Zeitmangel, Budgetdruck & trotzdem gute Events? Probleme eines Eventmanagers & wie man sie löst! Teil 1

Gastserie von Matthias Kindler, Masterclass Event & Marketing

Manchmal überlegt man sich als Eventmanager schon, wie das alles zu schaffen sein soll. Eventverwöhnte, eventmüde oder gar eventverdrossene Gäste. Anspruchsvolle Chefs, die bessere Events fordern, aber nicht genau sagen können, wie die eigentlich aussehen sollen. Sinkende oder bestenfalls stabile Budgets in Zeiten deutlich gestiegener Preise. Und dann das berechtigte Verlangen nach nachgewiesener Wirkung. Was hat es tatsächlich gebracht?

Eventmanager in Unternehmen und Agenturen sehen sich heute mehr als einer Herausforderung gegenüber. Wie kann man mit diesen Anforderungen umgehen? Wie kann man den gordischen Knoten durchschlagen? In 4 Schritten, behaupte ich.

1. Umdenken.
2. » Sich austauschen & inspirieren lassen.
3. » Neues probieren.
4. » Kontrollieren.

Klingt einfach? Ist es auch. Man muss nur den ersten Schritt wagen und sich vom Alltagstrott verabschieden. Betrachten wir diese 4 Bausteine nacheinander und beginnen mit dem „Umdenken“.

1. Umdenken

Das schöne am Umdenken ist, dass man es einfach tun kann und es nicht einmal etwas kostet. Außer einer bewussten Entscheidung und einer kleinen Portion Überwindung. Gibt es Eventmanager die nicht im Tagestrott gefangen sind und kaum ist eine Veranstaltung abgehakt, gedanklich schon bei der nächsten oder gar übernächsten sind und auch sein müssen? Vermutlich nicht und genau da setzt unser Vorschlag an.

Eventmanager neigen zu Wiederholungen

Eventmanager neigen aufgrund des stetigen Drucks und ihrer gesammelten Erfahrung dazu von Anfang an in Ideen, Machbarkeiten, Timings und Budgets zu denken. Das ist gut nachvollziehbar, führt aber selten zu Veränderung. Wenn man weiß, dass etwas funktioniert, neigt man dazu es zu wiederholen. Gerade wenn man unter Zeit-, Geld- und Leistungs-Druck steht. Nachvollziehbar, aber auch die Wurzel des Übels.

Wenn man operativ tätige Eventmanager fragt, wie lange sie sich mit der Konzeption ihrer Veranstaltungen beschäftigen, erhält man erfahrungsgemäß eine Antwort im niedrigen einstelligen Stundenbereich. „Ich überlege mir etwas auf dem Weg zur Arbeit (Oder beim Mittagessen. Oder so ähnlich.) Dauert vielleicht eine halbe Stunde. Mehr Zeit habe ich ja auch nicht dafür.“

Ziele sind die Grundlage eines gelungenen Events

Wie gesagt, nachvollziehbar, aber trotzdem falsch. Hier gilt es umzudenken. Die erste Frage die man sich selber und seinen Auftraggebern stellen muss lautet: Warum planen wir dieses Event, was wollen wir damit genau erreichen? Erst wenn man sich ganz klar darüber ist, was man beim wem erreichen will, macht man sich an die Arbeit. Ziele sind die Grundlage eines gelungenen Events. Sie sind das Fundament auf dem alles fußt. Sie entscheiden über Wirkung und Erfolg. Und sie sind die Granaten für gute und neue Ideen.

Der erste Teil des Umdenkens besteht also darin, nicht einfach loszulegen, sondern zuerst zu ergründen, was es zu erreichen gilt. Soweit, so gut. Aber Umdenken geht weiter. Umdenken bedeutet auch, eine andere, eine neue Sichtweise auf Events zu entwickeln.

Events sind keine Abfolge von logistischen Abläufen

Events sind nicht Get Together, Rede, künstlerische Einlage, Rede, Essen. Live Act, Schlürschluck und Give-away. So mögen 90% aller Events gestrickt sein, aber deshalb wirken auch nur die anderen zehn Prozent. Diese 10% sind die Events, bei denen man anders gedacht hat. In Zielwirkungen und in Mitteln, diese Ziele zu erreichen.

Bei dieser Herangehensweise mag es Reden geben (vermutlich), etwas zu essen (mit Sicherheit), aber aller Voraussicht nach keine Künstler, die sich von der Decke abseilen oder auf Fässern trommeln (warum auch? Eine Metapher für alles und nichts und daher zumeist wirkungslos). Dafür wird es bei erfolgreichen Konzepten immer Inszenierungen geben, die direkt aus dem Produkt und dem Anlass abgeleitet wurden. Und ganz sicher Dramaturgie und Inszenierung.

Das interessiert Sie? Prima, damit ist der erste Schritt gemacht. Mehr demnächst an dieser Stelle.

Weiterbildung für Eventmanager:
Die Anforderungen an Event-Verantwortliche verändern sich rasend schnell. Wer bessere Events umsetzen will, muss zuerst seine Herangehensweise ändern. Die entscheidenden Impulse dazu möchte die Masterclass Event & Marketing by Matthias Kindler liefern.

Foto oben: Race Bannon / Flickr