Teil 7: Idee schlägt Budget – die organisatorischen Risiken eines Events!

Eines der aller größten Risiken und auch Herausforderungen bei einem Event ist die Organisation! Mag das Konzept noch so gut sein, wenn es im Service, Zeitplan oder auf der Bühne drunter und drüber geht, hilft auch die beste Idee dahinter nicht!
Die Organisation an sich gehört zu den am meist unterschätzten Aufgaben bei einem Event! Man kann sich als unerfahrener Veranstalter vorher tatsächlich nicht vorstellen, was für Aufgaben, Probleme und Herausforderungen sich auf einmal an allen Ecken und Enden auftun. Sie scheinen fast ein Eigenleben zu entwickeln und sich unkontrolliert zu vermehren. Aber das lässt sich alles lösen – mit Struktur, Checklisten, Zeitplänen und gewissen Regeln!

» Zu Teil 6: Murphy’s Gesetz austricksen (Folge 7a) – Gesetze, Vorschriften & Risiken!

» Zu Teil 1 von “Idee schlägt Budget” inkl. allgemeiner Informationen und einer Übersicht aller Folgen!

Folge 7b: Murphy’s Gesetz austricksen

Bleiben wir bei den Risiken. Keine Versicherung schützt gegen organisatorische Risiken:
Frage: Was kann bei der Organisation alles schief gehen? Antwort: alles. Warum? Wegen mangelhafter Kommunikation oder mangelhafter Berechnung.

Risikofaktor eins: falsches Berechnen oder Zählen (ein paar Essen zu wenig; kein schwarzer Stoff mehr, um etwas zu verhängen; leider ist der Teppich zu kurz; der Wein ist ausgegangen; nur noch Einzelzimmer, keine Doppelzimmer mehr; fehlende Flip-Charts für den Workshop, …). Die Vermeidungs- oder gar Lösungsstrategie: nachrechnen, nachzählen, Listen führen, andere mit nachrechnen beauftragen, Mitarbeiter mit Improvisationstalent oder schnellen Autos.

Risikofaktor zwei: Kommunikation. Was kann da schief gehen? Antwort: Alles.
Was aus jeder Paarbeziehung oder Familie bekannt ist, wie auch aus jedem Unternehmen, kann bei Events nicht anders sein. Im Fall von Info-, Lern- und Change-Events wird da manchmal die Lösung zum Teil des Problems. Was helfen kann (aber nicht muss): Regeln aufstellen, Hierarchie und Struktur, Nachfragen, Wiederholen, unter Druck ruhig bleiben.

Programm-Check vorab – das kann man schon vorab sehen:
15 Programm-Minuten für Kaffeepausen sind unrealistisch. Weg, Anstehen und Pinkelzeiten kommen dazu, Teilnehmer wollen „noch schnell“ was besprechen, Kunden oder das Büro anrufen oder einfach nur ein Loch in die Luft schauen. Und 45 Minuten fürs Essen reichen bestenfalls bei Fingerfood im Stehen – ohne Warteschlangen. Zu knappe Zeiten erzeugen Gefühle von Hektik und Getriebensein.

Referenten und Chefs auf Zeitfenster einschwören:
Echte Sysiphusarbeit, denn selbst erfahrene Redner verlieren die Zeit aus den Augen. Anzahl der Themen und Folien vorab möglichst begrenzen, die wichtigen Botschaften herausarbeiten. Abgesprochene Interviews vor vollem Plenum (Talkshowartig am Stehtisch) lassen sich zeitlich und thematisch besser steuern als Vorträge – lebendiger ist das zusätzlich auch noch. Schon vorab Pufferzeiten einplanen: Es kommt immer anders als man denkt! Also wird man Spielräume einplanen – und sei es, dass man notfalls lange Pausen kürzt.

Vor Ort den Zeitplan einhalten:
Von konsequenter Pünktlichkeit des ersten Tages profitiert man am Folgetag. Also längere Pausen und Pufferzeiten einplanen, aber diese Zeiten dann möglichst einhalten. Große Gongs, Musik- oder Fanfarensignale signalisieren kurz vorab, dass es gleich (wieder) losgeht. Freundliche Helfer sorgen dafür, dass nicht alle vor oder hinter der Saaltür stehen bleiben.

Der Ablaufplan ist die Bibel des Eventmanagers. Die Mutter aller Checklisten. Denn hier steht chronologisch und minutiös, was alles zu tun ist während der Veranstaltung und von wem. Überhaupt… arbeiten Sie mit Checklisten! Dazu gehört beispielsweise ein Ablaufplan, mit dem Sie vor Ort die Veranstaltung steuern.

Nutzen Sie schlüsselfertige » Event-Module. Einige Spezialagenturen liefern Ihnen eine komplette Themenwelt mit Ausstattung und Personal. Z.B. Fußball, Automobil, Hollywood, Nostalgie. Gleiches gilt für Aktions- und Spielprogramme, die Sie als Rahmenprogramm zu Ihrem Event buchen können. Das geht vom Team-Training im Klettergarten bis zur modernen Schnitzeljagd mit GPS.

Event-Module kann man auch als Baukasten sehen. Greifen Sie rein, greifen Sie zu! Die Palette ist groß: Abenteuer Offroad mit Land Rovern im Gelände. Etwas Sportliches gefällig? Fun Olympics oder Beach Olympiade? Floßbau, Bau einer Windmühle? Sie bekommen ein Rundum-sorglos-Paket incl. Material und Anleitung durch qualifiziertes Personal. Sie können im Grünen aktiv sein z.B. bei einem Outdoor Kochduell.

Der Teamgeist wird geschürt, Sie haben sehr viel Spaß mit Ihren Kunden oder Mitarbeitern. Ein unvergessliches Erlebnis ist garantiert.

In meiner Agentur-Zeit haben wir hin und wieder einen Circus engagiert. Das hat enorme Kostenvorteile: Sie haben eine fertige Location, eine wunderbare Dekoration und ein komplettes Programm. Und anschließend wird in der Manege getanzt. Multiplex-Kinos bieten mittlerweile Arrangements an, so dass hier eine weitere preiswerte Variante zur Auswahl steht.

*Quellen der Fotos: bulb, pound coins