Tipps für die Eventkonzeption – aus dem Eventmarketing Buch von Stephan Schäfer-Mehdi

Das Eventmarketing Fachbuch von Stephan Schäfer-Mehdi* gehört schon seit langem zu einem der bekanntesten Standardwerke unserer Branche. Es findet vor allem in der Ausbildung z.B. zum Eventmanager häufig Gebrauch. Doch nachdem wir uns die aktualisierte Auflage angesehen haben, können wir es genauso u.a. Marketing-Mitarbeitern empfehlen, die sich ein Stück besser ins Eventmarketing einarbeiten möchten!

Das Buch liefert wichtige und essentielle Grundlagen für professionelle Marketing-Events: von einer allgemeinen Einführung ins Thema und Hinweisen zur Organisation über Event-Konzeption bis zu Dramaturgie und Inszenierung. Die letzten beiden Kapitel sind ganz neu und beschäftigen sich, wenn auch recht kurz, mit den Themen „Green Event“ und „Hybrid Event“.

Besonders gut gefällt mir, dass das Buch sehr leserfreundlich, locker und nicht zu verwissenschaftlicht geschrieben ist. Auch der Bezug zur Realität innerhalb der Branche, die Stephan Schäfer-Mehdi an verschiedenen Stellen einbringt, ist meiner Ansicht nach sehr gut und wichtig. Der Leser sollte ruhig wissen, dass die Eventbranche nur selten etwas mit dem klassischen Lehrbuch zu tun hat – die Zeitrahmen für die Planung eines Events fast immer viel zu kurz sind oder man für ein Event-Konzept-Honorar nicht selten kämpfen muss. Als Fachbuch, das in erster Linie Grundlagenwissen vermittelt, wird aber auch deutlich wie facettenreich und anspruchsvoll das Eventmarketing ist und behandelt werden sollte.

Ein kleiner Wermutstropfen ist, dass es trotz kürzlicher Aktualisierung, stellenweise zu wenig auf die aktuelle Mediennutzung und Online-Kommunikation eingeht. Auch eine Aktualisierung des Teils „Recherchequellen“ wäre angebracht. Dort heißt u.a. die Best of Events noch World of Events! Und ganz wichtig, der eveosblog muss noch ergänzt werden ;D

Als kleinen Vorgeschmack, habe ich die 9 wichtigsten Aspekte und Tipps für die Event-Konzeption aus dem Buch in meinen Worten zusammengefasst!

Die 9 wichtigsten Aspekte & Tipps für die Event-Konzeption

Briefing

Ohne Briefing geht gar nichts! Denn wie soll man ein zielgerichtetes und effektives Event-Konzept erstellen, wenn man nicht weiß wofür? Daher müssen diese wichtigsten Aspekte in einem Briefing beantwortet werden:

• Zielgruppe?
• Anlass?
• Ort?
• Wann?
• Wie lange?
• Budgethöhe?
• Welche Leistungen übernimmt wer?

Desweiteren muss ein Briefing folgende Softfacts enthalten:

• Wie lautet die Aufgabe?
• Was sind die Ziele?
• Einbettung in Gesamtkommunikation?
• Gibt es Probleme?
• Welche Hilfen gibt es?
• Noch was, was man wissen sollte?

Ein Rebriefing ist immer notwendig! Zum einen weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben können oder man sich am Ende in der Idee doch nicht ganz wiederfindet. Rückfragen sind daher eigentlich normal, und sollten niemanden nerven!

Zielgruppe

Ein Event ist immer auf die Zielgruppe zugeschnitten! Denn ein Event-Konzept für Führungskräfte muss verständlicherweise anders sein, als eines für junge, kreative Nachwuchskräfte. Die teils kleinen Unterschiede zwischen Zielgruppen können große konzeptionelle Auswirkungen haben! Man sollte sich die Zielgruppe daher genau anschauen und fragen:

• Wer sind die Teilnehmer?
• Wie viele sind es?
• Woher kommen sie?
• Was wollen sie?
• Welche Sprache sprechen sie?
• Welcher Kultur/Szene gehören sie an?

