Nachhaltige Events – Praxisbeispiel Teil 3: Location & Mobilität im Rahmen der Karma-Konsum Konferenz

Location

Im Idealfall findet man für ein möglichst nachhaltiges Event auch eine Location, die nicht nur zum Konzept passt, sondern bereits selbst möglichst viele nachhaltige Maßnahmen umsetzt. Das ist aber, wie gesagt, der Idealfall. Gerade bei Marketing-Events ist die Wahl der Location stark am Konzept ausgerichtet und nicht immer flexibel. Ich kann Dich aber beruhigen, auch wenn es natürlich anstrebenswert ist, es kann nicht immer alles perfekt laufen. Es gilt jeweils das bestmögliche herauszuholen – ein zu 100% nachhaltiges Event gibt es nicht!

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Am Beispiel der Karma Konsum-Konferenz:

Für die Veranstalter waren zwei zentrale Punkte für die Locationwahl (IHK Frankfurt) ausschlaggebend. Erstens die zentrale Lage, die eine Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht macht. Zweitens war der inhaltliche Austausch mit der IHK Frankfurt als Veranstaltungspartnerin ein interessanter Vorteil. Als Träger des Ökoprofit-Programms ist die IHK Frankfurt ein Brückenbauer zur lokalen Wirtschaft, um dort das Thema Nachhaltigkeit zu platzieren. Location-Zertifikate spielten im Rahmen dieser Konferenz also keine große Rolle.

Location- und Dienstleister-Zertifikate sind ohnehin ein zwiespältiges Thema. Sie können eine Orientierung bieten, sollten aber auch nicht als das einzig wahre Kriterium gesehen und durchaus auch hinterfragt werden. Schon alleine weil, wie Prof. Große Ophoff auf einer Greenmeetings & Events Konferenz erklärte, manche Siegel recht leicht zu erfüllen sind. Andererseits kann oder möchte vielleicht nicht jede Location trotz nachhaltiger Maßnahmen den oft nicht unerheblichen Lizenzbetrag für ein Zertifikat aufwenden. Falls Zertifikate aber trotzdem wichtig für euch oder eure Kunden sind, dann informiere Dich über das existierende Angebot, die Kriterien und Transparenz und suche Locations gezielt nach Labels aus, die euren Ansprüchen genügen und Deinem Eindruck nach vertrauenswürdig sind.

Ansonsten kann es auch aussagekräftiger sein, den Mitarbeitern ein paar konkrete Fragen zu stellen, sich anzuschauen, was sie unternehmen und wie transparent sie mit dem Thema Nachhaltigkeit umgehen. Meistens sieht und spürt man recht schnell, ob Menschen sich ernsthafte Gedanken machen und ehrliche Einblicke gewähren oder nicht. Das ist mir persönlich deutlich wichtiger als ein Siegel, dessen Hintergrund und Vergabekriterien man nicht immer wirklich durchblickt.

Abgesehen vom allgemeinen Eindruck kann und sollte man bei der Locationwahl auf ein paar konkrete Punkte achten. Ein grundsätzlicher Aspekt ist die vorhandene Infrastruktur. Kann ich z.B. ein Zelt oder eine Open-Air Veranstaltung und somit alles was dazu ran gekarrt werden muss (Heizung, Klima, Mietmöbel, Teppich, komplette Technik etc.) vermeiden? Wenn ja, dann ist eine bestehende Location mit Basis-Ausstattung, Stromanschluss etc. schon mal die bessere Wahl. Sodann kann man sich auch architektonische und bauliche Details, wie sie in typischen Checklisten zu finden sind (siehe eine Auswahl unten), anschauen. Hier aber bitte nicht zu dogmatisch auf die Punkte der Checkliste fixieren. Halte die Augen offen, nach positiven, kreativen Ansätzen und Denkweisen, aber auch unnötigen Stromfressern oder allzu offensichtlichen und leicht zu behebenden Widersprüchen.

Kurzum, sowohl zertifizierte als auch nicht zertifizierte Locations kommen für nachhaltiger geplante Events durchaus in Frage! Das Wichtigste ist, dass Du – am besten zusammen mit den beteiligten Dienstleistern – die Augen und Ohren offen hältst und bewusst mitdenkst, um das realistische und bestmögliche Optimum in Sachen Nachhaltigkeit herauszuholen!

Location-/Ausstattungs-Maßnahmen der Karma-Konsum Konferenz 2014:

• Veranstaltungsstandort ist ans Stromnetz angeschlossen (kein Stromaggregat)
• Einsatz energiesparender Maßnahmen (Bewegungsmelder, Putzlicht, etc.)
• Unterstützung durch einen Energieberater
• Energieeffiziente Wärmedämmung (Fassade, Fenster, etc.)
• Energieoptimierte Klima- und Heiztechnik (Empfehlung BMU: Tagungsräume nicht über 20°C heizen, nicht unter 6°C Außentemperatur kühlen)
• Nutzungsabhängiger Raumbetrieb (Temperaturabsenkung in ungenutzten Räumen)
• Einsatz energiesparender Beleuchtungstechnik (LED, Stufen- bzw. Zeitschaltungen, etc.)
• Veranstaltungsräume sind mit ausreichend Tageslicht ausgestattet (trifft nur auf einen Raum zu)
• Einsatz von Niedrigenergiegeräten A+++ Standard, Energy Star (Kühlzellen, Beamer)
• Möbel: Einsatz zertifizierter Produkte/Materialien (z.B. blauer Engel, FSC)
• Möbel: Bauteile aus recycle-baren und langlebigen Materialien
• Zeltsysteme: Kein Zeltsystem im Einsatz (keine zusätzliche Stromaggregate, Heizkraftwerke etc. nötig)
• Möbel: Verwendung von vorhandenem Mobiliar
• Nutzung von Regen- oder Schmutzwasser (z.B. für die Bewässerung von Grünanlagen)
• Einsatz wassersparender Toilettenspülsysteme (z.B. Stopfunktion), Kommunikation Wassereinsparungen (z.B. Hinweis auf Stopfunktion bei WC-Spülung)

