Zum Event-Marketing gehört nicht nur, sich ein kreatives, tolles Konzept einfallen zu lassen – was wir im letzten Teil „Idee schlägt Budget“ gelernt haben – um dann den Event-Dienstleistern den Rest zu überlassen. Sie müssen eine Aufgabenstruktur, einen Fahrplan erstellen, damit Sie als Projektleiter im Laufe der Umsetzung nicht den Roten Faden verlieren! Und wie Sie dabei vorgehen, wie Sie Aufgaben definieren und strukturieren lernen Sie hier in Teil 4 der Event-Marketing Praxis Tipps von Wolf Rübner!
» Zu Teil 3: Von der Idee zum Konzept!
Folge 5: Die Aufgaben formulieren
Die Planung und Vorbereitung beginnt nicht mit dem Anruf bei einem Party-Service oder Caterer, sondern mit etwas ganz Profanem: Entwickeln Sie eine Aufgabenstruktur! Sammeln Sie kleine und große Aufgabenpakete! Denken Sie in Ruhe die geplante Veranstaltung durch. Die meisten und wichtigsten Aufgaben werden Ihnen relativ schnell einfallen. Dann sortieren Sie diese Aufgaben. Ich gebe Ihnen ein Beispiel.
Die Einladung der Gäste besteht aus mehreren Schritten: Wir brauchen Adressdaten. Wir müssen die Zahl der Aussendungen bestimmen, also safe-the-date – dann die Einladung – dann die Bestätigung der Teilnahme und eine Nachfassaktion für diejenigen, die nicht geantwortet haben. Wir müssen die Einladung gestalten: Grafik und Text, Druck und Papier. So zerlegen Sie eine Aufgabe in kleine und große Aufgabenpakete.
Im nächsten Schritt ordnen Sie die Aufgaben, wie bei einem Inhaltsverzeichnis eines Buches. Kapitel mit Unterkapiteln und Unterunterkapiteln. Sie erhalten eine Struktur durch diese systematische Auflistung von Aufgaben gleicher Ordnung. Für eine kompakte Darstellung überträgt man seine Ergebnisse in eine Baumstruktur und erhält ein Organigramm.
Die nächste Frage gilt dem Gliederungsprinzip. Man könnte nach Veranstaltungsteilen (Objekten) unterscheiden, also für einen eintägigen wissenschaftlichen Kongress hiesse das: Tagung, Workshops, Ausstellung, Gala-Abend. Man könnte auch nach Veranstaltungstagen (Phasen) gliedern. Für ein mehrtägigen Tag der offenen Tür hiesse das: Freitag, Samstag, Sonntag.
Oder man differenziert nach Tätigkeiten (Funktionen) für eine Aussendienst-Tagung: Catering, Teilnehmer-Management, Technik, Programm. In der Realität sind die Mischformen am häufigsten anzutreffen.
Wie geht man nun vor? Grundsätzlich könnte man das Aufgabendickicht top-down oder bottom-up durchqueren. Bei Veranstaltungen, für die Erfahrungen vorliegen, ist der Weg von oben nach unten, vom Allgemeinen zum Konkreten schneller und einfacher. Anders liegt der Fall von Veranstaltungen, die zum ersten Mal stattfinden. In diesem Fall könnte eine Planung von unten nach oben, vom Konkreten zum Allgemeinen sinnvoller sein.
Keiner will eine Veranstaltung von der Stange. Jede soll anders, neu, aufregend sein. Sicher. Dennoch haben alle Veranstaltungen eine gleiche oder ähnliche Struktur. Die gilt es bei der Planung zu berücksichtigen und abzuarbeiten.
1) Anfang: Erstkontakt, Bekanntmachung: Einladung etc.
2) Zwischenkontakt(e): bis zur Veranstaltung
3) Anreise, Hinkommen
4) Anfänge vor Ort: Eintreffen, Begrüßung, Einchecken, Orientieren
5) Arbeits- und Inhaltszeiträume (Seminare, Vorträge, Workshops, …)
6) Pausen und Zwischenzeiträume (Kaffee, Denkpausen, Sport, Spazieren, Spaß, Entertainment, …)
7) Hinterher (Freizeit, Abendessen, Abendzusammensein, …)
8) Enden vor Ort: Beenden, Verabschiedung, Feedback, …
9) Ende: Kommunikation hinterher, Evaluation
Daraus lassen sich ungezählte Veranstaltungen basteln (In Hollywood wird ja auch immer die gleiche Geschichte erzählt; Boy meets Girl…). Und diese Ablaufstrukturen sind geplant, werden erwartet und haben meist ihren Sinn.
*Quellen der Fotos: bulb, pound coins
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