7 Erfolgsfaktoren für das Kongress-Management

Ein Kongress – das ist 52 Wochen Arbeit, und nach 3 Tagen ist alles vorbei. Bestimmt kennst Du das: Monatelang hast Du auf Deine Veranstaltung hingearbeitet, jedes kleinste Detail geplant und für alle Eventualitäten einen Plan B entwickelt – und dann das: Eine halbe Stunde vor der Konferenz liegen noch fast alle Namensschilder am Check-in.

Natürlich willst Du frühzeitig größtmögliche Sicherheit, dass Dein Kongress ein Erfolg wird. Daher nachfolgend einige Tipps, damit die Punktlandung klappt.

Ohne Intensiv-Kommunikation geht es nicht

Der wichtigste Erfolgsfaktor, den Du vor Deinem Event beeinflussen kannst, ist die Kommunikation. Und zwar eine nach allen Seiten hin offene Kommunikation. Stelle Dich ernsthaft und interessiert dem Dialog mit Deinen Zielgruppen. Ernsthaft, weil Du Anfragen sofort beantwortest. Interessiert, weil Du ganz genau wissen möchtest, welche Themen Deine Zielgruppen beschäftigen und wie Du mit Deinen Themen ankommst. Bei erfolgreicher Kommunikation darf es niemals (nur) um den platten Abverkauf Deiner Veranstaltung gehen.

Ein guter Dialog zeichnet sich durch Kontinuität und Substanz aus. Bleibe also vor, während und nach dem Event immer im Kontakt mit Deiner Zielgruppe (und nicht nur zum Frühbucherschluss!). Biete immer etwas Neues: Nicht nur Nachrichten rund um den Kongress (z.B. dass Du es endlich geschafft hast, Sir Richard Branson zum Kongress zu holen oder dass das Konferenz-Yoga kostenlos ist). Sondern auch Branchen-News, Tipps, Personalien, Karrierechancen und Unterhaltung. Informationen also, die Deinen Zielgruppen beruflich einen Nutzen oder einfach „nur“ reines Lesevergnügen bieten.

Was die Kongress-Website leisten sollte

Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation ist die gut gemachte Website. Sie ist Dein wichtigstes Marketingmittel. Hier ist schon lange vor dem Event einiges los: Dein Team kündigt das Neueste zu Programm und Referenten an, baut die Spannung bis zum Kongressbeginn auf und platziert zudem wichtige Nachrichten aus der Branche. Tweets und Einträge auf Facebook oder YouTube werden als Streams auf die Website geleitet.

Teilnehmer können Videos vom letztjährigen Kongress betrachten, die Dokumentation abrufen oder den elektronischen Newsletter abonnieren. Sie können Themen- oder Referentenwünsche äußern, Referenten vorschlagen und sich mit einem bequemen und transparenten Onlineverfahren anmelden. In einigen Fällen können über die Website Live-Videobilder von der Konferenz übertragen werden, um auch entfernten Zielgruppen eine kostengünstige virtuelle Teilnahme zu ermöglichen. Ziel ist es, schon lange vor der Veranstaltung eine gut informierte und positiv eingenommene Community zu bilden.

Wieso Social Media?

Die Flankierung durch Social Media bietet hier einige Vorteile. Du erreichst potenziell eine weitaus höhere Reichweite durch die zusätzlichen Kanäle. Du kannst lockerer kommunizieren und andere Inhalte posten als auf einer „seriöseren“ Website. Du baust persönliche Freundschaften auf und bindest Teilnehmer. Aber nutze diese Kanäle nur, wenn sie zu Deinen Zielgruppen passen. Und wenn Du bereit bist, sie konsequent zu pflegen. Bitte beachten: Es kommt nicht gut an, wenn Du dauernd Werbung postest, andere wichtige Branchenevents ignorierst oder Wettbewerbsveranstaltungen schmähst.

Wieso die zusätzliche Kommunikations-Arbeit? Kommunikation macht Arbeit. Aber Du kriegst auch immer etwas zurück: z.B. eine Community, die den Kongress zu ihrem eigenen Anliegen macht. Und wertvolles Feedback zu gewünschten Themen, Formaten, Referenten etc. Das ist angewandte Marktforschung, die Du frühzeitig in Deinen Kongress-Planungen berücksichtigen kannst. Schon viele Innovationen wie Breakout Sessions, Networking-Tickets, Votings oder Pitches sind so entstanden. Wichtig: Wenn Du Dein Publikum dazu aufrufst, Wünsche zu äußern, dann setze diese bitte auch um. Sonst ist die Enttäuschung hinterher groß.

