Eventmarketing: die 10 größten Herausforderungen & wichtigsten Entwicklungen – event-IT-store Umfrage

Die gesamte Eventbranche sieht sich vor immer höhere Anforderungen gestellt. Das spüren wir sicherlich alle – sowohl die Event-Verantwortlichen in Unternehmen als auch Event-Dienstleister und Eventagenturen. Es geht nicht mehr nur um die operative Organisation eines Events, sondern auch um Themen wie Markenkommunikation, Multisensorik, Social-Media, Neue Medien mit gleichzeitig stagnierenden Budgets. Ein Event ist heute mehr denn je ein herausforderndes und komplexes Projekt.

Welche zehn Bereiche Veranstaltungsplaner aus Unternehmen als besondere Herausforderungen empfinden und welche Entwicklungen das Eventmarketing beeinflussen werden, untersuchte eine Studie der event-IT-store GmbH in Kooperation mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften München und der Fakultät für Tourismus.

Zehn interessante Aspekte, die die aktuellen und zukünftigen Entwicklungen im Eventmarketing gut widerspiegeln. Ob allerdings 60 befragte Personen tatsächlich repräsentativ sind, ist eine andere Frage. Zudem habe ich leider keine weiteren Informationen über die Studie und die Erhebungsdaten gefunden.

Bundesweit wurden rund 60 Eventmarketing-Verantwortliche zu aktuellen Entwicklungen, Potenzialen und Risiken in ihrem Bereich befragt. Die Ergebnisse dieser Interviews legen zehn Themen-/Potenzialbereiche offen, die das Eventmarketing und die Arbeit der Verantwortlichen nachhaltig verändern werden.

Zehn Potenzialbereiche – die Ergebnisse der Umfrage

1: Inhouse-Konzepte dominieren
68 % der Unternehmen setzen heute umfassende Ressourcen ein, um Ideen und Kreativkonzepte für Veranstaltungen komplett inhouse zu erstellen. Nur 9 % der Entwürfe werden vollständig von Agenturen entwickelt. Und das, obwohl man bei der Agenturauswahl hohen Wert auf kreative Kompetenzen legt (mit 14 % zweitwichtigstes Entscheidungskriterium).

2: Auch Umsetzung läuft häufig inhouse
33 % der Eventkonzepte werden nach Freigabe komplett ohne Agentur im Unternehmen umgesetzt, 96 % unter erheblicher Mitarbeit der Inhouse-Abteilungen. Nur 4 % werden vollständig von externen Partnern realisiert. Projekt- und Prozesshoheit liegen dabei in der Regel beim Unternehmen.

3: Knappe Ressourcen trotz wachsender Auslastung
58 % aller Eventabteilungen haben nur maximal fünf Mitarbeiter und leiden unter einer angespannten Ressourcenlage. Trotz wachsender Auslastung und zunehmender Komplexität der Projekte erwarten die Verantwortlichen hier in nächster Zeit keine signifikante Veränderung. Diese Problematik schlägt sich in vielen Unternehmen spürbar nieder – in der Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Projekte, ihrer Umsetzungsqualität, aber auch in der Motivation der betroffenen Mitarbeiter.

4: Immer mehr Events
73 % der Unternehmen realisieren aktuell mehr als 20 Events für Kunden, potenzielle Neukunden, Vertriebspartner und Mitarbeiter pro Jahr. Die Verantwortlichen erwarten hier für die kommenden Jahre eine deutliche Steigerung und versuchen, die fehlenden Ressourcen über eine Erhöhung der Effizienz und optimierte Prozesse zu erreichen.

5: Anforderungen an Events steigen weiter
Höher, schneller, weiter – immer spektakulärer. Die Begeisterung für Events steigert zugleich die Erwartungshaltung bezüglich Einmaligkeit, Umsetzungsqualität und Wirkung. Das erhöht den Druck auf interne Ressourcen, Strukturen und Verantwortliche signifikant und lässt Projekte immer komplexer werden – auch weil immer mehr externe Schnittstellen mit eingebunden werden müssen. 20 % der Befragten sehen darin die größte Herausforderung.

6: Stagnierende Budgets
Die Befragten rechnen damit, dass sie steigende Anforderungen mit unveränderten (50 %) oder sogar reduzierten (20 %) Budgets gerecht werden müssen. Nur 30 % der Verantwortlichen erwarten in naher Zukunft steigende Budgets. Grundsätzlich dominiert der Denkansatz: „Alle wollen immer spektakulärere Konzepte, aber keiner will dafür mehr bezahlen“. Die aktuell vorherrschende Tendenz zur Senkung der Fremdkosten durch Steigerung des „Inhouse-Anteils“ gefährdet zudem die Qualität.

7: Kosten-/Nutzenoptimierung als Thema Nr. 1
25 % aller Antworten bezeichnen die Notwendigkeit einer konsequenten Kosten-/Nutzenoptimierung als größte Herausforderung für die Zukunft des Event-Marketings. Zeit-, Ressourcen- und Budgetdruck lassen sich nicht nur durch mehr Qualität, sondern vor allem durch höhere Effizienz, Produktivität und Wirtschaftlichkeit ausgleichen.

8: Prozessoptimierung als Lösung
Der Schlüssel für effizientere, stabilere und wirtschaftlichere Betriebsabläufe heißt Prozessoptimierung. Dennoch: Nur 19 % aller Unternehmen arbeiten bereits heute an Lösungen zur Optimierung ihrer Prozesse.

9: Fehlende Beratungspartner
Da die Prozessqualität bei der Auswahl der Eventagenturen aktuell nur eine untergeordnete Rolle (mit 5 % Rang 9) spielt, wird sie bei der Projektvergabe nicht thematisiert. Und das, obwohl Agenturen in der Regel wesentlich prozessorientierter arbeiten als Fachabteilungen in Unternehmen. Auf Prozesse spezialisierte Beratungspartner beziehungsweise Produktlösungen werden von den Unternehmen noch nicht recherchiert und sind noch nicht im Bewusstsein verankert.

10: Noch komplexer durch Social Media
Durch die zunehmende Bedeutung und das immense Potenzial von sozialen Netzwerken werden steigende Erwartungen an Events noch vielschichtiger. 10 % der Verantwortlichen sehen darin sogar schon die wichtigste Herausforderung für das Eventmarketing der Zukunft (= Rang 5).

Lösungssuche bindet Ressourcen
Wie die Gespräche mit den Verantwortlichen zeigen, stellt ein prozessoptimiertes Eventmarketing die größte Herausforderung der Zukunft dar. Nur diejenigen Unternehmen, die in der Lage sind, ihr Veranstaltungsmanagement stabiler, wirtschaftlicher und effizienter zu gestalten, werden den höchstmöglichen Kosten-/Nutzenfaktor erzielen können.

Quelle: Pressemeldung
Foto: yoppy / flickr