Im Rahmen von digitalen Events oder Konferenzen beschäftigen uns Themen wie die Art der Interaktion, die Erzeugung von Emotionen oder eine fesselnde Dramaturgie. Doch ebenso genau sollte man beim Thema Datenschutz hinschauen. Schließlich werden bei einer Videokonferenz oder ähnlichen interaktiven Formaten personenbezogene Daten der TeilnehmerInnen verarbeitet – und diese sind nicht zuletzt seit DS-GVO gesetztlich geschützt.
Das bedeutet:
Der für die Durchführung der Videokonferenz Verantwortliche ist verpflichtet zu prüfen, inwieweit er zur Verarbeitung befugt ist. Dabei hat er insbesondere den Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten. Deshalb muss er prüfen, inwieweit die mit dem konkreten Einsatz des Konferenzsystems verbundene Datenverarbeitungdurch die Auswahl der eingesetzten Systeme sowie durch technische und organisatorische Maßnahmen auf das zur Zweckerreichung Erforderliche begrenzt werden kann. Soweit er Tools eines Anbieters verwendet, muss er die daten-schutzrechtliche Beziehung zu diesem klären. Er hat auch dann darauf zu achten, dass die zum Schutz der jeweiligen Daten erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen werden. Ferner hat er über die Datenverarbeitung in der gebotenen Form zu informieren.
(Auszug aus der Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme)
Das klingt nicht gerade nach Spaß. Aber noch weniger möchte man in die Situation geraten, dass AuftrageberInnen oder TeilnehmerInnen im Nachhinein Datenschutz-Vergehen entdecken oder bemängeln! Aber was genau muss man als VeranstalterIn alles machen?
Orientierungshilfe & Checkliste für Datenschutz bei Videokonferenzen und digitalen Events
Eine Unterstützung bietet die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder. Sie hat eine Orientierungshilfe und Checkliste herausgegeben, die die rechtlichen und technischen Anforderungen an Videokonferenzen zusammenfassen. Auch wenn man nicht die alleinige Verantwortung dafür trägt, so ist es trotzdem sinnvoll grob informiert zu sein.
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