Auf dem Kongress: so persönlich wie möglich

Nun beginnt Deine Konferenz, und es entsteht der eingangs beschriebene bange Moment. Aber siehe da: Die ersten Teilnehmer tröpfeln rein – das ist die Chance für eine möglichst persönliche Begrüßung durch Dein Team. Vielleicht so, wie Du dies als guter Gastgeber auch auf einer Party bei Dir zuhause tun würdest: Händeschütteln, ein paar Worte zu Anreise und Befinden, zeigen, wo Garderobe und Erfrischungen zu finden sind und dann anderen Teilnehmern mit ähnlichen Interessen vorstellen. Aber es gilt natürlich: Je größer der Besucherandrang, desto weniger Zeit hast Du.

Clever einchecken

Jetzt ist ein durchdachtes Check-in-Verfahren gefragt. Mit alphabetisch geordneten Reihen und ausreichend Personal verhinderst Du langes Schlangestehen und erhöhst die Convenience der Teilnehmer. Der Check-in ist einer der ersten Kontaktpunkte – und häufig auch Engpass – eines Kongresses; als professioneller Veranstalter bitte unbedingt vorbeugen und auf „selbstgestrickte“ Lösungen wie handgeschriebene Badges oder eine Beschilderung mit ClipArt verzichten.

Einbahnstraße war gestern

Setze auf Deiner Veranstaltung die offene Kommunikation fort, die Du schon vor dem Kongress mit den Teilnehmern gepflegt hast. Partizipation ist gefragt: Gib dem Publikum die Möglichkeit, mitzureden und mitzumachen. Durch Programmformate, bei denen die Teilnehmer sich inhaltlich einbringen können. Durch Votings, Interviews, Feedback-Boxen, Ideen-Speicher, Twitter Wall, Speed Datings etc. Bei der Wahl der Formate bitte folgende Grundsätze beachten: „kurz schlägt lang“ und „Abwechslung erfreut“.

Schon James Brown sang: „Stay on the scene…“

Wenn nach drei Tagen alles vorbei ist, bist Du noch lange nicht fertig: Im Sinne von Nachhaltigkeit solltest Du möglichst viel von der Kongress-Atmosphäre in die virtuelle Sphäre ausdehnen. Bedanke Dich bei Referenten und Ausstellern persönlich. Schicke ihnen Erinnerungsfotos. In einem gut gemachten Mailing kannst Du die Ergebnisse der Evaluation verkünden und auf Bildergalerien, Videos und Presseschau verweisen. Keiner wird es Dir verdenken, wenn Du bei dieser Gelegenheit schon den nächsten Kongress-Termin verkündest – und Frühbuchern einen Rabatt einräumst.

Was kann schief gehen, muss aber nicht?

• Überfüllte Räume: durch Türkontrollen verhindern.
• Engpässe bei Check-in und Buffet: durch proaktives Warteschlangen-Management vorbeugen. Genug Catering und ausreichende Anlaufstationen bieten.
• Uniformiertes, monotones Programm: mit vielfältigen, abwechslungsreichen und kurzen Formaten gegensteuern.
• Zeitüberziehung bei Vorträgen: freundlicher Countdown z.B. durch Pausenklingel oder sichtbare Einblendung der verbleibenden Zeit für Redner und Publikum.
• „Déjà vu-Referenten“: Über den Tellerrand blicken. Fachleute aus anderen Branchen, dem Ausland und Newcomer bieten immer willkommene Abwechslung.
• Blamable Moderatoren: Gute, ausführliche, persönliche Briefings und Rebriefings während des Kongresses.
• Selbstverliebte Werbevorträge: Klare schriftliche und mündliche Referentenbriefings als Gegengift. Notfalls Intervention durch Moderation.
• Zu wenig Zeit für Austausch: auf großzügig bemessene Pausenzeiten achten.
• Einsame Teilnehmer: Teilnehmer ansprechen, an die Hand nehmen, vernetzen, integrieren. First Timer Sessions für „Frischlinge“ – geleitet von „Alten Hasen“.
• Kongress-Stress: durch nicht-wissenschaftliches Rahmenprogramm mit touristischen Exkursionen, Sport- und Wellnessangeboten abfedern.
• Leere Ausstellung: Mit intelligenter Wegeführung, attraktiven Stand-Vorträgen und Versorgungsinseln (Saftbar, Massagen o.ä.) auf den Ausstellungsflächen gegensteuern. Möglichst wenig konkurrierende Angebote. Proaktiv für Traffic an den Ständen sorgen.
• Unzufriedene Aussteller: Sponsoren schon im Vorfeld einbinden: Aussteller-Profil auf Kongress-Website stellen, Redaktionelle Beiträge der Aussteller in Newslettern und Kongress-Programm, Stand-alone-Mailings (exklusive Präsentation von Ausstellern); Vorträge an Ständen; Gewinnspiele/Quiz, Visitenkarten-Spiel (Visitenkarten an Ständen einsammeln), ausreichend lange Pausen, Hosted Buyer-Programm (Teilnehmer verpflichten sich im Gegenzug für eine vergünstigte oder kostenlose Teilnahme, eine bestimmte Anzahl von Ständen zu besuchen).

Fotos: SWOP. Medien und Konferenzen GmbH