Twitter für Konferenzen & Events: 14 Tipps für die Live-Berichterstattung

Wenn es um die Social Media Berichterstattung einer Konferenz oder eines Events geht, greifen viele Veranstalter auf Twitter zurück. Eine gute Wahl. Denn Twitter ermöglicht einen guten Überblick sowie einfache Kommunikations- und Suchmöglichkeiten. Im Gegensatz zu z.B. Facebook kann man mittels Hashtags viele Menschen erreichen, die Dich, Dein Event und auch sich untereinander noch nicht kennen. Neue Menschen kennenlernen und selbst gefunden werden, bei Twitter ist das deutlich leichter!

Wie man vorgehen sollte? Woran man denken sollte? Ich habe aus meiner Erfahrung heraus ein paar Tipps formuliert, die Dir als Veranstalter vielleicht helfen.

Noch vorab: Natürlich muss jeder selbst das Verhältnis zwischen Aufwand und Eventgröße abschätzen und individuell einstufen. Jedoch gilt definitiv die Regel: Je weniger Tweets man veröffentlicht (z.B. aufgrund kleiner Veranstaltung) desto qualitativ besser sollten sie sein. Ein kleines Event ist nicht gleichbedeutend mit „Ich muss mir weniger Mühe geben“! Ganz im Gegenteil! In dem Fall muss Du mit nur wenigen Tweets den bestmöglichen Eindruck vermitteln.

Live-Berichterstattung mit Twitter: 14 Tipps für Konferenzen & Events

1. Bereite Dich vor

Zielgruppe: Kenne Deine Besucher und potenziellen Twitter-Leser! Was sind das für Menschen, was interessiert sie, was ist ihnen wichtig, wie sprechen sie usw. Falls Du eingebunden warst, weißt Du das schon aus der Konzeptionsphase und solltest es hier auch wieder anwenden!

Inhaltlich: Schau Dir zunächst die Inhalte des Events an und versuche anhand der inhaltlichen Potenziale eine Art Mini-Strategie für Social Media/Twitter zu entwickeln! Was lässt sich gut über Twitter vermitteln? Was davon interessiert Menschen online? Wie kann ich das Event vor Ort ggf. mit Twitter bereichern?

Twitter: Bist Du mit Twitter vertraut? Kennst Du Dich mit den üblichen Nutzungsweisen, der Bedienung und der Etikette aus? Ein Muss, bevor Du selbst via Twitter über Dein Event berichtest!

Vor Ort: Was brauchst Du vor Ort? Ist für eine gute Internetverbindung gesorgt? Ist in Deinem Fall ein Laptop, Tablet oder ein Smartphone für die Live-Berichterstattung am besten? Teste vorher, ob auch tatsächlich alles klappt: Texte, Fotos, Videos erstellen und posten!

2. Wähle einen guten Hashtag

Ein guter Hashtag ist wichtig und nicht zu unterschätzen! Man kann einige Fehler bei dieser vermeintlichen Kleinigkeit machen. So sollte ein Hashtag möglichst kurz sein, damit man wenige der wertvollen, begrenzten Zeichen in Anspruch nimmt. Er sollte auch eingängig und leicht sein, sodass niemand lange zu überlegen braucht oder sich ständig vertippt. Prüfe, ob er eindeutig genug ist und anderweitig genutzt wird. Zudem sollte jedes Event, ggf. jedes Jahr einen eigenen Hashtag haben. So können Nutzer gezielt nach Tweets zu diesem Event suchen und stoßen nicht auf Tweets der letzten Jahre.

Zusätzlicher und wichtiger Tipp: Wenn Dein Hashtag nicht eindeutig verständlich ist, z.B. eine Abkürzung, solltest Du dafür sorgen, dass er in Suchmaschinen zu Ergebnissen führt! Jemand der Dein Event nicht kennt, aber auf einen Tweet mit Hashtag stößt, wird ihn erst mal googlen. Jetzt sollte er idealerweise zu eindeutigen Infos oder noch besser, zu Deiner Website, geführt werden. Baue den Hashtag also rechtzeitig und mehrmals in Deine Website-Texte ein und mache ihn vorher im Netz publik, z.B. in Pressemeldungen, Blogartikeln etc.

3. Beginne rechtzeitig mit einer gehaltvollen Kommunikation

Nur zu gerne fangen Veranstalter erst wenige Tage vor dem Event an richtig zu tweeten. Meistens tauchen mit dem Aufbau der Location erste Fotos auf und Tweets à la „Morgen geht’s los“. Soweit ok, aber ausgenutzt wird das Potenzial so nicht! Daher sollte man darauf achten, schon vor dem Event gehaltvoll und mit ausreichend Vorlaufzeit zu tweeten. Mit z.B. ersten Sprecher-Zitaten oder -Artikeln Themen anzuregen, mit Eventdetails zu informieren. Wenn möglich, auch mit anderen Menschen ins Gespräch zu kommen (aber bitte Tipp 12 beachten). Animiere die Sprecher und Partner, sofern sie Twitter nutzen, etwas zum Thema zu posten. Ganz wichtig ist dabei auch schon den dazugehörigen Hashtag zu benutzen und damit bekannt zu machen! Je näher das Event rückt desto mehr solltest Du berichten.

