Erfolgreiche PR für Events: welche Maßnahmen Du wann ergreifen solltest – Infografik

Gute PR für ein Event bedeutet und bietet heute weitaus mehr als Pressemeldungen, ein bisschen Werbung und diverse Einträge in Terminkalendern! Zeitgemäße Public Relations verbreiten nicht alleine sachliche Informationen, sie möchten Menschen über verschiedene Inhalte und Kommunikationskanäle für die eigene Veranstaltung begeistern. Sowohl über andere Medien, wie Zeitungen, als auch über ganz direkten Kontakt mit den Menschen, z.B. über Social Media.

Eventbegleitende PR bietet eine Fülle an Möglichkeiten, Chancen und Tools! Welche Angebote und Inhalte man in welcher Phase eines Events idealtypisch anbieten kann, hat die Agentur Pure Perfection in einer Infografik anschaulich zusammengefasst!

Ein ergänzender Tipp vorab: Ein wichtiger Punkt ist die Herangehensweise! Bitte fokussiere Dich nicht alleine auf die Eigendarstellung Deines Events: mein Programm, meine Partner, meine Interessen… Starte mit dem wichtigsten Ausgangspunkt: den Menschen, die Du ansprechen möchtest! Was interessiert sie? Was interessiert sie speziell an Deinem Thema oder Event? Welche spannenden Geschichten und Infos kann man aus den Inhalten bzw. dem Thema Deines Events entwickeln, die die Interessen der Menschen treffen? Erst nach der Klärung dieser Fragen, solltest Du Dich mit den möglichen und passenden Kommunikationskanälen auseinandersetzen.

Infografik: idealtypische Maßnahmen & Inhalte eventbegleitender PR

Eine Grafik von Pure Perfection

2-3 Monate vor dem Event

Mit der PR für ein Event sollte man rechtzeitig beginnen. 2-3 Monate vor dem Event startet langsam die heiße Phase. Da sollten auf jeden Fall genügend inhaltliche Angebote und konkrete Maßnahmen vorbereitet bzw. geplant sein. Natürlich kann oder sollte man ggf. auch noch früher mit Maßnahmen anfangen, z.B. wenn man zunächst eine größere Community aufbauen oder wenn man Tickets verkaufen möchte!

Als Basics sollte man neben Pressemeldungen einen informativen Newsletter, Social Media Plattformen sowie eine übersichtliche Website und ggf. einen Blog oder eine Newsseite in Betracht ziehen. Um die verschiedenen Kommunikationsformen zeitlich sowie inhaltlich aufeinander abzustimmen, ist ein Redaktionsplan sinnvoll.

Partner des Events sind gute Multiplikatoren, die man einbeziehen sollte. Greife an dieser Stelle aber nicht auf zu simple Standardvorgehensweisen zurück, wie Logowüsten und rein werbliche Eigendarstellungen. Bleib auch hier unterhaltsam und informativ!

3 Wochen vor dem Event

Das Event rückt immer näher und mit ihm auch das Informationsbedürfnis und -interesse der Menschen. Somit solltest Du die Kommunikation etwas hochfahren – bezogen sowohl auf die Frequenz, also die Anzahl der regelmäßigen Updates, als auch auf die tiefe der Einblicke. Spannende Details, Backstage-Berichte über Referenten oder, ganz kurz davor, von den Vorbereitungen passen jetzt gut. Verlosungen können auch noch für mehr Aufmerksamkeit und ggf. Interaktion sorgen.

Am Tag des Events

Nun sind die Teilnehmer beschäftigt und ich kann mich ausruhen? Nein, jetzt solltest Du Dich ins Getümmel werfen! Deine Aufgabe ist eine gute Live-Berichterstattung, sowohl für diejenigen, die sich auf dem Event zusätzlich informieren möchten, als auch für die Daheimgebliebenen. Sammle Eindrücke, Statements und Interviews, poste Fotos und reagiere auf Kommentare in den sozialen Netzwerken. Beim letzteren darf natürlich auch ein leicht zu merkender und kurzer Hashtag nicht fehlen!

Ein Livestream der Vorträge oder Ereignisse vor Ort ist je nach Eventart ebenso interessant – und bietet als Aufzeichnung auch gleich nutzbaren Content für die folgende PR-Phase nach dem Event!

Nach dem Event

Auch die Zeit nach dem Event wird aus PR Sicht gerne unterschätzt! Aber bedenke, was machen viele Menschen man nach einem Event? Sie suchen nach Berichten und Fotos! Wenn diese Recherche selbst nach ein paar Tagen leer ausgeht, ist das nicht nur enttäuschend, sondern hinterlässt auch den Eindruck von Irrelevanz. Diesen Zeitpunkt zu verschlafen, birgt also durchaus Gefahren. Man sollte diese aufmerksamkeitsstarke Phase daher als große Chance wahrnehmen und nutzen. Sprich mit spannenden Nachberichten, Interviews, aufbereiteten Infos, Fotos, Videos, Infografiken etc. in allen Kommunikationskanälen glänzen – und Dein Event sowie die Wirkung verlängern.