4 + 4 unkonventionelle Tipps für Events & Konferenzen – Teil 2: Marketing & effektive Partner-Präsenz

Im ersten Teil der 4 + 4 unkonventionellen Tipps für Events ging es unter anderem um Social-Media und das inhaltliche Konzept eines Events. In Teil 2 kommen wir zu effektiver Partner-Präsenz, Marketing und störenden Routinen bei der Planung von Events.

5. Die Zeit der bequemen Events ist vorbei

Eine Konferenz zu veranstalten ist doch nicht schwer. Man braucht Partner, ein paar Referenten und ein bisschen PR. Twitter darf natürlich auch nicht fehlen: 4 Wochen vorher werden täglich zwei Tweets abgesetzt – am besten direkt getimed, mit den Überschriften der Programmpunkte… . So leicht kann es sein.

Nein, so leicht ist es nicht (mehr)! Für den heutigen Event-Gast ist Zeit ein knappes Gut. Das will man keinesfalls verschwenden. Früher ging man zu vielen Veranstaltungen, weil Dabeisein alles war. Heute will man nur dort dabei sein, worüber man nachher etwas Spannendes erzählen kann, mit dem man sich identifiziert bzw. über das man sich nach außen hin darstellen kann. Und ein aufwandfreies Standard-Event ohne Differenzierungen im Inhalt, im Konzept, im Nutzwert – einfach ohne Charakter und Seele – wird das nicht schaffen. Wer sich Mühe gibt, wird Erfolg haben. Wer keine Lust auf Engagement hat, kann sich den Rest auch sparen. Die Zeit der bequemen Events ist eindeutig vorbei!

6. Partner-Präsenz – einfach vs. effektiv

Partner sind für Events wichtig und auch ihre Präsenz als Tausch ist wichtig. Doch Präsenz ist nicht gleich Präsenz – effektiv und sinnvoll soll sie sein! Klassische Logo-Listen auf der Website, Logowände auf dem Event und Logos auf dem Programm sind nett und für alle einfach, aber die Effektivität hält sich sehr im Rahmen.

Das Problem resultiert daraus, dass Menschen gelernt haben, klassische Werbebanner und einfache Anzeigen auszublenden. Erst wenn sie sich mit etwas auseinandersetzen oder beschäftigen, besteht die Möglichkeit, sie nachhaltig zu erreichen. Das gilt es auch bei der Präsenz von Veranstaltungs-Partnern zu berücksichtigen.

Ihr solltet euch fragen: was könnte den Gast an einem Dienstleister interessieren und wie kann man das im Event oder in der Kommunikation einbinden? Hierbei zeigt sich auch immer sehr gut, wie wichtig es ist, Partner zu haben, die inhaltlich mit dem Event übereinstimmen.

Ist ein Kamerateam vor Ort, kann man z.B. nicht nur die Veranstaltung resümieren, sondern über jeden Partner einen kurzen interessanten Beitrag drehen. Nein, kein Interview mit Lobhudeleien wie gut alle alles fanden. Sondern faszinierende, spannende oder lustige Inhalte über das, was der Partner vor Ort macht und im Kontext des Events veröffentlichen. Ein Zeitraffer Video über die Backstage Arbeit des Caterers basteln. Den Bühnenbauer bei der Entwicklung und Umsetzung begleiten. Alternativ nach ähnlichem Schema redaktionell interessante Inhalte schaffen. Wenn das Programm und der Inhalt offen sind, kann man die Partner natürlich auch inhaltlich einbinden. Aber Punkt 1 nicht vergessen: zu viel platte Werbung killt euer Event-Konzept!

Klar, das ist Arbeit, keine Frage. Aber wenn ihr auf Dauer die Relevanz und Attraktivität eurer Veranstaltung für Partner aufrecht erhalten wollt, müsst ihr was bieten. Ich habe nicht nur einmal gehört, dass sich Partner in vertrauter Atmosphäre enttäuscht fragten, was ihnen die Partnerschaft nun gebracht hätte! Häufig leider nicht viel.

