Wie Events & Meetings interaktiver und kreativer werden – Beispiele und Ideen vom MINDevent in Kopenhagen

Was macht ein Event gut? Wie wird ein Meeting besser? Eine häufig gehörte Antwort darauf ist: ein Event muss interaktiv und kreativ sein. Klar, das ist schöne Theorie, doch wie soll das konkret in der Praxis aussehen? Konkrete und positive Beispiele sind da meist hilfreicher als allgemeingültige Tipps. Deswegen haben wir euch kurze und konkrete Best Practice Beispiele und Ideen vom MINDevent 2012 in Kopenhagen mitgebracht!

Zum dritten Mal hat VisitDenmark über 60 internationale Eventplanner zum MINDevent in die dänische Hauptstadt eingeladen – um zwei Tage lang Hotels und Locations vorzustellen, aber auch um mit kreativen Ideen und Anregungen für Meetings und Events zu inspirieren. Eine kleine Auwahl der Dinge, die uns gefallen und inspiriert haben und auch Dich auf neue Ideen für Deine Events und Meetings bringen können, haben wir hier in kurzen Absätzen zusammengefasst.

» Fotos vom MINDevent

Interaktivität bei Meetings und Events

Das ist ein Punkt den das MINDevent nahezu überall angewandt hat. Es gab kaum eine Session in der ich als Gast nicht aktiv gefragt war. Themen wie Nachhaltigkeit wurden nicht nur mit einem Vortrag behandelt, sondern auch in Kleingruppenarbeiten, in denen Teilaspekte behandelt und gemeinsam diskutiert oder erarbeitet wurden. In ganz kurzen Sessions von ca. 2-10 Minuten. Darauf folgte eine gemeinsame oder vom Redner durchgeführte Auswertung. Ob es ein kurzes Post it Brainstorming war, paarweise zu lösende Aufgaben oder der eigenhändige Aufbau eines Meeting Setups in nur 13 Minuten (siehe erstes Bild oben). Aktive und passive Momente wechselten sich immer wieder ab – hielten den Teilnehmer aktiv und interessiert und liessen die Inhalte natürlich auch besser verinnerlichen. Sehr interessant war auch auf diesem Wege Erfahrungen und Meinungen der anderen Teilnehmer zu erfahren und sich kennenzulernen.

Ein aktivierendes Meeting Setup macht wach und aufmerksam

Ein weiteres Highlight war die „Opening Session“ am zweiten Tag – in vielerlei Hinsicht, aber ich spreche hier nur einen speziellen Punkt an. Wir kennen alle klassische Meeting und Konferenz Setups: eine Bühne, entsprechend ausgerichtete Stuhlreihen und zwei Stunden Programm ohne dass man sich als Gast bewegen könnte. Und genau das hat das MINDevent u.a. in der Opening Session anders gelöst. Anstelle einer Bühne gab es vier – verteilt im Raum. Auch die „Stuhlreihen“ waren in vier Gruppen aufgeteilt. Jedoch waren die Stühle Drehstühle, was mich als Gast deutlich flexibler und aktiver sein lies. Das musste ich am Ende auch sein, denn die Vorträge fanden nacheinander auf den vier verschiedenen Bühnen statt, sprich ich musste mich jedes Mal in eine andere Richtung drehen. Eine erfrischende Art einen Konferenzraum zu gestalten, vor allem weil sie mir als Gast wortwörtlich Bein- und Bewegungsfreiheit lässt. Das tut gut und das hält mich wach und aktiv.

Auch ein Event sollte menschlich sein

Einer der ersten Programmpunkte wurde unter dem Namen „Meet & Greet the Danes“ angekündigt. Was sich dahinter verbarg war so überraschend wie herzlich: in Kleingruppen haben wir ausgewählte Supplier zu Hause in ihren Wohungen besucht. Lernten Ehepartner, Kinder und dänische Spezialitäten (yeah, bei uns gabs Bier ;) kennen. So stand unsere Gruppe Ruckzuck in der Küche um einen Tisch voller Biersorten und dänischer Snacks, hörte sich interessante Lebensgeschichten an und stieg gleich mit einer entspannten und sehr persönlichen Küchen-Party ein. Eine unheimlich schöne Idee um das MINDevent einzuleiten. So wurde gleich von Anfang an eine sehr herzliche Stimmung kommuniziert und auch unter den Teilnehmern verbreitet. Hat mir sehr gut gefallen!

Übrigens nahm dieser persönliche Bezug auch im Laufe des Events nicht ab. Fast alle Partner waren sehr locker, das „Du“ war Pflicht. Niemand missbrauchte das Event in persönlichen Gesprächen als reine Werbeplattform. Niemand versuchte sein Angebot offensiv zu verkaufen. Anstatt dessen wurde über Dänemark, Traditionen, Informationen über die Stadt, die Familie oder aber persönliche Meinungen oder Erlebnisse gesprochen. Natürlich ausgenommen an den Stellen wo sich z.B. ein Hotel präsentieren sollte. So ist es richtig, Sympathie und Persönlichkeit sind ganz wichtige Aspekte beim Marketing und auch bei Events!

