seera by coladaservices: Wie sich das Teilnehmermanagement – und mit ihm eine Firma – verändert

Coladaservices bieten bereits seit 2001 Teilnehmermanagement für Veranstaltungen an. Damit gehören sie zu den alten und erfahrenen Hasen in diesem Bereich. In den letzten Jahren wurde jedoch besonders deutlich, wie rasant sich dieser Bereich entwickelt. Der Anstoß für coladaservices fundamentale Änderungen anzugehen und umzusetzen. Die offensichtlichste Neuerung ist die neue Marke seera von coladaservices! Aber es hat sich auch sonst viel getan – intern sowie beim Teilnehmermanagement-Angebot. Der neue Geschäftsführer Skender Kajoshaj erzählt uns von dem Veränderungsprozess und den Entwicklungen des Teilnehmermanagements seit der Gründung.

Skender Kajoshaj ​ist vor 20 Jahren nach Deutschland gekommen und war anfangs in der Spieleentwicklung tätig. 2006 ist er zu coladaservices gestoßen und hat seitdem mit Hunderten von Event Managern zusammengearbeitet. Seit ungefähr drei Jahren leitet er das Tagesgeschäft und seit 2017 ist er Geschäftsführer.

coladaservices gibt es bereits seit 2001. In der letzten Zeit gab es jedoch ein paar Änderungen. Was hat sich getan?

Skender Kajoshaj: Bei uns gab es in letzter Zeit zwei wesentliche Änderungen: Zum einen mussten wir einen Nachfolger für den Geschäftsführer finden, der aus Altersgründen aufhören wollte und zum Anderen mussten wir uns beim Produkt wieder einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten.

Die Suche nach einer Nachfolge war auch eine interessante Erfahrung. Am Anfang dachten wir, dass man A einfach durch B ersetzen kann. Das ging aber gründlich schief und so haben wir uns für eine Teamvariante entschlossen – wir sind jetzt mehr Leute und das Team ist jünger geworden. Der Spaß an der Arbeit und die Geschäftsentwicklung geben uns recht. Auch im Außenauftritt stellen wir uns gerade von coladaservices auf seera.de um.

Was war der Grund für die Änderungen bei der Software?

S.K.: Web-Technologien entwickeln sich rasend schnell und die Anforderungen für eine moderne, mobile, cloud-basierte Software steigen entsprechend. Dafür braucht man andere Technik und Leute mit anderer Qualifikation als noch vor 5 Jahren.

Wie hat sich das Teilnehmermanagement in der Eventbranche seit 2001 bis heute entwickelt?

S.K.: Wir sind 10 Jahre lang mit Software von Drittanbietern ganz gut über die Runden gekommen. Teilnehmermanagement war hauptsächlich Teilnehmerlogistik und insgesamt eine langweilige Angelegenheit.

Doch mit Webseiten und Anmeldeformularen ist es heute nicht mehr getan. Während der Registrierung werden Hotelkontingente geprüft, Abfragen an Fluginformationsdienste gestellt und Daten aus CRM Systemen gezogen – alles ist vernetzt und läuft in Echtzeit.

Heute wollen die Event-Manager auch Unterstützung bei der Vermarktung der Veranstaltung, die Einbindung von Social Media und Rich Media und sie wollen eine schicke Event-App, mit der sie vor den Teilnehmern und Auftraggebern „glänzen“ können.

Was ist Eventlern beim Teilnehmermanagement heute am wichtigsten?

S.K.: Es darf kein potentieller Teilnehmer verloren gehen, nur weil er die Einladung unterwegs erhält. Daher müssen Einladungen und Event-Informationen auf die momentane Situation des Teilnehmers eingehen: Unterwegs muss er mit einem Klick Zu- oder Absagen können und im Büro kann er dann in Ruhe seine Workshops wählen oder seine Reisedaten eingeben.

Das Teilnehmermanagement endet nicht mehr mit der Anmeldung, sondern wird weiter genutzt für die eigentliche Veranstaltung. Das beginnt mit einem immer aktuellen Reiseplan des Teilnehmers, dem Check-In per QR-Code, einer personalisierten Agenda bis hin zu Live-Polling und Surveys. Unsere Event-App ist Teil der Event-Vermarktung.

Wie und für welche Anlässe werden eure Tools heute eingesetzt?

S.K.: Teilnehmermanagement ist ein weites Feld: Wir betreuen Anmeldungen für Küchenstudios in Hongkong und zugleich organisieren wir 1:1 Meeting zwischen Investoren und Unternehmern einer Münchner Großbank. Wir laden mal 2.000 Mitarbeiter und Kunden auf ein Betriebsfest ein und dann wieder eine handverlesene Gruppe für ein SideEvent auf dem World Economic Forum. Mal geht es nur um eine Rückmeldung, mal hängt die gesamte Reise- und Hotelplanung an der Buchung. Ein weites Feld.

Und dann gibt es natürlich noch die Vorlieben der Organisatoren: Es gibt die erfahrenen Event ManagerInnen, die genau wissen, wie es läuft und was sie wollen und am anderen Ende des Spektrums die Praktikanten und Vorstands-Assistenten, die das zum ersten Mal machen. Das ist sehr abwechslungsreich.

Danke für den Einblick!

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