7. Marketing & PR – nach dem Event ist vor dem Event

Manche Events kümmern sich in erster Linie um das Marketing vor der Veranstaltung. Da will man ja auch Tickets verkaufen – da ist die Not am größten. Während des Events ist man mit dem Ablauf beschäftigt und danach ist man froh, wenn der Stress endlich vorbei ist. Doch schaut man sich Ergebnisse an, wann Menschen anlässlich eines Events (online) am aktivsten sind, so ist das ganz kurz davor, während dessen und eine Weile nach dem Event. Die Zeiten zu denen Veranstalter anderes zu tun haben.

Noch während eine Veranstaltung läuft, machen sich viele Besucher und Menschen im Internet auf die Suche: nach Fotos, nach Berichten, nach Tweets, nach Meinungen usw. Nichts zu finden, bedeutet für viele: es gab nichts Interessantes, sonst hätte ja jemand darüber geschrieben. Keine PR zu diesem Zeitpunkt ist ganz schlechte PR. Da bringt die resümierende Pressemeldung vier Tage danach, die jedem versichert, die Veranstaltung wäre ein riesiger Erfolg gewesen, auch nichts mehr. So besteht die Gefahr, dass sich eure Zielgruppe fragt: „Und warum sollte ich mich mit dem Angebot auseinander setzen, warum sollte ich mich nächstes Jahr für dieses Event noch interessieren und ein Ticket kaufen? Da war doch nichts los, oder?!“

8. Standardregeln & Routinen – noch ein Killer guter Events

Erfahrungen sind wichtig – stehen einem manchmal aber auch im Weg. Nämlich dann, wenn erfahrene Veranstalter ein Event nach gelernten Standards und Routinen umsetzen: „Wir brauchen ein Buffet, eine Bühne und ein Rednerpult, ein Get-together am Abend – das gehört zu jedem guten Event“. Erfahrungen schaffen ein festes Bild von Events und machen es schwer, mal anders und in erster Linie an die Zielgruppe zu denken. Es wird mit Budgets, weniger mit Ideen gearbeitet. Und genau deswegen sind „Amateur-Events“, die aus persönlichem Interesse umgesetzt werden, manchmal viel netter. Nicht unbedingt, weil sie bis ins Letzte besser organisiert sind. Aber weil sie ein Event mal ganz anders betrachten (es aus Budgetmangel vielleicht müssen), mit üblichen Abläufen brechen und an die teils kleinen und den Besuchern viel wichtigeren Details denken.

Das Problem an Standard-Abläufen ist, das sie auch für den Besucher Standard sind. Sie lassen die Aspekte außer Acht, die der jeweiligen Zielgruppe am wichtigsten sind. Es geht nicht darum das Rad jedes mal neu zu erfinden. Das können ganz einfache und sogar budgetsparende Änderungen sein. Dem Gast geht es vielleicht nicht um ein großes Buffet. Eine Pizza tuts auch, wenn das Eintrittsticket dafür günstiger ist. Dem Gast geht es vielleicht nicht um aufwendige Technik, dann lieber offenes W-Lan.

Die Menschen suchen nach Individualität, Interaktivität, sie sind offen für Neues, haben Spaß an Kreativität und liebevollen Details. Als Veranstalter hat man heute mehr denn je die Möglichkeit sich auszutoben – ein Event unkonventionell, kreativ, improvisiert (günstig ;) oder einfach gegen jede Regel umzusetzen. Genau das wird Gäste anlocken und begeistern. Man muss sich nur von antrainierten und routinierten Denkweisen lösen.

Zu Teil 1 der unkonventionellen Tipps für Events & Konferenzen. Unter anderem mit „Werbung ist ein Killer guter Events“ und „Social-Media Partner: thematische Verbindung ist wichtiger als große Namen“.

Bilder: neoncolour / photocase.de, jlokij / photocase.de