Wie schafft man Festival-Flair auf einer Konferenz? Beispiele & Eindrücke von der republica 2016

Die re:publica übt mittlerweile eine fast magische Anziehungskraft auf alle, die irgendetwas mit Digitalem, Medien, Kommunikation, gesellschaftlichen Strömungen und Zeitgeist zu tun haben, aus. Zum zehnten Jubiläum vom 2.-4. Mai 2016 hat es auch mich zur re:publica gezogen. Eine gute Gelegenheit sich anzuschauen, wie die Veranstalter das eigentlich machen – bei einer Konferenz Festival-Flair aufkommen zu lassen, ohne dass gleichzeitig die Professionalität leidet.

Schon alleine die Vielfalt an Themen und Programmpunkten ist überwältigend und eine organisatorische Höchstleistung. Themen wie Netzpolitik, Hate Speech, die Zukunft von Musik, Immersive Arts, Bildung, Virtual Reality und viele weitere rund um die digitale Gesellschaft, thematisch zusammengefasst in 14 sogenannten Tracks, dazu ein Messebereich mit Makers Space, Rahmenprogramm, Party, Treffpunkte boten jede Menge Inspirationen!

Beim Einblick ins „Handbuch Erlebniskommunikation“ hat Katharina bereits in Auszügen vorgestellt, was die re:publica anders macht.

Vor Ort sind mir ganz konkret noch weitere Vorgehensweisen aufgefallen, die für die Planung bei Deiner nächsten Konferenz nützlich sein können:

1. Entspannte Zeitplanung bei vollem Programm

Großartig fand ich die – im Vergleich zu anderen Konferenzen – entspannteren Zeiten. Die Eröffnungs-Session der re:publica startete am Montag um 10:00 Uhr und ermöglichte so eine Anreise aus dem Umfeld, ohne mitten in der Nacht aufstehen zu müssen.

Für alle, die eine weite Anreise hatten, und darum schon am Vortag in der Stadt waren, gab es die Möglichkeit, sich am Sonntagnachmittag zu akkreditieren und erste re:publica-Luft zu schnuppern.

Der Tag beginnt also ausgeschlafen, ich höre mir interessante Vorträge an oder besuche Workshops und Stände, zwischendurch kann ich etwas Arbeiten – oder bei einem Kaffee in der Sonne neue Energie tanken und Leute treffen. Abends ein bisschen länger zu bleiben, ist dann irgendwie auch kein Problem bei einer Fachtagung, die gleichzeitig ein angenehmes Flair verbreitet.

Die zeitliche Planung hängt natürlich stark von der Zielgruppe ab – für andere sind vielleicht ein früher Start und frühes Ende wichtiger. Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen, was Deinen Besuchern wichtig ist, wie sie normalerweise arbeiten und was sie brauchen, um sich wohlzufühlen.

2. Überblick und Orientierung bieten

Bei einem Programm mit bis zu 17 Vorträgen gleichzeitig ist es vollkommen unmöglich, alles mitzubekommen. Also half es, sich Zeit zu nehmen und das Programm nach den eigenen Interessen abzusuchen.

Orientierung boten mir:

• Zwei Veranstaltungsapps (wobei ich nicht verstanden habe, warum es zwei mit gleichem Inhalt gab :)
• Tagesaktuelle Print-Programmpläne
• Eine thematische Aufteilung der Inhalte in Tracks mit unterschiedlichen Farben
• Der Zeitplan mit Sortierung des Programms nach Räumen
• Immer wieder einheitliche kurze Pausen trotz unterschiedlicher Länge der einzelnen Programmpunkte

Außerdem war es eine große Erleichterung zu wissen, dass viele Vorträge hinterher auch als Podcasts und Videos online sein werden. Live-Stream und Online-Angebote waren also keine Konkurrenz zum direkten Erlebnis auf der Konferenz, sondern eine wertvolle Ergänzung!

