: Die wichtigste Frage wurde damit noch nicht beantwortet: Wie sollen die Teilnehmer zusammenarbeiten, um die Ziele des Treffens zu erreichen? Ein schöne Location und eine gute Agenda sind keine Garantie für einen hohen ROI. Sie brauchen einen Moderator und Vermittler, der die Arbeitsprozesse und ein physikalisches Setup entwirft, damit die Teilnehmer ihr Wissen und ihre Ideen effektiv einbringen können.

Warum sollten Meetings heute sehr durchdacht sein? Hat sich diesbezüglich in den letzten Jahren etwas Grundlegendes geändert?

Bo: Eine komplexe Welt, wie die heutige, verändert sich unheimlich schnell. Arbeitsmethoden, die in den 50er Jahren geeignet waren, reichen heute nicht mehr aus! Früher hat in klassischen Meetings hauptsächlich eine Person geredet und die anderen hörten nur zu. Im Internet und Social Media können wir beobachten, wie Menschen heutzutage miteinander arbeiten und interagieren – das läuft ganz anders ab. Die größten Erfolgsfaktoren sind Interaktivität, Mitgestaltung und aktive Beteiligung. Wir müssen Tagungen und Konzepte entwickeln, in denen wir genau so zusammen arbeiten können.

Was sind die wichtigsten Faktoren für ein effektives Meeting? Und was sind typische Fehler, die Event- und Meetingplaner machen?

Bo: Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind: 1. Ein klares Ziel. 2. Ein Leiter und Moderator. 3. Aktive Einbindung der Teilnehmer.

Ganz typische Fehler sind: 1. Zu viel einseitige Kommunikation. 2. Die ganze Zeit auf die gleiche Art und Weise zu arbeiten – das ist sehr ineffektiv und nicht sonderlich inspirierend. 3. Das Networken bzw. Zusammenarbeiten wird den Teilnehmer selbst überlassen – der Veranstalter sollte das bewusst forcieren.

Welche Unterschiede oder Vorteile haben Deine Kunden bemerkt, nachdem sie das Meetovation-Prinzip angewandt haben?

Bo: Mehr Motivation der Teilnehmer, mehr Energie, bessere Zusammenarbeit und bessere Meeting Ergebnisse.

Kannst Du ein Beispiel oder Case beschreiben? Wie sah ein Meeting vorher und nachher aus? Und was waren die wichtigsten Mehrwerte?

Bo: Ich habe mal ein Jahres Meeting von Vertretern einer großen Arbeitergewerkschaft gestaltet und moderiert. Sie sollten die zukünftigen Strategien besprechen. Normalerweise hätten sie eine Gruppenarbeit durchgeführt, die Ergebnisse in Frontalvorträgen wiedergegeben und im Plenum diskutiert. Anstatt dessen habe ich eine Dilemma-Aufgabe, die Workshop-Methode World Cafe und Energizer (5 Minuten Übungen, meist mit körperlichen Aktivitäten, um wieder frisch & wach zu werden) integriert. Die Teilnehmer waren begeistert und deutlich motivierter die besprochenen Entscheidungen und Strategien auch in die Tat umzusetzen.

Vielen Dank Bo!

Über Bo Krüger:
Bo Krüger ist Redner, Autor, Moderator und ein Experte für Meetingdesign und Lernmethoden. Er ist der Gründer und Inhaber vom Moving Minds und unterstützt Unternehmen dabei, Meetings besser zu gestalten. Darüber hinaus ist er, neben Ann Hansen, VisitDenmark und der dänischen Tourismusindustrie, Mitentwickler des dänischen Meetovation Konzepts.

Das Interview wurde ursprünglich auf Englisch geführt und sinngemäß übersetzt.