4. Informiere Dich selbst und andere

Während eines Events zu tweeten, kann stressig werden – für den Veranstalter und die Besucher. Das tritt zumeist dann ein, wenn einer oder beide nicht gut informiert bzw. vorbereitet sind. Daher ist es im Sinne des Veranstalters sehr wichtig, dass alle Infos für ihn selbst griffbereit, als auch für die Besucher gut auffindbar sind. Welche man jeweils nur für sich sammelt und welche man auch für die Besucher öffentlich z.B. auf einer eigenen Seite für die Live-Berichterstattung bündelt, entscheidest Du im Einzelfall.

Unter diese Infos fällt natürlich erst mal alles rund um das Event, u.a. Programmablauf, Inhalte, Zeiten, Wlan Zugang, Hashtag, den eigenen Twitter Account etc.. Bündele alles mit Links, damit man schnell auf sie zurückgreifen oder verweisen kann. Desweiteren sollte man sich gut über die Sprecher, Künstler oder Protagonisten informieren, auch hier interessante Links, Infos, Artikel und den Twitter-Account bündeln. Die Inhalte der Vorträge solltest Du im Idealfall auch kennen, damit Du Dich ggf. vorbereiten, mitdiskutieren oder ergänzende Infos anbieten kannst.

5. Sorge dafür, dass alle Bescheid wissen

Sorge dafür, dass auf Deiner Website ohne lange Suche auffällt, dass es einen Hashtag gibt, dass live getweetet wird, dass es Wlan gibt, dass es eine Seite mit allen wichtigen Infos rund um Twitter gibt usw. Binde eine Twitter Wall auf Deiner Website ein. Das Wichtigste rund um Deine Twitter-Kommunikation sollte von Anfang an bei allen Werbe- und Kommunikationsmedien eingebunden werden: Flyer, Newsletter, PMs, in allen Social Media Kanälen etc.. Informiere auch passende Medien und Blogger – in unaufdringlicher und höflicher Form!

6. Mindestens eine Person sollte nur für Social Media zuständig sein

Unterschätze den Aufwand nicht, den die Live-Berichterstattung verursacht! Je nach Größe der Veranstaltung sollte sich mindestens eine Person nur darum kümmern. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen Aufwand, sondern auch um den Multitasking-Spagat, den man dabei manchmal machen muss. Dein Kopf muss frei sein, um alle Geschehnisse vor Ort und Online mitzubekommen, um keine Highlights zu verpassen und sie gleichzeitig möglichst schnell in kompakte Tweets zu verpacken und dabei noch anderen zu antworten.

7. Fokussiere Dich beim Tweeten auf wertvolle und interessante Inhalte

Wie oft hat man Veranstalter-Tweets gesehen, die einfach nur den Programmablauf stoisch in allen Einzelteilen wiedergeben. Leider viel zu oft! Klar, hin und wieder Infos zum Programmablauf zu tweeten ist ok, aber die Besucher sind auch alleine in der Lage das Programm zu lesen. Viel interessanter sind, neben (sofern nötig) organisatorischen Infos, die zentralen Inhalte der Vorträge bzw. Geschehnisse vor Ort! Knackige Aussagen und inhaltliche Höhepunkte – das fasst die Inhalte für Besucher vor Ort und online gut zusammen, vermittelt, dass auf Deinem Event spannende Dinge angesprochen wurden (und nicht nur der Programmablauf ;) und gibt anderen etwas, das sie retweeten können. Sich schon vorher mit den Vorträgen auseinanderzusetzen und vielleicht die eine oder andere Aussage (nicht nur die Titel) auch schon vorzubereiten, macht die Sache vielleicht etwas leichter für Dich.

8. Reagiere und interagiere

Wenn viele andere Menschen während der Konferenz tweeten, kann das einerseits eine Erleichterung sein. Denn dann fassen andere zumeist die inhaltlichen Highlights zusammen und nehmen Dir etwas Arbeit ab. Aber frei hast Du deswegen lange nicht! Denn je mehr Menschen tweeten, desto mehr Fragen und Diskussionen tauchen auf, bei denen Du helfen oder mitreden kannst. Sich an dieser Stelle auszuklinken wäre eine ungenutzte Chance – um Kontakte zu knüpfen, Reputation aufzubauen, Feedback rauszuhören usw.

