Die Buchung internationaler Künstler für Events verlangt Feingefühl & Erfahrung – Tipps von Stefan Lohmann

Internationale Musiker, Künstler oder Stars sind bei Events gern gesehene Gäste. Doch hier eine zur Veranstaltung passende Auswahl zu treffen, einen Künstler zu kontaktieren und zu buchen ist keine Aufgabe für unerfahrene Mitarbeiter! Wenn man sich nicht auskennt, kann es schnell teuer und imageschädigend werden, so Stefan Lohmann. Er ist seit über 10 Jahren als Talent Buyer und Einkäufer von Live Entertainment für Veranstalter und Eventagenturen tätig. Seine Erfahrungen und Tipps zur Suche und Buchung von Stars für Events, hat er uns in einem Interview verraten.

Interview mit Stefan Lohmann: Warum die Buchung internationaler Künstler und Stars Professionalität bedarf

Die Buchung von Künstlern erscheint vielen als keine große Herausforderung. Ist das so?

Stefan Lohmann: Viele Veranstalter wickeln die Buchung von Künstlern ab, wie den Einkauf einer beliebigen Ware. Ich warne jedoch davor, unerfahrenes Personal mit der Buchung international bekannter Künstler zu beauftragen. Das wird teuer! Ich habe viele Jahre lang Künstler exklusiv vertreten und als Künstlervermittler weltweit gearbeitet, und wenn man Anfragen von Auszubildenden bekommt mit der Vorstellung, „Bon Jovi müsste doch froh sein, bei uns auftreten zu dürfen“, dann muss sich die Agentur darüber klar sein, dass die Außenwirkung entsprechend ist. Wer ernst genommen werden und einen Imageschaden vermeiden möchte, muss professioneller vorgehen.

Und wie sollte man vorgehen? Was ist bei der Buchung von Künstlern wichtig?

Stefan: Die Buchung wirklicher Stars verlangt Fingerspitzengefühl und Erfahrung. Ihre lapidare Reaktion auf eine Anfrage besteht oft nur in der knappen Aufforderung: „Mach mir ein Angebot!“. Unsicherheiten des potenziellen Auftraggebers bei Terminfragen und Budget interessieren die Vertreter der Stars naturgemäß nicht. Hier helfen langjährig gepflegte Kontakte und eine höheres Einkaufsvolumen, also regelmäßige Künstlerbuchungen enorm.

Auch die Auswahl der wirklich passenden Künstler zur jeweiligen Veranstaltung ist wichtig. Nur weil die Kinder eines Vorstandsvorsitzenden sich die eine coole Band wünschen, passt der Künstler noch lange nicht zur Veranstaltung. Manche Independent-Musiker geben sich zum Beispiel sehr exzentrisch und antimaterialistisch, was vielleicht nicht unbedingt zu einem Event für Bankmanager passt. Und nur weil ein Entscheider den vorgeschlagenen Künstler nicht kennt, heißt das noch lange nicht, dass dieser Künstler nicht der passende Act ist. Die genaue Kenntnis des Marktes und der jeweiligen Künstler spielt daher eine wichtige Rolle.

Am Ende geht es auch immer um einen Ausgleich zwischen den Interessen des buchenden Unternehmens und denen des Künstlers immer im Dienste einer optimalen Veranstaltung.

Wie schwer oder leicht ist es eigentlich, internationale Stars für ein Firmen-Event zu gewinnen?

Stefan: Grundsätzlich sind die Chancen, Musiker wie Joe Cocker, Nelly Furtado oder Mike & The Mechanics für einen Auftritt bei einem Unternehmens-Event zu gewinnen, sehr unterschiedlich. Manche Bands sind beispielsweise bereit, während einer Tournee einen Auftritt bei einem Event einzuschieben. Andere lehnen dies grundsätzlich ab. Auch die Firma sollte sich überlegen, ob sie sich dem Risiko einer Tourverlegung aussetzt, so dass damit auch der Auftritt bei der Firmenveranstaltung vielleicht nicht mehr möglich ist.

Aber nicht jeder Künstler macht jede Art von Veranstaltung – da spielt dann auch das Budget keine Rolle. Aber dafür braucht man natürlich einen Einblick in die Branche. Ein Spezialist kann eine sinnvolle Vorauswahl an Künstlern treffen, die wirklich zur Veranstaltung passen. Allein dadurch kann man Zeit und Geld zu sparen.

Gerade bei Stars steht man als Agentur zwischen den Stühlen. Man möchte oder muss es dem Künstler recht machen, aber dem Kunden natürlich ebenso. Hast Du Tipps, wie man sich am besten verhält, um sich Stress und Probleme zu sparen?

Stefan: Es kommt natürlich auch auf die Persönlichkeit des Künstlers an. Manche sind ganz einfach und umgänglich, manche wollen dagegen die Garderobe in einer bestimmten Farbe, manche lassen sich schwer in eine Gesamtproduktion einbinden, manche bringen sogar eigene kreative Ideen ins Konzept mit ein. Es geht darum, einerseits Verständnis für die Situation des Künstlers aufzubringen, ohne andererseits das Projekt insgesamt zu vernachlässigen oder zu gefährden. Große Produktionen sind an streng vorgegebene Zeitabläufe gebunden, an die sich auch der Künstler halten muss. Allerdings muss der Ablauf auch sinnvoll geplant werden. Es lohnt sich darauf zu achten, dass es dem Künstler gut geht und er sich auf seinen Auftritt bestmöglich vorbereiten kann. Nur dann bekommt man auch eine sehr gute Show geboten. Künstler sind keine Maschinen, zum Glück!

