Was es heute bedeutet und braucht, um Eventmanager zu werden: eine gute Ausbildung und Praxiserfahrung

Der Eventmarkt hat sich stark verändert und er ist weiter in Bewegung. Die Anforderungen an euch, den Nachwuchs steigen – egal ob ihr in einer Kommunikationsagentur für Live-Kommunikation oder in einer MICE Agentur, die vornehmlich Eventorganisation anbietet, bereits arbeitet oder den Berufseinstieg erst noch starten wollt. Für euch gilt (leider): Einfach so in den Job rein zu rutschen, wie es noch in den 90ern und Anfang der 2000er Jahre möglich war, klappt heute nahezu nicht mehr. 

Es bedarf nicht nur einer fundierten Ausbildung, sondern auch einem perfekt abgestimmten „Training-on-the-job“-Programm. Denn die Erwartungen an einen Eventmanager/in im heutigen Kommunikationsbusiness steigen stetig. Für die Wahl eurer Ausbildung solltet ihr daher auf zwei Faktoren achten: Erstens geht es darum, das Thema Marketing und Kommunikation zu erlernen. Zweitens müsst ihr euch für die perfekte Umsetzung von Events wichtiges Know-how in den Bereichen Logistik und Projektmanagement zwecks einer hohen Prozess-Sicherheit aneignen.

Kein Marketing-Event mehr ohne vorab definierte Kommunikations- bzw. Marketingziele

Gute Marketing-Events haben vielfältige Herausforderungen. Denn es gibt unterschiedliche Eventziele. Daraus resultieren auch entsprechend verschiedene Event-Arten, die für die jeweiligen Zielgruppen konzipiert und umgesetzt werden. Dafür braucht ihr gutes Zielgruppenverständnis, ausgewogenes inhaltliches Know-how für die verschiedenen Wirtschaftsbranchen und eine gute Basiskompetenz im Marketing. Dies beginnt mit der Einordnung von Events in den Marketing-Mix, führt über das Erlernen weiterer Kommunikationsinstrumente bis hin zur Auswertung sämtlicher Maßnahmen. Gerade im Hinblick auf die Vernetzung mit anderen Kommunikationsmaßnahmen ist es wichtig, deren Wirksamkeit, Schnittstellen und grobe Kostenstruktur zu kennen. Marketing-Events sind fester Bestandteil der integrierten Kommunikation einer Marke bzw. von Produkten und stehen damit auch im Wettbewerb mit den anderen Kommunikationsmaßnahmen. Mit dem Wissen um die vielfältigen Möglichkeiten im Marketing und in der Kommunikation seid ihr als künftige Eventmanager gute Berater eurer Kunden.

Ohne perfekte Eventorganisation läuft gar nichts

Aber – auch wenn man noch so ein gutes Eventkonzept kreiert hat, können Fehler in der Eventorganisation zu einem Misserfolg des Events führen. In unserer Agentur geben wir daher unseren Eventmanagern definierte STAGGtools für das Projektmanagement an die Hand und arbeiten mit einem standardisierten Projektmanagement-Prozess in 4-Phasen: Konzeptionsphase, Vorbereitungsphase, Durchführungs- und Nachbereitungsphase.

In der Konzeptionsphase geht es nach einer Basis-Analyse um die Briefingerstellung. Bestandteil eines jeden Eventbriefings sollte ein Creative Brief sowie ein Organisations-/Logistik-Briefing sein. Anschließend startet parallel zur Konzepterstellung eine fundierte Locationrecherche und eine saubere Kostenkalkulation. Das ist nicht immer einfach, aber ein dringendes Muss, da viele Unwägbarkeiten je nach Konzeptionstiefe und Location möglich sind. Kein Event wird heute vom Kunden einfach so freigegeben, denn der Budgetdruck ist enorm hoch. Budgetüberziehungen in Form von „wir holen das aus einem anderen Topf“ gehören größtenteils der Vergangenheit an. Aufgabe des Eventmanagers ist es, aus den guten Ideen des Konzeptioners ein realistisches Konzept zu formen, das den Kunden überzeugt.

In der Vorbereitungsphase erfolgt dann die Projektplanung und -strukturierung. Hier sind alle wesentlichen Projektmanagement-Instrumente wie Agenda/ Protokoll, transparenter Auftragsprozess für externe Partner oder Soll-Ist-Vergleichstool für die Kosten sinnvoll einzusetzen.

Die Durchführungsphase startet mit der Aufbaulogistik vor Ort, der eigentlichen Eventdurchführung, mit allen inhaltlichen und organisatorischen Ablaufthemen sowie der Abbauorganisation.

In der letzten Phase, der Nachbereitung, erfolgt die Endabrechnung und die Projekt-Auswertung. Wichtig sind natürlich auch die anschließenden Feedbackgespräche mit dem Kunden und mit den externen Partnern.

Eventmanager ist auch heute noch ein toller Beruf

In unserem Event-Markt ist viel in Bewegung. Aber genau deshalb macht dieser Beruf ja auch so viel Spaß. Ihr entwickelt euch fortlaufend weiter, lernt Kunden und Aufgaben unterschiedlichster Branchen kennen. Heute gilt es, ein Mitarbeiter-Incentive für ein Unternehmen der Chemiebranche zu entwickeln. Morgen sollt ihr eine Automotive-Roadshow für ein neues Modell umsetzen. Übermorgen kreiert ihr ein Firmenjubiläum. Viele Projekte laufen parallel und neue Anfragen müssen in kürzester Zeit beantwortet werden. Neugier und Lernbereitschaft sind eure ständigen Wegbegleiter in der Ausbildung zum Eventmanager wie auch in den folgenden Jahren. Ihr lernt Kunden mit unterschiedlichsten Bedürfnissen kennen, werdet manchen Blick hinter die Kulissen werfen können und daraus Einsichten gewinnen, die euch beim nächsten Projekt helfen.

Eventmanager zu sein bedeutet, sich permanent weiterzubilden, auch nach dem offiziellen Abschluss eurer Ausbildung. Dafür wird man mit spannenden Projekten und vielen Eindrücken im In- oder Ausland belohnt. Und es wird euch nie langweilig werden. Versprochen!

Fotos: STAGG & FRIENDS GMBH
Bildunterschrift: STAGG & FRIENDS setzt 2014 das GTE Global Training für Mercedes Benz um