Eventmanagement A-Z: 7 Praxis-Tipps für die Eventplanung

Was macht ein Firmenevent erfolgreich? Die Verbindung aus einem persönlichen, interaktiven Erlebnis und einem starken Markenbezug. Das macht ein Event für den Gast erlebenswert und für ein Unternehmen erfolgreich.

So die Theorie – doch wie wird ein Event auch in der Praxis zum Erfolg? Hier heißt es überlegen, planen und strukturieren. Die Vorarbeit und Planung ist entscheidend, um ein so komplexes Projekt, wie ein Event, zum Erfolg zu führen.

Das habe ich bei meinem Besuch eines der MasterClass Eventmarketing Seminare gelernt. Doch das war natürlich nicht alles. Unter anderem auch die folgenden sieben Tipps für die Planung und Umsetzung von Events.

1. Das Briefing – Zeit, Nerven & Geld sparen

Briefings sind eines der meist unterschätzten Bausteine einer Eventplanung. Dabei sparen sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Denn wenn jeder weiß, was das Ziel ist, worauf ihr hinaus wollt, wird das Event zielgerichteter, effektiver und am Ende günstiger. Das Briefing ist ein wichtiger Wegweiser für alle Beteiligten, und sorgt für einen effektiven Einsatz eures Budgets.

• Was gehört in jedes Briefing: Zielgruppe: Für wen? | Anlass: Was? | Ziele: Warum? | Zeitpunkt: Wann? | Destinantion & Location: Wo? | Budget: Wie viel? | Umfeld: Was noch? = Event-Konzept: Wie?

2. Dienstleistungspartner – weniger Branchenbücher, mehr Empfehlungen

Passende Dienstleistungspartner zu finden ist nicht leicht. Schließlich formen der Techniker, der Caterer und/oder die Event-Agentur den Erfolg des Events entscheidend mit.

• Doch ein Branchenbucheintrag oder eine Website sagt nicht immer viel bzw. etwas über die Realität aus. Fragt also auch nach Empfehlungen und Erfahrungen von Kollegen, schaut euch bei Rankings und Awards nach realisierten Projekten um. Schaut auch in der Fachpresse oder im Internet: wer fällt (positiv ;) auf? Und verlasst euch nicht alleine auf angegebene Referenzen.
• Noch ein Tipp: Knappes Budget? Sponsoren & Partner suchen!
  Wenn das Budget begrenzt ist oder die Qualität möglichst kostengünstig hochgeschraubt werden soll, kann man auch mal mit Partnern und Sponsoren arbeiten. Die Klassiker sind Getränkesponsoren, Give-Aways oder Shuttle-Services. Nur Vorsicht, schaut, dass es zu eurem Anlass und Event-Konzept passt, sonst zerstört ihr die Idee von innen heraus.

3. Nachhaltigkeit – was kann man sich & der Umwelt sparen?

Ein Event ist Ressourcenverschwendung – das kann man nicht anders sagen. Worauf wir aber alle achten können und sollten, ist den Schaden so gut es geht zu begrenzen. Mietmöbel nutzen oder Möbel einlagern, anstatt danach wegzuwerfen. Kein Wasser aus Bolivien servieren und regionale Produkte sowie recyclebare Materialien verwenden. Einfach mitdenken und auf das Nötigste reduzieren!

4. Location lieber ungewöhnlich

Eine außergewöhnliche und nicht zu teure Location zu finden, bedarf einer ausgiebigen Suche und manchmal ein wenig Kreativität.

• Es muss nicht immer etwas Großes und Bekanntes sein. Manchmal sind die eigenen Räume oder Hallen, die normalerweise für etwas ganz anderes genutzt werden, nicht nur günstiger, sondern auch aufsehenerregender.
• Daran denken: nicht alleine auf den Mietpreis gucken – wie hoch sind die Nebenkosten, gibt es hauseigenes Personal oder eine Cateringbindung? Kann man die Ausstattung so nutzen oder muss man etwas dazu liefern, mieten? Ist alles zeitlich verfügbar? Hat die Location eine gute Infrastruktur, ist sie gut erreichbar? Ist das Konzept dort realisierbar?
• Nachdem das Event-Konzept steht – nicht vergessen mit allen Gewerken einen Rundgang durch die gewählte Location zu machen! Ein absolutes Muss!

5. Künstler, Moderator & Hostess – einer überschätzt & der andere unterschätzt

• Künstler sind gängig und bequem – aber machen sie wirklich immer Sinn? Es geht nicht darum eure Gäste einfach zu bespaßen, sondern mit ihnen zu kommunizieren. Manchmal ist ein interaktives Highlight besser als ein Künstler oder Showact – der gegebenenfalls morgen bei der Konkurrenz auftritt. Zudem sind Metaphern wie Dynamik, Flexibilität und Co. schon ziemlich überstrapaziert.
• Gute und günstige Moderatoren sind wirklich schwer zu finden. Gibt es vielleicht Alternativen? Zum Beispiel einen talentierten Mitarbeiter oder einen Fachjournalisten, der sich mit dem Thema auch ohne langes Briefing auskennt?
• Hostessen werden häufig komplett unterschätzt. Das ist ein fataler Fehler! Sie sind die direkten Ansprechpartner für eure Gäste und euer erstes Aushängeschild. Kümmert euch im Vorfeld um sie, übt mit ihnen und bereitet sie sehr, sehr gut vor.

6. Trockenlauf – üben, üben, üben

Je besser alle Beteiligten die Abläufe kennen, desto weniger wird schief laufen. Regelmäßige Trockenläufe mit möglichst vielen Beteiligten helfen dabei. Versetzt euch dabei auch in verschiedene Rollen: „Gast kommt an und hat einen Trolley dabei“, „Hostess steht am Eingang und der erste Gast kommt“ usw. Teilt Verantwortlichkeiten und To Dos ein, plant auch für jede Position einen zweiten Mann/Frau ein, dessen Kenntnisstand sich überschneidet.

7. Nach dem Event – kontrollieren & verlängern

Ein Event ist schnell vorbei – im schlechtesten Fall auch schnell vergessen. Deswegen sollte man danach nicht nur abrechnen, sondern auch dokumentieren und die Wirkung verlängern.

• Sammelt alles was ihr habt und finden könnt: Videos, Presse-Berichte, E-Mails, Zitate. Erinnert mit kleinen Gesten an das Event, schreibt ein persönliches Dankeschön-Schreiben und verschickt ausgewählte Bilder oder Give-Aways.
• Habt ihr vorher konkrete Ziele festgelegt, könnt und solltet ihr auch den Erfolg messen! Die einfachste Methode ist ein Fragebogen. Geht natürlich auch wissenschaftlich fundierter, dann aber meist auch etwas teurer.

Natürlich gibt es bei der Planung und Durchführung von Events noch viel mehr nützliche Praxis-Tipps und wissenswerte Hinweise – was so einen Artikel jedoch sprengen würde. Die MasterClass Seminare kann ich euch nicht nur absolut empfehlen – dort gibt es auch eine Fülle weiterer konkreter & individueller Praxis-Tipps von langjährig erfahrenen Eventlern.

Bilder: markusspiske/photocase, complize/photocase