Mobilität

Die Mobilität macht einen großen Teil des CO₂ Fußabdrucks einer Veranstaltung aus. Je nach Event (regional oder überregional) machen Statistiken die Anfahrt der Gäste als größten Anteil aus. An dieser Stelle sollte die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln gefördert und möglichst angenehm gestaltet werden. Für Veranstalter bedeutet das u.a. auf die Lage der Location und den Veranstaltungszeitraum (fahren zu den Anfangs- und Endzeiten Busse und Bahnen?) zu achten, als auch ausführliche Informationen über das ÖPNV-Netz (u.a. auf der Website, in Einladungen und vor Ort) anzubieten. Ein vergünstigtes „CO₂ freies“ Zug-Ticket ist auch ein häufig gesehenes und gutes Angebot.

Jedoch sollte man hier sowie bei allen anderen Anreizen im Auge behalten, ob sie bei den Besuchern ankommen und genutzt werden. Beispielsweise bietet die Karma-Konsum Konferenz kein solches Bahnticket mehr an, weil es in den Vorjahren kaum genutzt wurde. Die Besucher nutzen laut Veranstalter lieber ihre BahnCard. Anreize müssen also immer auf die jeweiligen Besucher, ihre Vorlieben und Interessen abgestimmt, geprüft, ggf. nachgebessert oder komplett geändert werden! Da darf man dann auch kreativ werden: beispielsweise bei regionalen Events einen kostenlosen Fahrrad-Check (technische Prüfung inklusive kleiner Reparaturen) oder bei überregionalen eine gemeinsame Anfahrt mit Bus oder Zug (Bsp. Hotelzug beim MeltFestival) anbieten.

Nicht zuletzt kann man als Veranstalter die Kompensation der getätigten Anfahrtswege und -arten seiner Besucher übernehmen, wie es die Karma-Konsum Konferenz tut. Auch wenn Kompensation darüber hinaus stets als letzte Möglichkeit betrachtet werden sollte!

Die Mobilität umfasst daneben aber ebenso Wege, die von den Veranstaltern, Dienstleistern und Partnern vor, während und nach dem Event genommen werden! Hier sollte man genauso auf die eigenen Anfahrtsentfernungen, -arten und Häufigkeiten achten! Wie oft müssen Meetings vor Ort mit allen Partnern wirklich stattfinden, kann man Leerfahrten vermeiden und die Logistik intelligent unter allen Partner abstimmen und planen?

Mobilitäts-Maßnahmen der Karma-Konsum Konferenz 2014:

• Veranstaltungsort ist fußläufig sowie mit ÖPNV gut erreichbar
• Teilnehmer erhielten detaillierte Informationen über Fahrpläne des ÖPNV (Einladung/Internet/vor Ort)
• Teilnehmer werden bei der Ticketbuchung nach ihrer Anreiseart gefragt, aus diese Ergebnissen wird am Ende die nötige Kompensation ermittelt, die die Karma Konsum Konferenz für ihre Teilnehmer übernimmt
• Einbindung regionaler Dienstleister (Transport & Logistik):
  lokale (Fahrrad)Kuriere, Technik-Dienstleister Satis&Fy hat ein Technik-Lager in Karben nahe Frankfurt, keine Leihmöbel, Dekopflanzen von einem Demeter-Biohof, die gleichzeitig die Konferenz besuchen und Pflanzen mitbringen (Bei der Konferenz 2014 sahen die leider etwas traurig und durstig aus, was aber einem kommunikativen Missverständnis geschuldet war – ganz normale Probleme eines Events ;)
• Minimierung von Wegen durch intelligente Logistik und Planung:
  Abstimmungsmeetings vor Ort – auch mit Partnern – werden auf ein Minimum reduziert, durch Nutzung der gleichen Location seit Jahren bleibt der Bedarf rund um die Site-Inspection niedrig, Abstimmungen intern via Skype & Telefon (Karma-Konsum sitzt mittlerweile in Bad Meinberg, Maike ist als Organisatorin vor Ort in Frankfurt), kurze Wege zur Location des Organisator (Maike fährt bei Bedarf mit dem Fahrrad in 15 Minuten zur IHK), wo möglich werden Reisen mit der Bahn absolviert, Reisen mit dem Auto werden minimiert: eine einzige Anreise zur Konferenz mit Materialien und Unterlagen, Zwischenlagerung Materialien bei Partnern (Agentur Hab&Gut) vor Ort.
• 2014 wurde passend zum Konferenzmotto „Simplicity“ noch stärker auf die Reduktion auf das aller Nötigste geachtet: Nutzung von Location-eigener Ausstattung wo möglich (Bühne, Projektionstechnik, Tische, Stehtische, Stühle etc.), so konnten Transportwege und -volumen eingespart werden.
• Nutzung emissionsarmer Fuhrparks (Hybrid, E-Mobilität, geringer CO₂-Ausstoß)
• Leerfahrten wurden möglichst vermieden (maximale Auslastung)
• Lokale oder regionale sowie nachhaltige Dienstleister und Partner: Satis&Fy (Technik), Safran (Bio-Catering), Lokay (lokale Umweltdruckerei), Affentor (Sprechergeschenke aus lokaler, fairer Produktion in Frankfurt), Bio-Hotel Villa Orange in Laufnähe zum Veranstaltungsort für die ReferentInnen.

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Fotos: Henning Stein / eveosblog.de