Gibt es noch andere Dinge, an die man als buchende Agentur denken sollte?

Stefan: Wer einen Künstler buchen will, muss auch einige rechtliche Besonderheiten beachten: Welche Beiträge zur Künstlersozialkasse (KSK) sind beispielsweise zu entrichten? Wann fällt die sogenannte „Ausländersteuer“ an? Auch die Koordination der „Gewerke“ rund um den Auftritt des Künstlers ist durchaus komplex und umfasst etwa Technik, Shuttleservice, Personenschützer und die Betreuung der Presse.

Du bist Talent Buyer bzw. Einkäufer von Live Entertainment. Eine Bezeichnung, die nicht vielen wirklich etwas sagt. Was bietest Du an und was unterscheidet Dich von Künstlervermittlern und Künstleragenturen?

Stefan: Im Gegensatz zu Künstlervermittlern trete ich als Talent Buyer nicht als eigenständiger Händler auf, der die Leistung des Künstlers einkauft und mit einer eigenen Marge wieder verkauft. Vielmehr kaufe ich im Namen meiner Kunden die Künstler beziehungsweise Produktionen ein.

Von Künstleragenten bzw. Managern unterscheidet mich wiederum, dass ich unabhängig vom Künstler bin und die Interessen der Eventagentur beziehungsweise des Veranstalters vertrete.

Ich sehe es als meine Aufgabe an, den Markt für meine Klienten zu beobachten, Kontakte intensiv zu pflegen und zu wissen, wer gerade mit wem zusammenarbeitet oder vielleicht zurzeit auf Tour ist. Auch das Entdecken von neuen Künstlern und das Sichten von neuen Produktionen gehört zu meinen Aufgaben.

Event-Budgets sind heute ja immer „knapp“. Inwiefern lohnt es sich da noch einen Talent Buyer dazwischen zu schalten?

Stefan: Meine Konditionen sind transparent und fair und in der Regel spare ich meinen Kunden sogar Geld ein. Durch den erhöhten Kostendruck und die schmelzenden Gesamtbudgets ist es für meine Kunden entscheidend, mit dem wirklich Zuständigen die Verträge abzuschließen, die Verhandlungen in erfahrene Hände zu geben und die bestmöglichen Konditionen zu erzielen.

Bei der Beziehung zu meinen Kunden geht es mir vor allem auch um Vertrauen und die damit verbundene Transparenz – denn Künstlerbooking ist Vertrauenssache. Der Kunde erhält Einsicht in die Kosten und einen verlässlichen Partner an seiner Seite, mit dem er offen reden kann. Ich verhandle die Verträge und Gagen für meine Kunden. Die Verträge werden dann vom Kunden selbst unterschrieben.

Führende Event Agenturen haben mir dieses Vertrauen bereits entgegengebracht. So konnten wir bereits jetzt schon zur größten unabhängigen Einkaufgemeinschaft heranwachsen und eine Vielzahl an wunderbaren Veranstaltungen für Premium Telekommunkationsanbieter, Autohersteller, Finanzdienstleister, Software Anbieter, Getränkehersteller, Awards, Kulturfestivals und Titelboxkämpfe umsetzen. Mein Ziel ist es, mit meinen Kunden langfristig zusammenzuarbeiten und Veranstaltungen über Jahre zu begleiten.

Danke für das Interview und die Tipps!

Kundenstimmen:

Andreas Fuhrmeister Geschäftsführer der Agentur Friends Event: „Um für unsere Kunden ein professionelles Booking gewährleisten zu können, ist die Arbeit des Talent Buyers für uns an vielen Stellen hilfreich. Er arbeitet immer auf unserer Seite und ist nicht wie ein Label, ein Künstlervermittler oder ein einzelner Manager daran interessiert möglichst seine eigenen Produkte zu verkaufen. Durch seine weitreichenden Kontakte besteht oftmals die Möglichkeit außergewöhnliche Projekte mit Künstlern zu realisieren, die wir als Eventagentur evtl. gar nicht oder mit nur einem unverhältnismäßig großem personellen Aufwand durchführen könnten.“

Stefan Schulze-Hausmann – Journalist und Produzent des deutschen Nachhaltigkeitspreises, Inhaber der Agentur Coment: „Die Stiftung Deutscher Nachhaltigkeitspreis e.V. hat 2014 das erste Mal mit Stefan Lohmann gearbeitet. Mit bestem Erfolg. Herr Lohmann hat sich auf das komplexe Konzept unserer Produktion (Nachhaltigkeitsengagement der Künstler/Ehrenpreisträgerschaft/Performance) eingelassen, attraktive Vorschläge unterbreitet – und dann mit Nelly Furtado einen Weltstar für uns gewinnen können, der in jeder Weise in unser Konzept passt. Von uns aus kann das der Beginn einer längerfristigen Kooperation sein.“