Event App im Test: T:BKonferenz – für mehrere Events, mit CMS & hohem Datenschutz-Anspruch

Event Apps für Veranstaltungen, Messen und Konferenzen sind derzeit ein spannendes, jedoch auch nicht ganz leichtes Thema. Neben grundsätzlichen konzeptionellen Fragen, ob man für sein Event eine Mobile App braucht, welchen Mehrwert das für die Teilnehmer haben soll, stellt sich zwangsläufig die fast noch schwierigere Frage nach dem richtigen App Anbieter. Wem besonders wichtig ist, dass eine Event App ein Content Management System hat und man alle Inhalte selbst pflegen kann, die Integration mehrerer Events in einer App möglich ist und Datenschutz groß geschrieben wird, der sollte sich die T:BKonferenz Event App mal näher anschauen.

Nachdem wir kürzlich bereits eine Event App getestet haben, folgt nun eine weitere Event App aus dem Hause Trippe Beratung. Der Software Berater aus der Nähe von Köln hat die Event App namens T:BKonferenz ursprünglich vor zwei Jahren für ein eigenes Event entwickelt. Nachdem die App bei der eigenen Veranstaltung Anklang gefunden und man viel Praxiserfahrungen gesammelt hat, gibt es die App auch für externe Veranstalter. Unter anderem amiando und Colada Services haben schon auf diese App zurück gegriffen.

Event App mit Datenschutz-Philosophie

Den Entwicklern der T:BKonferenz App liegt das Datenschutz-Thema sichtlich am Herzen – was wir sehr begrüßen und was man in der App deutlich wiederfindet! Hier stößt man als erstes auf eine separate Seite speziell mit Datenschutz- & Nutzerhinweisen. Veranstalter fassen hier u.a. zusammen, welche Daten erhoben werden, was damit gemacht wird und wo man seine Daten löschen lassen kann. Das sorgt nicht nur dafür, dass Veranstalter sich damit auseinander setzen, sondern auch transparent zeigen, was mit den Kundendaten passiert.

Networking – mit individuellen Datenschutzoptionen

Auch bei den internen Funktionen hat man diese Datenschutz-Philosophie weiter gedacht. Unter anderem im Menüpunkt Teilnehmer. Dort werden Teilnehmer eines Events oder einer Ausstellung angezeigt. Ob man jedoch in dem Teilnehmerverzeichnis überhaupt erscheint und welche Daten angezeigt werden (Foto, Email, Adresse, Telefon etc.) entscheidet und pflegt man als App Nutzer selbst.

Auch wenn man z.B. seine Kontaktdaten nicht öffentlich angeben möchte, besteht trotzdem die Möglichkeit des Networkings und der Weitergabe seiner Kontaktdaten. Entweder kann man sich über einen Chat austauschen oder Kontaktdaten anderer einzeln anfragen. Hier bedarf es jedoch einer persönlichen und individuellen Zustimmung. So gibt der Veranstalter nicht einfach Daten weiter und die Teilnehmer können selbst entscheiden, wem sie Daten freigeben und wem nicht. I like! :)

In diesem Bereich der Kontaktdatenweitergabe gibt es noch eine weitere sehr schöne und gut weitergedachte Funktion. Wer nämlich nicht im Teilnehmerverzeichnis stehen möchte, aber trotzdem gerne jemandem persönlich seine Kontaktdaten geben möchte, kann seine Daten auf dem Handy als QR Code anzeigen lassen. Der andere Teilnehmer kann die Daten des QR Codes mit einem integrierten Scanner übernehmen.

Ich persönlich finde, dass die T:BKonferenz App schön zeigt, dass man Interaktion, Networking und Datenschutz durchaus und gut vereinbaren kann!

Partnern & Aussteller

Schnelle und unkomplizierte Kontaktmöglichkeiten wurden u.a. auch bei der Darstellung der Partner und Aussteller bedacht. Jede eingetragene Firma kann man direkt kontaktieren, um z.B. einen Termin zu vereinbaren. Dieser Kontakt läuft aber sinnvollerweise dann über die regulären Emailadressen & -clients ab und nicht über die App. Schließlich möchte man mit diesem Kontakt vielleicht über das Event hinaus in Kontakt bleiben – und nicht dass Nachrichten nach dem Löschen der App verloren gehen.

Gleiches gilt auch für das Download-Feature von u.a. Vortragsmaterialien. Wenn man den Download anklickt, erhält man eine Email mit einem Downloadlink. So kann man nach dem Event in Ruhe seine Emails und die Materialien im Büro durchschauen – denn was soll ich damit auf dem Handy?!

Mehrere Events in einer App

Sehr interessant könnte die Event App auch für Veranstalter sein, die mehrere Events im Jahr veranstalten. Denn eine installierte T:BKonferenz App ermöglicht die Integration mehrerer Veranstaltungen. Jeder Nutzer kann mithilfe eines Codes die Inhalte verschiedener Events einsehen und nutzen. Besonders praktisch für Mitarbeiterevents oder regelmäßig wiederkehrende Gäste – denn sie benötigen nur eine App für alle Events.