Überraschungen erhalten die Aufmerksamkeit

Es gibt Dinge, die sind aus Erfahrung gut – und eine Erfahrung ist: Überraschungen wecken die Aufmerksamkeit! Deswegen sollte man eben nicht immer das Gleiche machen und darauf bestehen, dass das schon immer so war. Auf dem MINDevent habe ich es selbst wieder erlebt, was Überraschungen bewirken können!

Nach all den Erlebnissen und bereits zwei Tagen Kopenhagen waren wir alle zurecht müde und erschöpft, und gingen mal wieder in einen weiteren Meetingraum. Doch hier standen vor einem großen Stuhlkreis lauter Schüsseln mit Wasser, daneben lagen Handtücher und im Hintergrund lief entspannende Musik. Und schon war ich wieder wach, fragte mich was das soll und rätselte mit ebenfalls verdutzen anderen Gästen. Ein Fußbad! Genial! Der Aufmerksamkeit wich Begeisterung, denn genau das brauchte ich in diesem Moment – und genau damit hatte ich absolut nicht gerechnet!

Das Beispiel zeigt darüber hinaus auch sehr gut, dass man für wirksame Überraschungen nun wirklich nicht das Rad neu erfinden muss.

So geht Networking

Es gibt viele Events, die sich als Networking-Event bezeichnen, aber eigentlich nichts dafür tun – außer Catering und Musik zu organisieren und alle in einen Raum zu stellen. Da geht schon mehr – wie unter anderem das MINDevent gezeigt hat. Denn die Teilnehmer wurden bei jeder Session, jeder Aktivität und jeder Gruppenarbeit immer wieder neu zusammen „gewürfelt“. Einmal sortiert nach Augenfarbe, dann nach Farben auf dem Namensschild, dann nach der Anzahl der Geschwister usw. Unglaublich nach wie vielen Kriterien man Menschen sortieren kann ;D So lernte man „gezwungenermaßen“ (im positiven Sinne ;) immer wieder neue Menschen kennen. Das ist gelebtes und tatsächliches Networking!

Kurze und knackige Sessions

Was ist schlimmer als mehrere Stunden lang immer wieder das Gleiche zu tun. Drei Stunden Frontalvortrag oder vier Stunden lang rumlaufen. Monotonie killt jedes Event. Ich vermute genau deswegen bestand das MINDevent aus viele kleinen, kurzen und knackigen Sessions. Und jede Session bestand wiederum aus noch kleineren Einheiten: Gruppenarbeiten, kurze Vorträge, mal in Bewegung, mal im Sitzen, mal zu Zweit, mal mit fünf Leuten. Immer wieder etwas anderes und nie zu lang als dass es langweilig werden könnte. Natürlich gibt es Dinge, für die man sich auch mal Zeit nehmen sollte. Aber in diesem Fall ist Abwechslung sicherlich die bessere Wahl gewesen. Nicht zuletzt weil es reichte um die wichtigen und interessanten Dinge auf den Punkt zu bringen – und nicht unnötig in die Länge zu ziehen.

Mein persönliches Fazit

Ich persönliche bin nicht der Meinung, dass ein Event bis ins Letzte perfekt sein muss. Absolute Perfektion ist nicht das Ziel, meiner Meinung nach. Aber das was bei jedem Event und Meeting immer und zu 100% vorhanden sein muss, ist spürbare Begeisterung und Mühe! Wenn ich sehe, dass sich der Veranstalter Mühe gegeben hat, er sich sichtlich reingehängt , auch auf die kleinen Details achtet, sich persönlich und herzlich um mich kümmert und in jedem Moment versucht es mir so schön wie möglich zu machen – und nicht nur an sich denkt oder an den einfachsten und bequemsten Weg – das ist die zentrale Zutat, die ein Event perfektioniert! Das schafft keine noch so teure Technik oder pompöse Ausstattung – das schaffen nur die Menschen, die hinter diesem Event stehen! Und genau das haben VisitDenmark, WonderfulCopenhagen und das gesamte Supplier Team beim MINDevent 2012 meiner Meinung nach geschafft. Ich habe mich nie wie ein Kunde gefühlt, sondern wie ein Freund, dem man sein Land, seine Traditionen und Ideen zeigen möchte – und das war für mich das aller Beste am MINDevent!

Einziger Wermutstropfen beim MINDevent war, dass man von all den zahlreichen Eindrücken, Sessions und dem straffen Programm etwas überwältigt war. Nun ist man als Eventplanner nicht so oft in Kopenhagen und will die Zeit vor Ort natürlich effektiv nutzen. Das hat das MINDevent auch absolut getan. Aber manchmal braucht ein Mensch einen Moment um sich auszuruhen, das Gesehene zu verarbeiten oder in Ruhe zu essen. Das ist das Einzige wovon ich mir beim nächsten MINDevent ein bisschen mehr wünschen würde. Aber ich bin mir sicher, auch da werden uns die Dänen im nächsten Jahr und beim MINDevent 2013 sicher wieder überraschen!

Thanks to the whole Team and all Suppliers!
We invite all Suppliers to introduce themselves and link to their offers in the comments.