3. Den „ganzen Menschen“ mit seinen Bedürfnissen im Blick

Generell empfand ich es bei der re:publica als sehr angenehm, dass sie die Besucher nicht nur auf der fachlichen, sondern auch auf der menschlichen Ebene angesprochen hat:

• Schön gestaltete Essensstände mit einem vielfältigen Angebot waren über das Gelände verteilt
• Überall waren Arbeits-, Pausen-, und Meetingplätze zu finden
• Ansprechende Gestaltung und liebevolle Details wie die silbernen „Welcome“-Luftballons oder angeleuchtete Disco-Kugeln in dunkleren Durchgängen
• Angebote zum spielerischen Ausprobieren etwa von Virtual Reality Brillen oder 3D-Druckern im Makerspace
• Integration von Kunst, Mode, Musik und Performance passend zum Charakter der Konferenz

4. Raumideen

Der größte Vortragsraum war gleichzeitig Durchgang zu weiteren Bereichen der Konferenz. Statt Stellwände und Türen einzubauen, war die Hauptbühne von einer aufsteigenden Rundtribüne umgeben. Die mit Mollton sauber verkleideten Bühnenelemente haben so einen „Raum im Raum“ geschaffen, der gleichzeitig Durchgangsverkehr und ungestörte Vorträge ermöglichte. Weiteres Plus: Von den erhöhten Plätzen hatte man auch weiter hinten einen guten Blick.

In dunkleren Bereichen waren die Orientierungsschilder durch einen gut gesetzten Lichtspot oder einer Projektion aufgehellt. Eine angestrahlte Disco-Kugel sorgte gleichzeitig für Orientierung und ein wenig Festival-Atmosphäre.

Ein wiederkehrendes Raumelement waren weiße „Bäckerkisten“, die sich auf dem gesamten Gelände fanden: schmal gestapelt als Rednerpult oder flächig in verschiedenen Höhen als Sitz- und Arbeitsflächen. Ein leichtes und sehr vielseitiges Grundelement!

Das gespiegelte Jubiläums-Motto der zehnten re:pbulica „TEN ist NET“ fand sich in Gestaltungselementen wie silbern spiegelnden Ballons oder verspiegelten Flächen (unter anderem an der Hauptbühne) und auch der oben erwähnten Discokugel wieder.

Diese Beispiele sind mir aufgefallen, weil Raumdesign und Deko ganz gern in der Kategorie „Nice to Have, wenn Budget übrig ist“ landen. Gut durchdacht und dosiert eingesetzt, lassen sich aber gerade damit ganz gezielt Ideen transportieren und Atmosphäre schaffen. Keine neue Erkenntnis, aber die re:publica hat für mich einmal mehr den Beweis erbracht, dass es sich lohnt, diese auch zu berücksichtigen.

5. Community-Gedanke

Die re:publica begreift sich selbst als Gemeinschaft – frei zitiert aus der Eröffnungsrede – mit dem „Charakter eines Klassentreffens, das gleichzeitig immer neue Impulse setzt“. Oder aus der Erklärung zum Motto und Selbstverständnis der re:publica: „BesucherInnen sind Speaker. Gäste sind Akteure.“

Auch für andere Veranstaltungen und Konferenzen gilt, dass man über die Rolle als Veranstalter, Besucher, Aussteller, Sponsor oder Redner hinaus durch das gemeinsame Interesse am Thema miteinander verbunden ist.

Dieser Gedanke findet sich z.B. in der Möglichkeit zur Programm-Mitgestaltung. Etwa 50% der Beiträge generiert die re:publica aus dem jährlichen „Call for Papers“, bei dem sich jeder mit Vorschlägen passend zu den Themen der Veranstaltung bewerben kann.

Das zeigt zum einen die Wertschätzung der „eigenen“ Experten in der Community und gibt ihnen eine Bühne. Zum anderen sorgt es für eine breite Programmvielfalt. Eine Herausforderung ist dabei sicherlich die Einreichungen zu sichten und die Qualität der Beiträge zu bewerten, um ein gutes Konferenz-Erlebnis der Besucher sicherzustellen. Ich denke aber, dass sich diese Herausforderung lohnt. Vielleicht gibt es auch bei Deiner nächsten Tagung ein Format, mit dem Du Experten aus Deiner Community eine Bühne bieten kannst?

Mein Fazit:

Die re:publica war für mich ein großartiges Erlebnis. Leider konnte ich von drei Tagen nur an einem vor Ort sein. Umso mehr freue ich mich über das Online-Angebot, höre immer noch Podcasts und schaue Vortragsvideos.

Auch wenn es manchmal anstrengend ist: Liebe zum Detail lohnt sich und sorgt für treue Fans Deiner Veranstaltung. Die re:publica ist der beste Beweis.

Fotos: Republica 2016, Maike Thalmeier