Personalisierung

Praktisch sind auch die Personalisierungsmöglichkeiten der App. Neben dem Kontaktdatenmanagement kann man Agendapunkte, Aussteller, Referenten, Teilnehmer favorisieren und in den jeweiligen Menüpunkten angezeigt werden. So lässt sich das Networking und Tagesprogramm ein wenig nach den eigenen Interessen strukturieren.
Wenn man als Veranstalter noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann man bei der Anmeldung zum Event einzelne Interessen oder Favoriten abfragen, z.B. welche Vorträge oder Aussteller am meisten interessieren. Diese Angaben können bei der Registrierung individuell übergeben werden – sprich, wenn der Teilnehmer die App nutzt und sich einloggt, hat er seine bei der Anmeldung favorisierten Angaben bereits in der App.

Kommunikation – auch vor und nach dem Event

Die App eignet sich nicht nur als Networking- und Info-Tool während einer Veranstaltung, sondern auch vor und nach dem Event. Denn in der App gibt es einen öffentlichen News Bereich, der ein wenig so funktioniert, wie eine Twitter Wall. Dort können sowohl Teilnehmer als auch der Veranstalter News und Nachrichten, die für alle sichtbar sind, platzieren. Hierüber kann man die Teilnehmer auch vor und nach dem Event über Neuigkeiten und Änderungen auf dem Laufenden halten – sofern sie nochmal oder regelmäßig in die App schauen :)

Content Management System – eigenständige Pflege aller Inhalte

Für alle Veranstalter, denen es wichtig ist autark über die Inhalte der App zu entscheiden und sie auch jederzeit ändern zu können, gibt es ein umfangreiches Content Management System (CMS) hinter der App. Das bedeutet, dass alle Inhalte komplett selbst und durchgehend gepflegt werden können! Änderungen werden umgehend in die App übernommen. Es geht sogar soweit, dass man Referenten oder Ausstellern einen separaten Zugang zum CMS geben kann, und sie ihre Infos und Daten in der App selbst einpflegen können.

Dieses Feature bietet Veranstaltern sehr viel Handlungsfreiheit und Flexibilität. Jedoch muss man sich auch bewusst sein, dass der Erfolg der App von der Qualität und dem Umfang der eingepflegten Inhalte – sprich vom Veranstalter selbst – abhängt! Jedoch bietet der Anbieter hier optional auch Unterstützung an.

Durchdachte Details

Was mir persönlich gut an der App gefällt ist, dass kleine Details bis zu Ende gedacht wurden. Ein Beispiel dafür ist die bereits erwähnte QR Code Funktion, über die man Kontaktdaten weitergeben kann. Ähnlich gut finde ich die Möglichkeit beim Anlegen seiner „Visitenkarte“ für den Teilnehmerbereich ein Foto direkt über die App und das Handy machen zu können. Simpel, aber in dem Moment einfach total praktisch und unkompliziert.

Weitere interessante Funktionen sind u.a. Bewertungen, Statistiken im CMS, die Einbindung von Links, das Teilen über Social Media, Branding und auch Banner einzubauen sowie Lagepläne einzubinden. Alle Funktionen findest Du auf der » T:BKonferenz Website.

Fazit

Insgesamt hat die T:BKonferenz App einen guten Eindruck hinterlassen. Eine umfangreiche Event App mit vielen und durchdachten Funktionen. Die Bedienung ist insgesamt einfach und selbsterklärend, auch wenn man sich als Teilnehmer erst mal einen Überblick verschaffen muss. Als Veranstalter tut man das durch das CMS sowieso, denke ich.

Natürlich ist die App aufgrund der vielen Features etwas komplexer als Apps, die sich auf die absoluten Basics konzentrieren. Doch gerade für B2B Events oder Konferenzen, bei denen man sowohl den Teilnehmern als auch den Partnern und Ausstellern mehr bieten möchte und ein eher sachliches Design bevorzugt, ist die App eine gute Option.

Die App gibt es als native App für iOS und Android und als Webversion auf HTML 5 Basis (nur online nutzbar). Jedoch sieht sie je nach Endgerät etwas anders aus, was ich etwas schade finde – wobei es als Anpassung an die jeweiligen Systeme gedacht ist. Die App ist auch nicht speziell auf Tablets oder iPads ausgelegt, dort kann man sie im Handyformat oder gleich einfach die HTML 5 Version nutzen.

Die HTML 5 Version hat mehrere Vorteile. Zum einen kann man direkt über einen Browser in die App einsteigen, und sich somit die App Stores und die jeweiligen Zugriffe auf die eigenen Daten sparen. Zum anderen kann man die App am PC öffnen und seinen Besuch im größeren Format vorbereiten – sprich Termine und Kontakte anfragen, Vorträge favorisieren etc. So etwas ist am PC doch etwas bequemer als auf einem kleinen Handydisplay. Auf dem Event kann man dann wieder die App mit allen Eingaben, Kontakten und Favoriten über das Smartphone nutzen.

Insgesamt empfehlenswert und einen näheren Blick wert!

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