Event-Analyse: Frage Event-Teilnehmer niemals, was sie sich wünschen!

Was wünschen sich die Teilnehmer einer Veranstaltung? Was möchte der Kunde eigentlich? Zu wissen, was Menschen wirklich möchten bzw. was sie eigentlich benötigen, um ein Ziel zu erreichen oder eine Situation zu verbessern, ist essentiell für ein gutes Eventkonzept. Doch das ist trotz Zielvorgaben oder Wunschäußerungen nicht immer klar.

Denn Menschen wissen manchmal gar nicht, was sie tatsächlich „möchten“. Oder besser gesagt, sie wissen manchmal nicht, was tatsächlich die beste Lösung für ihren individuellen Fall ist. Das ist auch nicht schlimm. Das ist normal. Wir alle sind schließlich ein bisschen „betriebsblind“ in unserem täglichen Umfeld und Fachbereich. Unsere individuellen Erfahrungen, das Umfeld, eigene Meinungen und Sichtweisen prägen auch unsere Wünsche und Ideen. Wenn wir also fragen, was jemand möchte, erhalten wir seine Meinung als Antwort – und nicht unbedingt die sinnvollste Lösung.

Demnach ist es nicht immer ratsam Event-Teilnehmer oder Kunden einfach direkt zu fragen, was sie möchten. Auch geäußerte Ziele in Briefings oder Wünsche von Teilnehmern dürfen im Rahmen einer guten Beratungsleistung behutsam hinterfragt werden.

Ein Artikel zum Thema User Research beschäftigt sich genau mit dieser Problematik. Dort geht es z.B. um den Workflow, der mit einem neuen Tool optimiert werden soll. Das ist ein anderer Bereich, aber ich denke, dass man den Ansatz abgewandelt auch in unserer Branche anwenden kann.

Anstatt direkt zu fragen „Was möchtest Du? Was sollen wir für euch gestalten?“, werden dort folgende Fragen empfohlen:

Was versuchst Du zu schaffen/erreichen? (Kontext erfassen)
Wie machst du das aktuell? (aktuelle Situation analysieren)
Was könnte besser daran sein? (Handlungsoptionen finden)

Diese Fragen müssen natürlich auf den Einzelfall und unsere Branche ausgerichtet werden. Sie lassen in unseren eher vagen Begrifflichkeiten aber auch viel Spielraum für subjektive und wertende Lösungsansätze.
Auf die Frage, was man erreichen möchte, könnte kommen, dass man seine Mitarbeiter mit einem Event motivieren möchte. Die Frage ist nur, mangelt es den Mitarbeitern tatsächlich an Motivation? Und ist ein Event in dem Fall tatsächlich das richtige Mittel?
Ziel ist es, dem Gesprächspartner etwas möglichst objektives und wertfreies ohne Lösungsansatz zu entlocken. Zum Beispiel „Ich möchte etwas für das Klima oder die Zusammenarbeit meiner Mitarbeiter tun“.

Im nächsten Schritt muss man dann tiefer graben. Dabei kann eine Warum-Schleife helfen, um möglichst viel über die Details und Hintergründe zu erfahren. Ein Beispiel:

Was möchtest Du als Veranstalter erreichen?

Das Klima unter den Mitarbeitern verbessern.

Warum?

Weil die Stimmung und Abläufe aktuell nicht so gut sind.

Warum?

Weil wir viel verändern möchten und nicht jeder das gut findet.

Warum?

Weil wir viele neue, aber auch alteingesessene Mitarbeiter haben.

u.s.w.

Oder bei Event-Teilnehemern:

Was möchtest Du als Teilnehmer mit dem Event erreichen?

Mehr Fachwissen sammeln.

Warum?

Weil es schwer ist, an Fachwissen zu kommen.

Warum?

Weil kein Austausch stattfindet.

Warum?

Weil die Konkurrenz untereinander sehr groß ist.

u.s.w.

Auf diese Weise kann man sehr viel über die Hintergründe erfahren. Es können aber auch Probleme bzw. Wissenslücken sichtbar werden, wenn der Gesprächspartner z.B. auf die Frage „Warum findet kein Austausch statt“ oder „Warum ist die Stimmung gerade schlecht?“ keine Antwort weiß. In dem Fall wären weitere Analysen wichtig.
Solche Interviews sollten idealerweise immer auf beiden Seiten stattfinden – also Auftraggeber bzw. Veranstalter und Teilnehmer. Schließlich hat die Marketing-Abteilung oder Chefetage nicht selten eine andere Sichtweise oder Zielausrichtung als Mitarbeiter, Kunden oder Partner. Dabei muss man auch nicht sehr viele Personen befragen, sondern vielmehr mit einer kleinen aber gezielt ausgesuchten Gruppe ins Detail gehen.

Die Voraussetzung ist natürlich, dass das Gegenüber gesprächsbereit ist und sich einem solchen Prozess öffnet bzw. auch tatsächlich gut beraten kann und will. Das ist sicherlich nicht immer gegeben.

Aus Sicht eines Auftraggebers sollte man das auch nicht missverstehen oder sich in seiner Kompetenz beschnitten fühlen! Die Fachkompetenz des Auftraggebers besteht ja schließlich in der Kenntnis der eigenen Branche oder des Betriebs. Zudem ist jede Möglichkeit, in der jemand Außenstehendes eine Situation aus einer anderen Perspektive betrachtet, äußerst wertvoll und gewinnbringend! Das sollte man nicht ablehnen, sondern von einer guten Kreativ-Agentur vielmehr einfordern. Also im nächsten Briefing einfach mal so neutral wie möglich die Sachlage beschreiben, keine Lösungsansätze ansprechen und schauen, welche Ideen euch präsentiert werden!