9. Beobachte Tweets und ergänze sie bewusst

Beobachte, welche Inhalte oft auftauchen und welche selten: z.B. posten viele Fotos von der Bühne, ok, dann brauchst Du das nicht auch noch. Dafür hat niemand ein Foto aus dem Workshop gepostet oder nur wenige die Highlights des Vortrags kommentiert… Ergänze die Diskussion, reagiere flexibel, bewusst und wähle nicht nur den bequemsten Weg.

10. Gib Aussagen korrekt wider, kennzeichne Zitate

Achte darauf Aussagen richtig wiederzugeben und verdrehe oder dramatisiere sie nicht, nur weil sie Dir mehr Aufmerksamkeit bringen! Versuche auch immer den Namen oder Twitter Account des Redners anzugeben! Gleiches gilt natürlich für Tweets anderer.

11. Gib Dir auch bei Fotos ein wenig Mühe

Fotografische Eindrücke von der Veranstaltung sind immer wichtig und gut. Vermutlich bist Du kein Profi-Fotograf, was auch ok ist, aber ein bisschen Mühe kann man sich trotzdem geben – bei der Aufnahme und dem Motiv. Du darfst ruhig darauf achten, dass die Perspektive, Ausleuchtung, der Bildausschnitt etc. halbswegs nett anzuschauen sind – und Deine vielleicht effektvolle Bühnen- oder Raumgestaltung gut wiedergeben. Achte auch darauf, Fotos in den Momenten zu machen, in denen die Teilnehmer nicht total gelangweilt aussehen oder das Standpersonal auf dem Handy rumklickt.

12. Nerve nicht, spamme nicht, sei nicht großkotzig

Ob vorher, während dessen oder nachher, beachte ganz normale Regeln menschlicher, angenehmer Interaktion. Belästige andere nicht mit zu vielen, überflüssigen und/oder sehr ähnlichen, aufdringlichen oder dreisten Tweets. Missbrauche Themen oder Diskussionen nicht, um anderen Deine Werbung aufzudrücken. Direkte Ansprache, in Form von Fragen oder Bitten um Hilfe etc., sind feinfühlig zu benutzen. Sprich andere dezent, nicht in großen Gruppen und in wiederholter, identischer Form an! Sei interessiert, freundlich und weise in den Formulierungen. Und sei nicht zu plump großkotzig in Bezug auf Dein Event: „die wichtigste Plattform für Entscheider“, „ein weltweit einzigartiges Event“, „nur hochkarätige Redner“… Diese Floskeln glaubt keiner und kann auch wirklich keiner mehr hören!

13. Tweete auch nach dem Event weiter

So wie Du vorher mit der Kommunikation langsam angefangen hast, solltest Du sie auch nach dem Event stückweise fortführen und ausklingen lassen. Poste ggf. Videos der Vorträge, Links zu Nachberichten oder Fotos, retweete Artikel anderer, informiere über künftige Pläne usw.

14. Was tut man, wenn nur sehr wenige Menschen tweeten?

Wer seine Branche kennt, wird in etwa grob abschätzen können, ob er mit vielen Tweets zu rechnen hat oder sich eher auf wenige einrichten muss. Gerade in unserer Branche darf man im B2B Bereich nicht viel erwarten. Doch auch wenn Du denkst, es liest keiner mit, ein wenig Präsenz bei Twitter ist trotzdem wichtig und gut. Denn die meisten Menschen konsumieren, ohne dass Du viel davon mitbekommst. Zudem ist es enttäuschend und schlechte PR, wenn man nach dem Event nichts in sozialen Netzwerken findet!

Konzentriere Dich in dem Fall auf eher wenige (denn ausgedehnte Selbstgespräche sehen auch komisch aus ;), aber dafür sehr gute und abwechslungsreiche Tweets! Jeweils ein bis zwei richtig spannende inhaltliche Aussagen pro Vortrag, ein paar schöne und mit Bedacht gemachte Fotos von der Bühne (mit Redner), dem Networking- oder Messe-Bereich. Manche Tweets kannst Du auch vor dem Event vorbereiten, z.B. die zentralen und spannendsten Aussagen der Vorträge (immer noch: nicht nur die Titel). Bleib aber trotzdem wach und reagiere spontan! Da nicht mit viel Interaktion zu rechnen ist, nutze die Zeit für mehr Qualität – oder auch gute, eigene Nachberichte. Ansonsten kannst Du in diesem Fall die Zeit auch noch für andere Sachen, z.B. den Austausch vor Ort nutzen.

Habe ich noch etwas vergessen? Hast Du noch weitere Tipps? Ich freue mich über Ergänzungen in den Kommentaren!

Fotos: Henning Stein / eveosblog.de