Anlass

Ein Marketing-Event sollte nicht geplant werden, weil es doch so schön ist, zu feiern! Der Anlass muss eine kommunikative Bedeutung haben! Zum Beispiel die Vorstellung eines neuen Produktes oder ein Jubiläum. Was ist der Anlass in Deinem Fall?

Zeitpunkt/Zeitrahmen

Das klingt trivial, aber es gibt viele Termine oder Gegebenheiten, an die man so erst mal nicht denkt. Daher informiere Dich über die Zeitpläne/Termine der Zielgruppe! Das können sein: Arbeitszeiten, Inventuren, Weiterbildungen, Zeiträume oder Uhrzeiten, die prinzipiell ausgeschlossen sind etc. Aber auch die Planung des Unternehmens ist wichtig: wann ist z.B. das neue Produkt fertig, gibt es andere Ereignisse, die man verbinden kann oder die sich auf keinen Fall überschneiden dürfen?

Destination/Ort

Die Location ist definitiv mehr als eine Hülle. Sie ist ein wesentlicher Teil der Inszenierung! Daher sollte man folgende Aspekte berücksichtigen:

• Image
• Architektur
• räumliche Eignung
• Lage
• Kapazität
• Ausstattung
• Kosten
• Verfügbarkeit
• Sicherheit
• nachhaltige Maßnahmen

Ziele

Neben dem Anlass, müssen konkrete Ziele festgelegt werden. Was will man mit dem Marketing-Event erreichen? Dabei unterscheidet man zwischen qualitativen und quantitativen Zielen.

Qualitative Ziele sind u.a.: Emotionalisierung und Aktivierung/Motivation, Commitment, Information, Produktkommunikation, Unternehmenskommunikation, Zielgruppenansprache, Image, PR Wirkung, indirekte Ziele (Sponsoring, Kooperation)

Quantitative Ziele sind u.a.: Gewinnsteigerung, Neukundengewinnung, Abverkauf, Wachstum (Umsatz, Marktanteil), Kontakte (PR Events), Verminderung von Reklamationen

Budget

Wie hoch das Budget ungefähr ist, sollte man unbedingt vorher abfragen! Auch wenn der Chef oder das Unternehmen sich überraschen lassen möchte… Es macht aber keinen Sinn sich kreative Dinge auszudenken, die nachher am Budget scheitern. Das heißt zwar keineswegs, dass Kreativität mit der Budgethöhe korreliert, aber man braucht schon eine Orientierung um passend zu planen!

Das kommunikative Umfeld

Integrierte Kommunikation ist nach wie vor mehr ein Buzz Word als gelebte Realität. Trotzdem kann man es nicht oft genug sagen: auch ein Marketing-Event muss auf die Corporate Identity, die Coporate Culture und das Corporate Design abgestimmt sein.

Wichtig ist darüber hinaus auch die Situation des Unternehmens. Ist die Auftragslage gut oder wurden gerade viele Mitarbeiter gekündigt? Passt das geplante Event zur jeweiligen Stimmungslage?

Idee

Die Idee ist das Herz eines Event-Konzepts und basiert auf den zuvor aufgezählten Aspekten. Doch am Anfang ist eine Idee etwas vages, sie braucht eine Form, die man in Stufen erarbeitet. Zuerst kommt die Ideenskizze, solange es noch viele Unbekannte gibt (wie Zeit, Ort etc.). Bevor man an die Details geht, sollte man seine Idee erst mal mit verschiedenen Gruppen besprechen und etwas reifen lassen. So kann man erst mal kreative Ansätze heraus kitzeln. Wenn das später zwischendurch passiert, muss man Details immer wieder ändern und anpassen, was viel Zeit kostet. Und es wird noch genug bleiben, das man immer wieder anpassen muss.

Eine gute Idee erkennt man übrigens unter anderem daran, dass sich fast alles und fast wie von alleine daraus ableiten lässt: von der Beleuchtung über das Catering bis zur Location.

Für mehr konkrete und wissenswerte Anleitungen und Tipps kann ich den Blick in das Buch „Event-Marketing – Kommunikationsstrategie, Konzeption und Umsetzung, Dramaturgie und Inszenierung“ von Stephan Schäfer-Mehdi in jedem Fall empfehlen!

» Mehr über das Fachbuch „Event-Marketing“*

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